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1、细心整理商 务 接 待 手 册X x x办公室2014年2月26日一、总那么1、为标准公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用限制，特制订本手册。2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热忱大方，树立公司的良好形象。3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。二、管理职能公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一支配。三、商务接待工作原那么1、对等接待、各负其责、相互协作的原那么。商务接待工作涉及面广，必需坚持重点、兼顾一般，遵照对等接待、各
2、负其责、相互协作的原那么，上下相同，同心同德，共同做好接待工作。2、标准高效、平安节约、效劳一流的原那么。商务接待工作应标准效劳，提高办事效率、热忱周到，视客情适度接待，提倡节约，反对奢侈，留意思想情感沟通，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格限制的原那么。遵照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人依据核定的预算严格限制运用，商务接待费用原那么上不得超过限额，如需追加预算，由管理中心另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有特别重要的意义。各相关部门及人员必需高度重视且标准行为。2、接待内容包括
3、：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及款待效劳等。分工如下：公关部：供应一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待效劳并陪伴洽谈及参观介绍。前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。商务接待秘书：供应信息沟通保障及调度限制和来客记录，支配来宾行程、食宿等。商务接口部门：负责接待洽谈并陪伴始终。3、公关部主任对接待工作负有全面责任。五、商务接待标准公司商务接待标准，依据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：平凡接待、中级接待、高级接待、特殊接待。1、 平凡接待工程名称说 明适合人群平凡商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理者以下人员等； 交通标
4、准按对方人员要求帮助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费限制在20 元/人以下，宴请消费限制在50 元/人以下；接待陪伴人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他接待1、公司会议室布置投影机、白板、饮品饮用水、茶、咖啡；2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费限制在50 元/人以下。备注2、中级接待工程名称说 明适合人员企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等； 交通标准按对方人员要求帮助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担费用；餐饮标准简餐消费限制在50 元/人以下，宴请消费限制在100 元/人以下；接待陪伴人员
5、接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆公司轿车、商务车或出租车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；2、公司会议室布置公司介绍PPT、 传播资料、文件袋信笺纸、笔、饮品饮用水、茶、咖啡、香烟、烟具；3、可支配来宾到本地主要景点游玩或消遣；4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费限制在500 元/人以下。备注3、高级接待工程名称说 明适合人员合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准简餐便消费限制在100 元/人以下，宴请消费限制在200 元/人以下；接待陪伴人员接口业务人员、部门主管、
6、主管副总、总裁；必要时支配董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他接待1、制作来宾接待手册，必要时支配酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、 传播资料、文件袋笔记本、笔、饮品瓶装饮用水、茶、咖啡、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、支配公司领导与来宾合影并制作相框；必要时支配会谈记录、录音、摄影、摄像；5、支配来宾到本地主要景点游玩或消遣；6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费限制在500 元/人以下。备注4、特殊接待工程名称说 明适合人员主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司
7、可负担费用；住宿标准住宿标准四星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准不设定具体标准；接待陪伴人员接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长必要时支配董事长、股东；接待车辆公司高级轿车或租用高级专车；其他接待1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、 传播资料、文件袋笔记本、笔、饮品依据来宾喜好支配、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、支配公司领导与来宾合影并制作相框，全程支配会谈记录、录音、摄影、摄像；5、公司支配来宾到本地主要景点游玩或消遣；6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注六、商务接待流程 1、商务接待的申
8、请与审批 各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报管理中心商务接待秘书申请支配接待；申请部门在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接待申请，并作为接待负责人；商务接待秘书接到商务接待申请表后，应依据公司商务接待标准进展商务接待行程设计并核定接待预算后，填写接待行程支配表，反应至接待申请部门确认；经申请部门确认后的接待行程支配表，按接待标准进展审批，审批层级如下：接待标准管理中心主任审 核分管副总审 批执行副总裁审 批总裁审批平凡接待中级接待高级接待
9、特殊接待如接待申请部门要求局部或全面超标准接待，接待行程支配表应遵照相应接待标准进展审批；商务接待秘书将获批后的接待行程支配表报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。2、商务接待的实施商务接待秘书依据获批的接待行程支配表，落实各项接待支配的责任人及物品置办；商务接待秘书将接待行程支配表副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理支配时间；商务接待秘书依据接待行程支配，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间支配；商务接待秘书依据接待行程支配，制作来宾接待手册，交由接待负责人，送至来宾；接待负责人或公司，应依据接待行程支配，前往车站、机场接送来宾，并陪伴来宾办理入住、结算手
10、续；如接待负责人无法陪伴，可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责；接待负责人应严格执行接待行程支配，保证各项接待活动的有序连接；公司领导与来宾合影后，由商务接待秘书将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的看法，以及对公司接待支配的满意度，并刚好填写商务接待总结报告，以便公司进展改良。3、商务接待行程的变更 商务接待过程，如来宾要求对行程支配进展调整，现场陪伴人员接待负责人、司机及其他陪伴人员应刚好将调整看法通知商务接待秘书；商务接待秘书收到行程调整看法后，应立刻对接待行程支配表进展调整；如行程调整仅限时
11、间支配调整，商务接待秘书应将调整后的接待行程支配表报管理中心主任审批后执行，并将接待行程支配表副本发至相关人员；如行程调整导致预算增加，商务接待秘书应将调整后的接待行程支配表按审批流程重新进展审批前方可执行，并替换原接待行程支配表正、副本；商务接待秘书应依据调整后的行程支配，重新制作来宾接待手册，并送至来宾。七、费用报销 1、商务接待完毕后，参加接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书，统一办理报销手续，无故超过30天未供应票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用； 2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接待秘书持发票至财务部报销；3、实际发生费用超出获批预算额
12、度的，由责任人填写费用超额审批表说明超额缘由，遵照商务接待审批权限进展审批，获批前方可报销；八、商务接待过程要求 1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；2、商务接待秘书于接待进展时，须密切注视接待动态，做好限制指挥工作，保证标准进展。3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言说明。4、接待环境标准物品摆放整齐，且外表无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清爽；室温适度，灯光相宜，电视调好；备品齐全。5、公司参观规定支配来宾参观公司，须报公关部主任批准；参观介绍以商务接待秘书为主，接待部门协作；参观过程中，原那么上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；参观所到之处，作业人员须集
13、中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 6、接待礼仪要求 参加商务接待人员应着正装，举止礼貌；接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；接到来宾后，接待人员应主动素来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；到达住宿地点后，接待人员应主动帮助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；接待人员到车站、机场送行，应依据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；九、附那么 1、本手册为公司商务接待的标准性文件，各部门应严格参照执行； 2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动； 3、本手册由公关部依据实际状况变更，不定期进展修订； 4、本手册由公关部附那么最终说明； 5、本手册于2010年2月25日起执行。十、备注除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。子公司与集团公司发生业务关系时，以敬重集团公司制度为执行原那么。x年x月商务接待申请表申请部门： 负责人： 1、客人信息：姓 名单 位职 务电 话2、接待时间： 年 月 日 至 年 月 日共 日3、接待事由：
