公司采购作业实施制度

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1、公司采购作业实施制度第一条目的为使采购作业有章可循,以最好的效益向各部门提供材料、物品 需求,特制定本制度。第二条要求(1) 采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水 平,交货期限、售后服务等作出评价,以供选择参考。(2) 价格质量：以合理价格购取较高品质材料。(3) 时限：配合使用部门需要时间及需要量,联络厂方及时供 应。第三条方式采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、 交易习惯及价格稳定性等因素,选择最有利的采购作业方式进行采购 作业。(1) 定期契约采购：对于经常使用且生产过程中不可一时或缺 的或经常使用且市价稳定的材料,可选用本方式办理。(2) 特约厂商采购

2、：对于用量、费用不太高的单项材料,可简 化采购作业,由采购部门择定特约厂商,介绍使用部门径向该厂商洽 订购。但在付款前应送采购部门审核,不高于市价时予以付款。(3) 一般采购：不适用于前述采购方式者可按本方式采购,程 序如下：采购部门按请购部门提出的请购单,逐笔询价、议价,并了解交易条件后订购。第四条期限(1) 采购部门应按照请购部门提出的“需要日办理采购。为 达到这一要求,掌握适当采购时机,采购部门应召集有关部门按材料 特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限, 呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约内记明的交货期限为 准,加计请购呈批及验收所需时间。(2) 原定采购作

3、业处理期限变更时,采购部门应专函报告具体 原因,呈总经理核准后,通知各有关单位,以利于存量管制及适时提 出请购。第五条权限(1) 特约厂家采购项目由厂长核批,涉及资金超过XX元者呈 经理及总经理核批。(2) 定期契约采购和一般采购由总经理核批。第六条供应厂商(1) 各项材料的供应商至少应有三家(独家供应或总代理等特 殊情况下除外),各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡 存档备用。对于未达本公司标准的材料,采购部门应开发新供应商, 或报送主管部门拟订开发计划。(2) 新供应商的开发,由生产管理部门会同采购人员实地考察 生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资 料卡(假设

4、由于采购时效而由采购人员自行开发,则由采购人员填制) 呈总经理核准后,列为备选厂商。(3) 对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应 予以撤销设定。届时由采购部门以签呈方式说明原因,送生产管理部 门复查,并呈总经理核准后,通知对方。第七条询价(1) 采购部门收件人员收到“请购单或“外购单时,即加 盖收件章,转采购经办人员办理询价作业。(2) 各采购经办人员收到“请购单或“外购单,应先判断请 购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填注明确,有无供应厂商 报价。对于资料填写不全或规格欠详者,注明“填单异常,说明欠详 等字样后退请购部门修改。(3) 询价程序如下： 由采购经办人员参考过去采

5、购记录或供应厂商资料拟定至少 三家询价对象(特殊原因如独家制造、独家代理、原厂牌零配件无法 替代等报经主管核准者除外),并填记于“请购单。 对于加工契约采购项目,采购部门应要求厂商填具“成本分析 表连同报价单一并送来,以作为议价参考。 采购经办人员询价时,应将询价截止日期填注于“请购单内 以通知供应厂商。 采购经办人员于通知厂商报价后,应即跟催进度。(4) 询价完成后,采购助理人员应将询价、报价的全部资料整 理报送采购经办人员,据以议价。(5) 假设报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同,采购助理 人员可将全部资料填制“采购事务征询单,连同有关报价资料送请 购部门签注意见。签注完成后送交采购经

6、办人员按诸购部门意见处理, 必要时重新询价。第八条议价(1) 采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料 时,应结合会签结果、各厂商报价,查阅前购记录及供应商资料卡、 市场行情,经成本分析后,拟定议价对象、议价策略及拟购底价(并 报告有关主管),据此进行议价作业。(2) 议价： 议价时除注意质量、价格外,还应注意交货期有无保证,能否 向厂商争取分期付款等。 议价可采用面谈、通信等多种形式进行。议价完成后,由采购 经办人员报拟定合作对象,呈请有关领导核批。第九条订购(1) 由采购经办人员于“请购单上填记订购日及约交日,再 交由采购助理人员填制采购联络函,寄送厂商。将“请购单第二联 送材料

7、库待收料。(2) 预付定金或采购金额较大,或有附带条件的采购项目,采 购经办人员应先与厂商订立买卖合约书。合约书正本两份,一份存采 购部门,一份存供应厂商；副本假设干,分存请购部门、收料部门、会 计部门及供应厂商。以外销价购买,而厂商要求订约时,合约书除按前项分存各有关部门外,副本另需分送退税部门两份,以提示退税部 门提供出口证明文件。第十条特殊情况的处理(1) 请购项目的撤销；各采购经办人员收到原请购部门送来“撤 销请购单后按下面方式办理。 假设原请购项目尚未办理,由采购经办人员在原请购单据上加盖 “撤销章,再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单第二联退原请购部门,第一联自存,按一般请购

8、单据存档方式处理。 假设原请购项目已向厂商订购,由采购经办人员与供应厂商接洽 撤销订购,经供应厂商同意撤销后,向供应厂商取回采购联络函,依 上一项方式办理。假设供应厂商坚持不能撤销,采购经办人员应于撤销 请购单上注明原因,呈总经理核签后,由采购助理人员将撤销请购单 寄回原请购部门。(2) 紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知,应即查明请 购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料,并即以电话 询议价格,待收到正式请购单时,补入询议价结果,按急件方式处理。(3) 交货质量异常：各采购经办人员收到资材部门验收不合格 的“材料检验报告表时,应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货 等事宜,并将交

9、涉结果记录于“材料检验报告表的“采购处理结果 栏内,并呈总经理核签后,送回材料库。对于需退料、换料或补交者,采购经办人员应于“材料检验报 告表的“采购处理结果栏内注明厂商电话及预定的处理日期。 因质量不合格而退货换料,可按逾期交货处理。而逾期日数 应从采购经办 人员通知厂商换料之次日起计算。 采购经办人员如未能按请购部门意见处理时,应将与厂商交涉 结果记入采购处理结果栏,送原请购部门签注意见,或会同原请购部 门共同处理。 交期延误罚扣处理：采购助理人员收到交货延误（本地厂商延 交3日、外埠厂商延交5日以内可不按延误论）或统一发票逾7天未 送资料科的拟整理付款事务时,应按下面方式处理：a）计算逾

10、期罚扣金额（定期契约采购按每天5%。计扣,订有买 卖合约者按合约所订比例计扣,其余按每天3%。计扣）,并通知厂商 罚扣原因与金额,使之立即补送发票,凭以整理付款。b）在厂方同意扣款或补足发票时,由采购助理人员于收料单及 发票上填记实付金额或发票号码,呈总经理核签后,连同原“请购单 第二联、收料单、材料检验报告表等资料,送会计部门整理付款。c）如厂方不同意按第一项方式扣款,采购经办人员应继续与厂 商交涉并呈董事长核决后按第二项方式处理。（4）属买卖惯例或配合最小包装量需超交者,采购经办人员应 于“请购单采购记录栏内注明,以作为材料库收料依据。（5）以暂借款采购,采购经办人员应在“请购单采购记录栏 内加盖“采购部门整理付款章,以免会计部门重复付款。第一条采购作业进度控制（1）采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进 度管制点,预定作业进度。(2) 预定作业进度应能配合请购项目缓急,且各作业进度须在 预定日期前完成。(3) 对于未能在预定日期前完成的采购项目,采购经办人员会 同请购部门研究处理对策。第十二条价格变动之处理(1) 外销产品原材料价格变动时,采购部门应即通知外销部门 重新审理产品报价水平,避免不当损失。(2) 采购部门应于奇数月5日前,核算各种材料价格变动情形, 填具“主要原材料价格波动月报表呈总经理核批处理。