《OA电子公文系统流转创新模式的创建与应用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OA电子公文系统流转创新模式的创建与应用（21页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、OA 电子公文系统流转创新模式的创建与应用中国石油*销售油料分公司中国石油*销售油料分公司（以下简称油料公司）成立于 2004 年底，前身是中国石油*石油管理局物资总公司油料供销 公司，2007 年11月中国石油天然气集团公司成品油销售业务整 合时，整体划入中国石油*销售分公司（以下简称中石油*销售）， 主要从事*油气田生产建设油料供应、对外成品油销售和化工产 品销售三项业务。现设有8个机关职能部门、2个直属机构和 6 个销售片区。拥有运营加油站 22 座（含撬装站 1 座），经营机 构和营销网络分布在*、*、*、*、*、*、*等 8 个地市。公 司有 5家独立法人的集体企业，分布在*、*和江
2、油 5个地区。 辖区地域分布较广，公司通过 OA 电子公文消息流转系统，实现 了无纸化办公，降低了运行成本，提高了公文的运转质量和效率。一、项目实施背景（一）电子公文消息流转系统是完善工作系统的需要OA 是 Office Automation 的简称，人们对 OA 的初步认识源 于上世纪八十年代，当时把 OA 称为“无纸化办公”。进入二十一 世纪的大数据时代后，信息化建设与应用不断加快发展，信息化 的企业已经成为地区或行业的一个竞争力要素。0A电子公文系 统（以下简称电子公文系统）通过系统集成，并以网络作支撑， 实现了高密度、大容量和文字、图形、数据等各种信息有机组合 和一体化处理。中国石油天
3、然气集团公司电子公文系统的应用， 实现了公文流转、审核、签批等行政事务的电子化、规范化处理， 使员工方便快捷地共享公文信息，高效、协同工作。一份公文从 签收到办结，流转时间有严格的限制，但电子公文系统没有流转 时间提醒功能，在实际工作中，除文书管理人员外，其余人员一 直坐在电脑前不停刷新电子公文系统的可能性很小，特别是处于 最末端的执行环节人员，往往通过领导安排接收指令，但任务执 行完毕后，又经常忘记要在系统内办结流转过来的公文，造成公 文在系统内积压，不能按时归档。基于电子公文系统条件下，开 发一个新系统，增加流转时间提醒功能，十分必要。（二）电子公文消息流转系统是提高工作效率的需要 电子公
4、文系统在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强 化决策的一致性。如果在电子公文系统中未及时处理公文，让公 文堆积在系统里，一方面不能及时传递工作指示，在规定时间内 完成工作任务，另一方面各级文书人员不能及时办结，工作效率 不高，难以实现电子公文系统以提高决策高效为目的。为提高工 作效率，油料公司对公文流转实行单人 3 日办结制，文书管理人 员通过内外网络平台及时提醒督促办理公文，并不定期进行通 报，收到了较好效果，但是仍然存在不及时办结的情况，仅 2013 年就达到 181 起，一定程度上影响了公司公文流转整体工作效率。如何及时处理各种收、发文，做到政令畅通，文书管理人员 对公文流转时间的限制
5、与管理显得尤其重要。（三）电子公文消息流转系统是提升工作质量的需要 信息技术的快速发展影响着社会生活的各个领域，电子公文 系统为普通企业与政府部门的公文处理带来了更多便利，从而产 生的电子文件越来越多，管理这些电子文件的任务也越来越繁 重，因而如何与时俱进、不断创新，有效地管理好电子文件，实 现公文处理与档案管理、督查督办等工作的无缝对接，并提高管 理质量，已成为一个亟待解决的问题。基于以上背景，从2014 年起，油料公司在电子公文系统的 基础上，深入运用信息资源，自主开发应用了“电子公文消息流 转系统”，增加流转时间提醒功能。二、电子公文流转创新模式的内涵和主要做法 油料公司应用电子公文系统
6、处理电子公文，从收、发公文开 始到公文的流转结束，需要经过文书档案人员办公室主任 主管领导执行部门（片区）承办人五个环节，在流转 传递的过程中，任何一个环节的耽误都会造成政令不畅通，影响 工作的正常运转。其作业流程如图 1 所示：承办人- 3 -档案管理图 1 部分公文业务流程图电子公文消息流转系统，是基于电子公文系统下，油料公司 创建并应用的一套电子公文办理补充系统。该系统增加了公文流 转时间提醒功能，通过完善体系、创建系统、应用系统、通报考 核，及时高效办理公文。其主要做法如下：（一）完善体系，建立公文办理组织架构 为保障公文办理工作的正常开展，油料公司明确总经理办公 室为公文办理管理部门
7、，配备了业务能力较强的工作人员，并实 行与其他岗位不定期交流的工作制度。同时，在机关科室、片区 配备了相对固定的公文管理人员，落实工作责任，构建了公司管 理部门到科室（片区）的两级管理体系。为持续提高公文管理人 员素质、公文办理水平，总经理办公室每年还组织公文管理人员 举办公文写作及管理培训班，培训内容包括公文写作常识与技 巧、电子公文系统应用等方面。此外，为规范电子公文工作，油料公司在认真执行中石油*销售有关规定的基础上，完善下发了油料公司公文管理办法及流程。图 2 公文办理组织架构图（二）创建系统，建立公文消息流转平台 油料公司从应用需求、技术需求和功能需求三个方面，研究 分析公文流转系统
8、的收发文管理、归档管理及安全性需求，应用 开发语言c#、开发工具visual studio 2013、后台数据库access 2003 等技术，自主开发“电子公文办理时限自动弹出提醒服务” 程序，创建电子公文消息流转系统，建立各个阶段的数据模型， 与成熟的文字处理软件如 Word、 Excel 等相结合，增加流转时 间提醒功能，从而构建了完整、快捷、安全的公文流转业务流程。 系统使用了第三方的短信平台发送消息，一旦有电子公文需要处 理，就可以用短信的方式把待处理公文的相关信息发送到员工的 手机上，提醒尽快处理。系统主要由四大模块组成：图 3 系统模块构成（三）应用系统，实现流转时间提醒功能1人
9、员管理电子公文消息流转系统的应用对象为油料公司各层级公文管理人员，通过“人员管理模块”，系统管理员在后台数据库中对 各层级公文管理人员授权。同时，公文管理人员通过 gridview 及 detailview 等控件，对公文承办人员信息的显示、编辑、删除、 新建等功能操作，实现对公文办理人员的信息管理。人员宿息:序号部门姓名 电话编辑删除115领导李小；，.，科 办办办办科科 管导经经经经销销 加领总总总总营营晓 泉彬 晓-方伊眉章文江 刘张王舒陈韦刘陶编辑删除19信息中心杨帆出 编辑删除20 编辑删除22 编辑删除冯编辑删除25编辑删除27 编辑删除空 编辑删除翦 编辑删除孔1 2 34添加新
10、J图4人员管理后台数据录入界面通过“登录模块”，各层级公文管理人员在浏览器中输入域名 亠:8081，进入“油料公司电子公文消息流转系 加、密码，点击“登录，就能轻松进入系2登录系统名1 jOUZOU .http:/10.205.63.24；统”登录界面统，进行消息录入及发送、数据浏览及下载操作。如图5所示:用户容：肠厂密码:下蔽记住我。油料公司电子公文消息流转系统图5电子消息流转系统首页界面3提醒办理通过“消息录入及发送模块”，公文管理人员提醒公文承办人 员及时办理公文，这是电子公文消息流转系统的核心部分，也是 最重要的功能。其流程如下：图 6 发送模块示意图公文管理人员将待办“文件编号”、“
11、责任者”、“题目”、“页数”、“备 注”输入对应位置，插入到后台数据库中保存，然后选择“接收人” 中的“科室”、“人员”，自动显示对应的手机号（事先在后台中编辑）， 点击“发送”，通过第三方短信平台接口，向接受者的手机发送消 息。提醒，然后及时办理公文。4信息管理通过“数据下载模块”，公文管理人员选择的时间段，查找数据库中存储公文信息的相关表，就可以导出相关的信息到 excel表中，实现对公文信息的管理，与档案管理对接。主页 下载页 已录入的信息浏览: 请选择要查看的时间段:日三四五A303112345678.910111213141516171819202122232425262728293
12、012345678910起:文件下载日一二三四五六3031123452&910111213141516171819202122232425M；272.8293012345678910止:您想打开或保存此文件吗?下载电子表格逵斷 容称：录入表,xlm图94电子表格下载界面- 岌氐者：10.205.63.243（四）通报考核，保证系统正常有效实施取消料公司实行公文为保证电子公即消息流转系文3日内完成。并通过半月工作效实施例会、公司门户网站、内外QQ、手机短信等平台，定期、不定期进行通报。同时，建立了公司对管理部门、管理部门对科室（片区）的考核制度，出台了公文办结率指标月度考核办法，实行“月考核、季
13、兑现、年评比”，每月考核公文办理工作，每季度兑现考核处罚，每年纳入评选先进，实行电子公文办理工作与科室（片区）奖金挂钩、先进评比挂钩。仅2014 年，就对没有按 时办理公文的科室扣罚奖金 32 次、累计金额 3200 元。高频次 的通报，高标准的考核，确保了电子公文消息流转系统正常有效 实施。2015年1月超10天以上办结的公文序号经办公文收文日期办结日期1中国石油四川销售分公司关于做好2015年元旦春节期间有关工作 的通知2015/1/62015/1/152中国石油四川销售油料分公司201弓年1月12日半月工作例会纪要2015/1/152015/3/23中国石油四川销售分公司2015年1月4
14、日领导办公例会会议纪要2015/1/152015/3/24中国石油四川销售分公司关于开展2015年安全生产丈检查的通知2015/1/192015/3/35中国石油四丿11销售分公司关于印发加油站服务质量月活动方案的通知2015/1/192015/3/36中国石油四川销售分公司关于元旦节值班抽查情况的通报2015/1/192015/3/37中国石油四川销售非油品分公司关于做好“贺岁季”促销氛围营 造工作的通知2015/1/222015/3/38中国石油四川销售分公司关于转发集团公司消防水系统检查要 点 等8项消防设施检查要点的通知2015/1/262015/3/39中国石油四川销售公司2Q1生年12月份公路配送运行情况通报2015/1/2T2015/3/310中国石油四川销售分公司关于下发2014年加油卡运行通报的通知2015/1/2T2015/3/311中国石油四川销售分公司关于加强库站拆除铅封作业风险管控的 通知2015/1/2T2015/3/312中国石油四川销售分公司关于切实做好春节期间维稳信访工
