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1、怎样选择会议地点会议地点选择 会议能否成功，会址的选择是关键之一。一旦会址被选定，即奠定了整个会议的基调。依据会议内容选择会址怎样依据会议内容选择会址，并无铁定的规则可循。不过，在选定会址前首先要考虑的就是会议的目标、专题和内容。商务会议一定要满足商务旅行者的要求；而和休闲娱乐相关的会议要选择旅游胜地和度假村，或其它有多项娱乐活动的场所；专业培训和小型会议适合在小型会议中心举行。通常被选择用于举行会议的地点有会议中心、会展中心、机场饭店、市内酒店、远郊宾馆、度假村和大专院校。饭店不论是在城市、在远苑区，还是在机场，或是旅游景点，大多数会议组织者首先考虑选择的就是饭店。饭店的环境、客房、餐饮及服
2、务全部有较高的水准。然而和此相对应的则是，饭店的价格较高，尤其是当会议人数少于50人时，其成本就不甚经济了。除饭店之外，还有很多很理想的场所和设施适合各类会议和活动。下面即对这几个类型的场所和设施做具体的介绍：大型会展中心。大型会展中心具有举行大型活动和会议的空间和条件。其可容纳几百至几千位会议代表。会展中心还尤其适合于举行展中有会、会中有展的大型活动。因为其规模较大、面积充分，因此，即使已经有其它大型的会议或展览同期举行，会展中心也依然有空间接待你的会议。不过，假如有其它场所同时供选择的话，我们提议小型会议不在大型会展中心内举行。通常会展中心也不提供住宿服务，所以，食宿需另行安排。中小型会议
3、中心。会议中心专为从事会议服务而设计建造，其宗旨即是帮助多种团体实现她们会议的目标。会议中心的会议厅室适用；会议设备优秀；住宿客房从经济到豪华俱全。对于商务会议而言，会议中心是尚佳的选择。大专院校。大专院校的会议场所不但仅价格低于其它会议中心，而且含有很浓的学习氛围，其试验室和图书馆全部能够加以利用，这种条件是其它会议中心所不具有的。学术会议、专业培训最适合在此举行。大专院校内的招待所能够处理基础住宿需要。假如你认为招待所不够豪华和舒适的话，校园周围全部有饭店或宾馆可选取。不过，大专院校的会议场所不能够太早的提前预定，这对于制订会议的中长久计划带来一定的困难。培训中心。很多政府部门和大企业全部
4、有各自的培训中心。除餐饮外，这些培训中心具有举行会议的所需条件，而且价格合适。不过，这些中心不对外宣传，也无名目可查询，因此找到这类场所会有难度。会址预定程度一、预选会址选择会址前，下列原因应考虑周到:哪种会议设施有利于帮助你实现会议的目标;哪类会议设施能够提供你所需要的服务和住宿;哪个地点和设施能够在你的预算之内。选择任何会址前你还应该清楚地了解到：这个场所是否有符合你时间的排期;气候怎样；达成该地点的平均航空费用是多少；从各参会者的城市抵达会议地点是否有足够的航班和车次；从机场和火车站抵达会议场所的距离有多远；从机场和火车站抵达会议场所是否有交通工具?费用是多少；是否易于驾车前往；周围可否
5、有餐厅和观光景点供会议代表和她们的来宾前往；会议设施内有什么样的娱乐活动和服务提供；同期有什么其它组织在此举行活动；周围的会议室同期将举行什么类型的会议或活动；需要使用的会议设备是否能够提供，如，录像机、投影仪、同声传译系统等；会议同期，该城市有什么节庆、文化、体育等活动。选定会议设施一定要有正确的理由，因为会址将在整个会议过程中饰演主要角色。切忌只因为费用低，就草率地敲定一个会议设施。假如该会议设施的会议室空间不适宜、或服务差、或难于抵达要求等，会给嘉宾、会议代表、赞助单位带来不好的印象，从而直接影响到会议的成功。二、发出寻价单当你确定了会议专题、内容和达成的目标，并列出会议日程表的纲领后，
6、你需要什么样的会议设施就有了明确的轮廓。再经过上述一系列考虑原因的筛选，会址范围即可锁定在那些基础或靠近满足你需要的会议设施中。你就能够向这些经过预选的会议设施，如会议中心或饭店等发出寻价单。对于小型会议来说，电话寻价可能就能够处理问题了。但最好方法仍是将你的需要落实到文字上，要仔细、不遗漏任何一项。经过电话的口头联络是没有任何文字统计的。将寻价以书面的形式发出(能够是传真、信函、电子邮件)，不但能够节约大量的时间，会议设施一方还会更认真地对待你的寻价，她们会指派销售经理和你接洽，并在你们见面商讨之前，就能够做好案头的准备工作，核查好是否有适宜的会议空间和时间段。一份寻价单能够很简明，只列举出
7、纲领；也能够事无俱细。实际经验告诉我们，寻价越具体越好。会议设施一方对会议本身了解得越多，就越能给你和会议以更加好的服务。一份寻价单能够包含很多方面，一份好的寻价单应该分别写明下列内容：会议名称会议日期，和可有多大范围的灵活性会议专题和要达成的目标和会者范围(年纪段、性别百分比、从何处来、乘坐的关键交通工具)会议日程表，包含详细需要的会议室面积、开始和结束的时间、人数、会议室座位摆放形式该会议上届的数据，如和会者人数等所需要的客房数量优惠的团体客房价怎样会议预算(假如能够公开的话)餐饮要求高科技的要求，如互联网接入会议室等会议设施一方还应回复的问题是：服务费是多少，要附加多少税、费有否商务中心
8、，其办公时间段能否提供机场或火车站的接送服务?费用多少?旅程所需时间(高峰期、非高峰期)宴会菜单声像设备使用价格哪家企业负责提供声像设备?是否能够自带或自行租用非指定企业的设备?假如能够，需要交多少费用三、实地考察当你接到候选会议设施的意向报价单后，你基础有了成型意见。这些预选定的会址到底怎样?是否真正适宜?最好的措施当然是实地考察一番。经过考察，你能够直接和负责接待你的会议的经理面谈。你能够亲眼看到和亲自感受到该场所和设施是否真正适合你的会议，也就是说，它是否像销售人员和宣传材料里描述的那样好?一个形式的考察是事先和会议中心或饭店的销售人员预约好。这么，负责接待你的经理或销售人员会有计划、目
9、标明确地领你视察整个设施和服务，你肯定会得到贵宾待遇通常的周到服务。另一个形式的考察是不预先通知会议中心或饭店等会议设施的人员。自行前往，自己对会议厅室、服务和周围环境做摸底考察。以一般来访者的身份，你能够了解到很多情况，并在此处体验一下作为一名会议代表所能得到的印象。假如你没有时间做一番实地考察，尤其是当该地点较远，你难于亲自出马。这种情况下，找到并浏览该中心或饭店的网页，是了解情况的方法之一。即使网页宣传的全部是其最完美的一面，但仍能够给你一个文字以外的感性认识；方法之二，也是更加好的了解情况的措施电话交谈。电话了解情况的关键是和非销售部门的主管联络，比如，会议服务部和餐饮部门的经理等。而
10、且，交谈时间应不少于15分钟。因为这些部门经理的工作关键和工作爱好不在推销上面，所以她们能够从另外的角度给你较为全方面的讯息。不论是实地考察还是经过电话了解情况，下面列举了很主要的调查内容和项目：距离机场和火车站距离多少公里距离机场和火车站乘车时间临近的餐厅临近的购物商店会议室的条件会议室总面积会议室的数量和各自面积会议室温度声音系统采光、照明情况会议室的指示牌是否明确多少条电话线路会议室周围有没有洗手间紧急情况怎样处理?如火灾、医疗抢救等该设施是何时建造的最近一次翻修是什么时候?全部做了哪些修缮在我们的会议期间，是否还有装修工程正在施工?假如在会议期间总有噪音，会给嘉宾留下极坏的印象会议室的隔音情况客房数量：单人间、双人间、套间客房条件餐饮的种类和名称餐厅的营业时间四、签署协议书经过预选、电话交谈、实地考察、谈判协商，最终是敲定会议设施的时候了。当你宣告你将选定某一会议设施时，该中心或饭店将给你一份协议书或协议。不论是具体的协议，还是简单的协议，你要尤其留心，除基础条款外，有些条款也是必不可少的，比如：违约赔偿；会议的取消或推迟，其中包含主办方或会议设施方造成的推迟和取消；设施损坏的赔偿等。最终，确实确保你作为主办方，需要会议设施方提供的每项设施和服务等全部已经包含在此协议中，并再次检验确定全部日期正确无误，你签署的就是一份完整的协议书或协议了。
