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1、管理性文件控制程序 集团企业程序文件QG/ZT010219971997-05-25公布1997-06-01实施集团企业公布集团企业1目标和适用范围为了便于对质量体系中管理性文件进行控制,确保体系良好的运行;使各单位使用的管理性文件全部是有效版本,特制订本程序。本程序适合用于集团企业质量体系运行中受控的多种管理性文件。2相公文件QG/ZT0103-1997管理性文件编写要求QG/ZT0102-1997管理性文件编号要求3目标和标准经过实施本程序,使体系愈加完善,确保文件处于受控,使企业管理规范化、制度化。文件控制的标准:有效,利用。4职责企管办负责对管理性文件统一归口管理；包含对文件对文件的登记
2、、编号、发放、回收、存档。办公室负责帮助企管办对文件的发放。各企业,各部门负责设置专门的资料员对文件的管理。5管理内容文件的编写和审批质量手册和程序文件由管理者代表组织编写；质量手册经管理者代表审核，由总裁同意。程序文件由各职能部门责任人会审，由总裁同意。管理性其它文件由企管办组织编写，文件编写参考管理标准编写要求部门级工作文件由各部门责任人同意；企业级管理性文件由企管办审核，由总裁同意。文件的发放文件的发放前，由资料员依据集团企业特点制订“文件发放要求表”，详细要求发放部门、人员和数量，经部门责任人审批后，资料员严格按“发放要求”发放文件。文件发放时应在文件的在每页上加盖发放编号、是否受控印
3、章；资料员将发放的文件登记在“发放记录表”上，使用部门经手人签字。每件文件全部应有不一样的要求号，方便于追溯。在下列三种情况之一时，文件使用单位使用人需填写“文件领用申请表”表号：ZT质管11，经文件管理部门责任人审批后，资料员可按条要求发放。使用单位人不得随意借用她人文件复印。a.在“发放要求”中没有要求发放的；b.发放的数量多于“发放要求”要标的；c.领取后遗失的。当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发仍沿用原文件的分发号，资料员并此破损文件销毁。文件的回收在上列情况之一时原文件应收回：a.原文件现已修订愈加；b.生产性文
4、件再次发行；c.使用单位合并撤消或使用人调离。资料员对收回的有效文件可按要求重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按条要求立即销毁。回收的文件由资料员验收，并在“发放记录表”表号：ZT质管12上签字，写明回收日期。文件的更改和挽版程序文件的更改时要由提出人或提出部门责任人填写“体系文件更改通知”注明更改原因和更改情况；并在需更改的条文右边写上更改标识。更改标识用加圆的小写英文字母表示，比如：经相关部门责任人审核，由总裁同意。当程序文件的同一条文更改数次或数次更改后阅读了解困难，可采取换页更改，换页后该页修订码序号要递增，比如：“00”填至“01”。质量手册通常采取换页更改方法。管理性文件
5、更改按条实施。当质量体系文件更改后，使文件结构发生改变或集团经营环境、产品结构、管理体制发生较大改变时，对应的文件应给予挽版，挽版后版本号要按英文字母次序递增，比如：“A”版改办“B”版。文件的销毁文件销毁的对象和条件a.凡符合条a、b两条要求的文件；b.经清理和判定，确属无法使用及无保管价值的文件；c.已超出保管期限的文件。文件的销毁程序符合销毁条件的文件由资料员填写“销毁清单”表号：ZT质管13，经部门责任人同意后方可销毁。资料员凭签字手续齐全的销毁清单负责实施销毁，销毁时应由部门责任人或部门责任人指定一人参与监销，销毁后参与销毁的资料员和监销员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。被销
6、毁的文件应立即在接收登记册上注销。管理性文件的编号按QG/ZT0102-1997管理标准编号要求实施。文件的管理文件经拟制审核同意后，原版文件交由资料员填写“归档记录表”进行归档。需暂时借阅文件的人员须经文件管理部门责任人同意方可借阅，对原版文件一律不外借，预防文件丢失或损坏。资料员应常常对文件的有效性进行检验，对有问题的文件立即处理。外部文件的控制对外来文件需直接采取的须经文件管理部门责任人审批后，房客应用。对发放到组员企业的文件须经责任人审批后，才能发放，并给予按条要求发放。各企业厂各职能部全部应使用对应的文件的有效版本。6质量统计文件发放要求文件发放统计文件领用申请文件销毁统计文件更改统计
