《秘书职业化训练》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书职业化训练（31页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、word秘书职业化训练目 录第一章 秘书必备的素质 4第二章 秘书的重要职业技能 5 第一局部 日常事务处理 5 、 、文件管理、名片 第二局部 日程安排 7 总体日程安排 7 出差日程安排 8 会议安排 13 媒体采访 18 大型活动 21 突发来访接待 24 第三局部 沟通与协调 25 内部沟通 25 外部沟通 25 秘书应具备的礼仪 26 秘书礼仪素质的培养 27 第四局部 文字支持 27 第五局部 会议支持 30第一章 秘书必备的素质一、职业化秘书的标准:G敬业精神G正直-公平，坚持既定政策和原如此G表率作用G诚实-实事求是G领导风XG敬业-以工作为荣，设定高的工作水准G业务能力G守信
2、-不失约、不违约、不食言、不泄密G指挥与控制能力G勤奋-努力工作，不断学习G合作精神G有序-利落，有条不斋G学习与创新能力G高效-追求效率和效益G知人善任的能力G可靠-按约定完成工作，保质、保量、与时G对待意见与批评G大局观二、秘书的职业态度G主动性Initiative)G适应性(Flexibility)G团队精神(Team work)G尊重他人(Respect for People) G创新精神(Creativity)G坚持原如此(Unpromising Integrity)G服务与贡献(Service & Contribution)G认同与分享 (Sharing)G双赢与相互依存(Win-
3、win & Interdependence)G温柔的心和自省第二章 秘书的重要职业技能第一局部：日常事务处理一、拨打/接听 的程序和技巧1、 打 前的准备l 准备好 记录本和笔l 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。l 准备好通话时需要的文件资料。l 查阅对方 ，确认无误，开始拨打。2、 正式拨打 ：l 拨通 后，确认对方公司与某某，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司*部*。l 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。l 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录l 逐一将事情说明，注意语言简明、准确；l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，
4、然后放 。3、接听 l 3声铃响内将 接起，平和有礼貌的：“你好！我是*部*。l 判断WHO，分以下几种情况：来电人员总经理可接 时总经理不在时内部直接上级与平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级 ，速联系总经理回电。直接下属问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且严密问清概要，向总经理说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级 ，速联系总经理回电。重要但不严密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不严密问清概要
5、，酌情处理l 假如通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放 。4、 通话技巧：l 日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？、“请问您怎么称呼？“请问有什么事？等l 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并与时予以转接。l 如对方有事需要你传达，必要时需将对方某某、单位、 以与需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。l 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在或“不在，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？，然后请示总经理是否
6、转接。l 如遇总经理不愿接听对方 ，如此可用委婉的语气：“实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个 ；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？做到有礼有节、滴水不漏。l 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。l 在对方不肯告知身份与事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉完毕通话。l 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？或“对不起，我还有急事要办等完毕通话。l 如一个未完又来一个，应视 内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，
7、或记录对方 ，稍侯打过去。l 整理 留言，在总经理回来后汇报相关信息。二、 1、 将 分类：1） 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人B、 由秘书本人回复l 使用电脑公司标准CI格式l 遵守公文写作规Xl 某某文件需要 时，应先与对方联系，发送到指定 机上，发送后再与对方确认。l 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送X围l 务必在 件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。2、 必要的 分类存档三、1、 根据类型如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人等等或按具体项目设置子文件夹。2、
8、 将收件箱中的过滤，删除不必要的，然后分如下：1） 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，局部根据总经理授意回复，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。l 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；l 以秘书名义发送时，要说明内容为总经理授意。2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复3、 如发出的需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能与时查看，需 说明。4、 需要总经理审阅、批改的打印出呈送，然后负责回复或传达；5、 重要与时进展存档四、文件管理参看集团秘书手册第33-36页附文件处理流程1、 阅读文件，判断是否应由总经
9、理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、 对文件进展分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要必要背景资料、审批原由，便于总经理3、 按总经理批改意见复印后转发、呈送可参照文件管理规定，必要的事情进展追踪，反应结果。4、 必要文件进展存档。注： 、信函等内容为外文的，应与时译出五、名片1、 分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、 存放：l 名片盒l 录入到NOTES通讯录中更易查找，但需要录入时间3、 应准备一名片夹，存放与总经理联系严密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二局部 日程安排 控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。“日
10、程安排是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中表现。秘书的职责是当好“管家按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六局部加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种表现，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项根本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的根底，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进展有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作
11、方法，主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原如此达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。一、 总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作如会议、出差、接待等和突发性工作临时安排的事情两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好
12、突发随机事件。一总体原如此：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况， -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务开展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；与时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原如此达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；二经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲
13、突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料与其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，与时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排 做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧X而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个表现。一国内出差J 出差前： 确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟
