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1、项目6 评价中心操作任务2 ：公文筐测验的实施和使用一、知识点公文筐测验，通常也称为公文篮测验，是评价中心技术中最常用和最核心的技术之一，因而在正式介绍公文筐测验前我们有必要首先来简要了解一下什么是评价中心技术。评价中心技术（ Assessment Center ）是美国心理学家Douglas Bray于1956年首先研究和使用的，又叫情境模拟技术，主要用于管理人员的选拔和晋升，作为发展的目的，为应试者辨别自身的优缺点，它的主要特点是工作情景模拟并综合运用多种评价方法、多个评价源来评价人员的多项特质。评价中心技术作为一种良好的绩效预测方法，曾于二战前后在德国、英国、美国、澳大利亚和加拿大等国的
2、高级军官选拔中得到普遍应用。英国文职人员评选委员会最先把这一方法应用于非军事目的，使评价中心适于反映公务员的行政管理才能。现在是西方国家中一种流行的选拔和评估行政人员尤其是中高层领导干部的人事心理测评方法。近年来，随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立和发展，社会主义政治体制也在不断地完善和发展，这使得党政机关在选拔领导干部时也使用了评价中心技术；另外，社会发展的需求也使得我国的人员招聘和选拔的工作向着系统化与科学化的方向发展，不断地引进了国外的先进的人事测评技术，评价中心技术在我国的国家机关和企业的招聘中也开始使用。其中的公文筐测评技术更是得到了广泛的运用，已经成为选拔企业中高级管理人
3、员和党政干部的有效手段。目前评价中心技术中用的最多，也被认为是最有效的一种形式就是公文筐测验。在这种测验活动中，被试假定要接替或顶替某个领导或者管理人员的职位，每个人都发到一篮子公文，公文筐测验因此而得名，测验要求受测人员以领导者的身份，模拟真实生活中的情景和想法，在规定条件下(一般是比较紧迫而困难的条件，如时间较短，提供信息有限，独立无援外部环境陌生等)，对各类公文材料进行处理，做出一个公文处理报告，公文可以包括有信函、电话记录、命令、备忘录、请示报告、各种函件等，内容涉及到人事、资金、财务、合同、工作程序、突发事件等等诸多方面，这是根据这个职位经常会遇到的各种典型问题而设计的，从日常琐事到
4、重要大事等等。文件可多可少，一般不少于5份，不多于30份，每个应试者要批阅的文件可以一样也可以不一样，但难度要相似。根据文件的数量和难度，规定完成的时间。测验时间通常为23个小时，并且还要通过文字或口头的方式报告他们处理的原则与理由，说明自己为什么这样处理。如果主考官不清楚或想深入了解某部分内容，他们还可以与被试交谈，以澄清模糊之处。然后主考官根据应试者的处理情况把有关行为逐一分类，再予评分，对其相关能力素质做出相应的评价。公文筐测验的三种形式：1、背景模拟这种形式是在测验正式开始前，先告知应聘者所处的工作环境、在组织中所处的地位、所扮演的角色、上级管理者的管理方式和行为风格、情境中各种角色的
5、相互需求信息等，用以评价应聘者的准备与反应的恰当性。2、公文处理模拟要处理的公文有三类。第一类是已有正确结论，并且已经处理完毕归入档案的材料。用这样的公文来让应聘者处理，是要检验应聘者处理得是否有效、恰当、合乎规范；第二类，处理条件已具备，要求应聘者在综合分析的基础上作出决策；第三类，尚缺少某些条件或信息，观察应聘者是否能够提出问题和表达进一步获得信息的要求。3、处理过程模拟要求模拟者以某一管理者的身份参与公文处理，并努力使自己的行为符合角色规范。公文筐测验方法相对而言便于操作，目前国外大量研究的数据除对公文筐测验的评分者之间信度提出质疑外，普遍认为公文筐测验信度较高，而评分者信度可以通过前期
6、严格的评价培训得到提高。因为测验情境与工作情境几乎一致，它的信度也很高。对于被试的处理方式的评价，不是一个人说了算，而是由几名评价员讨论决定。有研究表明，两个评价员对同一个被试公文处理案卷及解释，相关系数高达0.92二、技能点：公文筐的设计；公文筐的操作与实施三、项目实例： 某公司人力资源部门拟采用公文筐技术来招聘部门经理。相关知识：测验的能力要素公文筐测验所要测评的能力是定位于被测者从事管理活动时，正确处理普遍性的管理问题和有效地履行主要管理职能时所具备的能力。考察被测者对多方面管理业务的综合运作能力，包括对人、财、物、时间、信息等多方面的控制、理解和把握。具体来说，考察主要可以针对以下几个
7、能力要素来进行：1、分析能力竞聘者要能在所给的众多公文中获取有关信息，能综合这些信息资料，透过现象抓住本质，分辨出各项公文反映问题的轻重缓急，准确掌握关键所在，洞悉事物间联系，并找出造成问题的原因，适时地做出适当的结论或对策。2、组织协调能力主要考察竞聘者协调各项工作和部属的行动，使之成为有机的整体，做到有章可循、有条不紊，并按照一定的原则要求，同时处理各部门之间的关系，调节不同利益方向的矛盾冲突，使组织内外关系和谐，还要合理调配组织资源，让组织中每个人的行动都指向总体目标。3、决策能力这个维度得分高的竞聘者对复杂的问题能进行审慎的剖析，从而能灵活地找出各种解决问题的途径，对其做出合理的评估，
8、对不同方案的结果有着清醒的判断，以提出更好的决策意见。该维度主要考察三部分内容：决策的质量、实施的方案、影响因素。评价决策时，要仔细考虑决策背后的合理性成分，考察竞聘者有没有考虑到短期和长期的后果，是否考虑了不同的备选方案的优点，如果采取某种行动方案，要能给出理由。4、预测能力得分高的竞聘者可以全方位系统地考虑环境中各种不同的相关因素，并进而对各种因素做出合理恰当的分析，并做出合理的预测，同时能使预测具有可操作性，提供有效的实施方案。该维度主要考察三部分内容：预测的质量、预测所依据的因素、可行性分析。评价预测时，要考察竞聘者在多大程度上用到了提供的材料来作出预测，即是否综合运用了各种因素才做出
9、分析。5、表达和沟通能力要求竞聘者说明处理操作的理由或给出份公文，如文件或通知，通过书面形式有效地表达出自己的想法和意见。根据评估内容，考察竞聘者的思路是否清晰，意见是否连贯，措辞是否恰当及文体是否合适。得分高的文章要求语言流畅自然，文体风格与假设情境相适应，能根据不同信息的重要性来分别处理，具有结构性和逻辑性，考虑问题周到全面，能提出有针对性的论点，并熟悉各个领域。6、创新能力竞聘者在处理问题时敢于突破常规，尝试使用不同的方法、手段、程序，创造性地解决困难和化解矛盾，并能给出合理地处置理由。以上各个维度只是公文筐测验中经常用到的，并不是每个测验都必须要运用这些要素来对领导者进行考察。根据实际
10、领导岗位的需要还可以在测验过程中有所增加，如考察洞察能力、计划能力、任用授权能力、团结部属的能力、岗位法规知识等等。四、项目实施：（一）公文筐设计第一步：工作分析在这一阶段主要要解决这样两个问题：确定待聘人员的这项工作包括哪几个重要方面，找出管理者的哪些素质可以保证这项工作高效率地完成。分析这项工作包括的任务、职责、工作中的人际关系，以及时间安排及职位工作的特点，确定胜任该职位必需具备哪些知识、经验和能力等等，由此可以确定每种工作对于一个管理人员来说的相对重要性。通过工作分析，可以确定公文筐测验要测评什么要素，哪些要素可以得到充分测评，各种要素应占多大权重等等。工作分析的方法可以有观察、谈话、
11、工作清单、活动简介、调查表、日记、报告、训练手册、内部报刊等等，其中最主要有两种方法：在职谈话法和关键事件法。1、在职谈话法就是向在职人员了解所要招聘岗位的具体情况。这种方法的优点是显而易见的：一个管理者如何安排时间、什么事情对工作最重要、必须对哪些问题做出决策等等，只有管理者自己心中最清楚。设计者们通过和在职管理者们的谈话，可以了解到相关管理人员应该具备哪些素质或者管理工作包括哪些要素。在找人谈话的过程中，取样是极其重要的，因为有的人谈话切中要害，而有的人谈话答非所问、夸夸其谈；有的人善于表达，而有的人只善于实干不善于倾诉；有的人主动协作，而有的人则被动配合。以上种种使谈话者所获得的信息差别
12、很大。所以，富有经验的谈话者往往精于寻找工作业绩好、主动协作而又善于表达的管理者，作为了解情况的对象。2、关键事件法作为一项测试综合能力的工具，公文筐测试应该以工作中的关键事件来构架公文测试的核心部分。毕竟作为一位合格的管理者应该在处理工作中的关键事件上表现出良好的素质，才能预期其在接任管理职位之后能够有较好的工作业绩。关键事件法是由招聘者进行职务分析，找到与该项工作成败密切相关的关键事件，以此来选拔应聘者的一种方法。有时，要在工作过程中直接观察关键事件，可能会有操作上的困难。这时就可以利用其他的方式，如行为访谈技术。行为访谈技术（Behavioral Event Interview，BEI）
13、是一种开放的行为回顾式探索技术，是关键事件访谈的一种有效手段。在这一技术中要求被访谈者列出他们在管理工作中遇到的关键事件，包括正面的和负面的各3项，然后让他们具体描述事件引起了原因、涉及的个人、被访谈者当时的感想、措施和最终的结果。具体的实施有这样几步：（1）访谈准备在访谈前必须充分做好各方面的准备工作。首先必须先了解被访谈者的基本情况，包括被访谈者的姓名、职务、工作内容和所在机构的性质。第二，必须找到一个安静的环境，最好能够远离电话和来访者，并确保2小时不被打扰的时间。第三，为了避免在访谈过程中遗漏重要信息，必须准备好采访机或录音机，以备访谈结束后能够仔细分析访谈内容。第四，在所有准备工作都
14、完成之后，把访谈的步骤和注意事项复习一遍。（2）介绍和解释在见到访谈者之后，首先应该要进行自我介绍，同时解释访谈的目的。然后可以询问接受访谈者的教育背景和以前的工作经历。这一步骤的主要目的是与被访谈者建立相互信任的、轻松的、开放的氛围，以便于交流。最后，请被访谈者阅读访谈提纲，为进入深入的关键事件访谈做好准备。必须注意在访谈过程中必须征得被访谈者的同意之后，才能使用采访机或录音设备，否则必须放弃使用，而采用笔录来记录信息。为弥补由单人访谈可能带来的信息丢失或走样可以由两人同时参与访谈。（3）了解工作背景让被访谈者描述他的工作任务和职责，以明确被访谈者的工作性质和内容，同时了解被访谈者在后阶段所
15、提及的关键事件的基本背景。这一阶段的另一个目的在于了解公文筐测试所针对职位的组织背景。为了贯彻公文筐测试模拟性原则，就必须事先详细了解被试所在单位的组织构架，以及各部门之间的权利和责任，以及各部门之间的关系，这是保证公文筐测试背景模拟特征的关键。在访谈过程中被访谈者可能罗列了太多的任务和职责，此时要及时打断，让他选择重要的任务和职责。（4）访谈关键事件这是访谈阶段最关键的步骤，要求被访谈者详细描述工作过程中经历过或是见到过的最为成功的三件事和最为失败的三件事。这一步骤一般从成功事件开始，这样有利于使被访谈者打开思路。在访谈过程中注意避免被访谈者仅泛泛而谈，应适当引导被访谈者描述具体的细节和实例
16、，例如人物、时间、原因、结果、情境、感受、地点等。由于访谈过程较长，应注意及时对被访谈者的有效反应给予强化。这一过程收集的关键事件将用于下面公文试题的设计和针对性收集。第二步：测评指标的确定指标体系的建立至关重要，它是测评活动的中心和枢纽，它把测评的客体、测评的对象、测评的主题、测评的方法和测评的结果联为一体，同时也是整个测评工作指向的中心，在测评工作中具有重要的作用和意义。这一阶段主要完成以下两个工作：测评指标的确定和指标权重的确立。1、测评指标的确定在确定测评指标时，我们可以借鉴已有研究的指标体系，但如果没有较为权威的体系可以借鉴时，我们就必须进行调查研究，以确立一个适合本测验的科学指标体系。具体的方法是运用因素分析来确定评价体系，一般来说公文筐能够测评处理实际问题的能力、分析能力、决策能力、规划能力、组织协调能力、表达沟通能力、以及创新
