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1、张茂叶（中共河北省委办公厅）任何形式和体裁的文章都具有美学特征，公文也绝不例外。这是我从事文秘 工作 20 多年的切身体会。就公文的内容而言，它具有体现群众智慧，显示人们 规范、改造社会的力量，提高人们的素质，激发人们奋发向上的社会美；就公文 的形式而言，它具备了严肃、规范、鲜明的单纯齐一的形式美；就公文的语言而 言，它表现了准确、简明、庄重、得体的语言美。而公文的社会美、形式美、语 言美，综合地体现了我们国家的精神面貌、道德风范。社会美是指社会生活中的美。它不仅根源于实践，而且本身就是实践的最直 接的表现，它是人工创造的美，以满足一定的社会需要和一定阶段、阶层利益为 目的，具有明显的社会功利
2、性、实用性，不仅直接体现了人的需要，而且直接体 现了人的创造、智慧和力量。公文是具有法定效力和规范体式的文书，是传达党 和国家的路线、方针、政策，发布各种法规，施行各种管理措施，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。其内容反映了社会的 生活实践、精神面貌和道德风范。因此，公文内容 体现了鲜明的社会美。首先，公文表达的信息是人民群众集体智慧的结晶。公文表 达的主张、意 见和办法归根到底来源于生活，来源于社会实践，是群众集体智慧的结晶。一些 重要文件观点的形成大体要经过一个过程：第一步是通过系统的、周密的调查， 充分占有材料；第二步是对材料进行分析、综合，形成初步意见；
3、第三步提交领 导集体研究，形成系统的观点、意见和办法。政府机关制发的公文： 除本机关 工作机构起草的文稿外，大部分是各部门或其他业务单 位代政府机关起草的文 稿。特别是涉及地方性法规、规章和政府 等?工作重要决策的重要文稿，如规 定、办法、细则、条例和意见。决定、通报、报告等，往往要采取会议的形式进 行讨论、审核，如党委联席会、政府常务会、省（市、县）长办公会等会议进行研 究。 在会议讨论上述各类文稿时，主要是从指导思想、内容、政策方面 等行 审核，一般对文字、格式不做重点研究。因此，在会议讨论和会后修改的基础上， 公文审核工作人员要认真细致、反复阅读原稿弄清原稿起草部门的工作意图和 有关部门
4、的会签意见、会议讨论修改意见，然后根据该文稿下发（或上报）的体例 格式要求审格，经负责此项工作的负责同志复核后按程序上报审批。就党中央、 国务院制发的重要政策性文件，一般都要先发给国家有关部 委和各省（区、市） 党委、政府、人大、政协，通过召开党政领导、党外 人士、专家学者参加的各 种会议，经过充分讨论提出修改意见，最后综合各方面意见、建议，经过认真修 改才形成正式工作报告、决议、决定等。全国人大会上每年总理作的政府工作 报告都是这 样至上而下反复征求意见并修改后产生的。其次，公文显示出人们规范社会、改造社会的力量。一般而言，人们是按照 自己的审美理想去设计自己的社会活动，去规范社会、管理社会
5、，使社会有序地 运行、发展，而公文正是这种设计的体现。一系列改革、管理的新思想、新观念、 新政策，往往都是通过命令、决定、规定、办法等大量的公文发布、实施来实现 的。正因为公文有这样的功能，它才会成为人们交际和管理的工具。事实上，每 发布一份公文，都会对一定的社会行为进行规范和约束。例如，中华人民共和 国道路交通安全法和中华人民共和国社会治安管理处罚法就是对交通安全、 社会治安的规范，任何组织和个人违反了就要受到处罚。第三，公文（法律性文书）规范人的行为，提高人的素质，激发人们奋发向上。 现实社会中，美以各种形式渗透社会生活的各个角落，震憾人心的美更是与伟大 时代紧密相连。而许多公文正是反映了
6、生活中的美，并以此弘扬社会正气，引导、 规范公民的行为，鼓舞人们前进。例如 2005年国务院关于表彰全国劳动模范 和先进工作者的决定，目的在于广泛宣传各行各业先进模范人物的事迹和崇高 精神，教育广大人民群众自觉地以他们为榜样，努力工作，开拓进取，为把我国 建设成为社会主义现代化强国而努力奋斗。当然，社会生活中的人和事，既有美 的，也有丑的。有的公文揭露和抑制那些丑陋现象，让人们认识它，从而铲除它， 这样的公文具有审美价值。因为，它通过对生活丑的否定，从而达到对美的理想 的追求，对美好事物的歌颂。总之，公文内容中表现出的社会美，体现了人们渴望进步的理想和愿望，体 现了人们的智慧，体现了人们对真善
7、美的追求，它不仅能够提高人们的审美认识， 还能够指导人们的审美活动。公文内容美离不开其载体的美，即形式美。形式美是指生活、自然中各 种形式因素（色彩、线条、形体、内容等）的有规律组合，同时，又渗透于各类具 体的美的形式之中，通过它们体现出来，表现为外在美。公文在长期实践中逐渐 形成了自己的形式特色单纯齐一，不仅在行为格式上有固定要求，而且在基 本要素的构成，各部分的先后顺序，甚至习惯用语等都有统一规范，有一牡虽有 一定的灵活性，但毕竟有限。公文所体现的单纯齐一的形式美表现一是公文文面 的严肃、齐整之美。公文的格式、文面，既是公文的外貌，又是公文发挥行政效 力的外在标识，是公文具有权威性和约束力
8、在形式上的具体表现，是构成公文的 基本要素之一。公文的格式、文面，是由公文的用纸规格和排印、字体和字号、 数据项目与书面式样等内容构成的，为了与公务活动的严肃场合相适应，确保公 文的严肃性与权威性，以充分发挥行政效力，公文在用纸的规格?排印的方式、 字体字号、数据项目和书面式样上都有明确的规定和标准。它主要体现在两个方 面：一方面是文面的齐整之美，即公文书面式样的规范和排印形式、字体字号的 合体适度，使公文在外观上给人一种和谐、整齐的美感；另一方面是文头标识的 严肃之美，即文件的“红头”。“红头”不仅在视觉上非常醒目，而且还是一种 权力的象征，往往使受文者肃然起敬，不敢怠慢。二是公文结构的规范
9、秩序之美。公文的结构是公文写作的要素，是公文的组 织形式，是公文构成所不可缺少的。一份规范的公文，是由眉首、主体、版记三 部分组成的，而且每一部分都有自己的规范要求。公文主体部分实际上是一篇完 整的文章，由标题、主送机关、正文和落款组成。公文规定标题要写在第三行中 间，上边空两行，前后空格要尽量相符，这样既醒目又匀称。长标题在转行时， 既要从内容上考虑，保证词或词组的完整，又要从形式上考虑，字数要搭配匀称。 可谓内秀外美，又好看又实用。公文的正文由发文原由、发文事项、发文要求三 部分组成，这就意味着制作一份公文，先说什么，后说什么，甚至怎样去说，都 有一定的模式。因为运用材料撰写公文的根本目的
10、是说明主旨，让人们按主旨的 要求去办理公务。因此，考虑正文结构时，材料的先后、详略，怎样分层设段， 是先总后分，还是先分后总等等，都要以能鲜明、突出、有力地说明主旨为原则， 否则，撰写公文的目的就难以达到。为此，人们在工作实践中，逐渐使公文的目 的结构相对地固定下来，具有了程式化的特色。这种程式化的结构，一方面使公 文的制作更加规范、简便，更便于表达；另一方面使受文者更易于理解、领会公 文意图，充分发挥公文在社会生活中的作用。三是公文题旨单纯、鲜明之美。单纯，就是一篇公文一般只能有一个主旨， 而不能是两个或两个以上。如请示类公文，是下级机关就某一项工作或某一方面 的事情向上级机关行文请求指示、
11、批准的事项，而不是面面俱到、包罗万象的向 上级提要求。鲜明，就是制发公文要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨， 充分体现主旨中肯定什么，否定什么；赞扬什么，批评什么；提倡什么，制止什 么。明确，就是公文的表述要条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅 力求简短，不能含糊不清，模棱两可，让受文者一目了然，清晰明白。这就形成 了公文题旨的单纯、鲜明之美。可以肯定地说，公文在形式上的这种单纯齐一之美，是最简单的形式美。它 在单纯齐一中看不到明显的差异和对立的因素。它给人以明净、纯洁的感受，这 种独特的美使公文的内涵得到充分体现，使受文者能准确领会公文意图形式美是离不开语言美的。语言是表达文章
12、思想内容不可缺少的因素。不同内容、不同功能、不同体裁的文章，所用的语言也各有特色。公文是依法行政和 进行公务活动的重要工具，要求实话实说，简洁明白，它注重用词造句，但不拘 形容夸饰，要求生动，但不追求曲折离奇，绘声绘色，给人以庄重得体之美感。 公文表现的庄重得体的语言美主要表现在三个方面：其一，准确与模糊并存。公文在解决工作中的实际问题时，为了能够如实地 说明情况，阐述做法，表达思想、要求，语言表达准确而精当。要求用准确的语 言反映事件的经过，揭示其本质，表明自己的态度和意见，准确地说出人名、物 名、地名、数字等等。例如，“严禁滥伐国家森林”，“严禁”就比“禁止”语 气强硬，态度坚决。“不得酒
13、后开车”、“不准酒后开车”、“严禁酒后开车” 的约束程度不同，产生的效果就不一样。为了适度地处理问题，在表达时不能排 除模糊语言的运用。模糊语言在实际运用中具有特殊的表现力，在撰写公文时使 用得当，不l但不会使公文作用减弱，反而能增强公文语言的科学性、灵活性。其二，庄重不失生动。公文代表了一个单位组织的形象，体现出权威的力量。 因此，在语言表达上很讲究规范的书面语言和恰当的专用术语的运用。无论是在 结构上引起开端、导向过渡、收束熬尾，还是在语境上表示郑重、强调，在意向 上提出请示，意达愿望，公文都有一套专门的词语式句式。正是这一整套端庄、 郑重的词句，体现出发文机关的鲜明立场和严肃态度，从而达
14、到公文要具有权威 性和行政约束力的要求。但是，端庄并不意味着死板，郑重并不排除生动。在书 面语言和专业术语的氛围中适当地运用修辞手段，从而使文章亦庄亦谐，增强可 读性。修辞手段的种类很多，有反复、排比、对偶、设问、反问、对照、比喻、 拟人、借代、双关等。一般公文中用得不多，但也不是绝对不用，主要根据公文 的内容和具体语言环境来确定。在使用修辞手段方面要注意两点：第一，修辞不 是孤立的，它和语法、逻辑有密切的关系，要使公文中的内容确切地表述清楚， 首先要讲究语法和逻辑。语法、修辞、逻辑三者的不同，逻辑是管话说得对不对 的，语法是管话说得通不通。修辞是管话说得好不好的。因此，在公文描写中， 要综合
15、的语法、修辞、逻辑三种手法，使文章写得既正确，又通顺，还要有较高 的水平。第二，防止脱离实际内容，单纯追求形式，滥用修辞；第三：简明中富有变化。公文为了体现实事求是、精减、高效，要求语言简 朴明晰，且要开门见山，尤以公文的简称和结尾用语在一篇公文中体现最为明显。一是公文中简称的规范化。2000 年 8 月 24 日国务院发布的国孑行政机关 公文处理办法中明确规定：“文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称”。要做到简称规范化，应注意以下几点：在全称文字的基础上选择关键词 进行简缩。如在一行政法规规章中，为便于文字表达，常在总则或第一条中写出 简缩：例如中华人民共和国统计法（以下简称统计法
16、）。此外，公文中使用简称在文中应前后一致，在简称说明中注明“以下简称XX后，凡文中出 现这一简称时应前后统一，不能再出现全称，也不能再随意增删文字。使用简 称要注意约定俗成。许多简称产生都有不断筛选、约定俗成的过程。公文中应当 使用那些社会公认、意义明确的规范化简称，不能任意类推、生造。例如。十 一五，规划和和20lo年远景目标、“科教兴国”战略、反腐倡廉、以人为本、 构建和谐社会、八荣八耻等，都是特定的简称，不能 随意更改。人名、地名、 书报刊名、机关名称、事物名称不能用简称。文稿中涉及人名、地名的，均要写 全称，如涉及人名的上报或 下发文稿中，无论是表述某位领导同志牵头主抓了 某项工作，还是以某位领导同志为主成立了某某机构要求各级抓好某项工作的内 容，都要将姓名、职务写清楚，例如“李XX市长”不能写作“李市长”。表现 地名的文稿，如“秦皇岛、唐山二市是沿海城市不能写 作“秦、唐二市是沿 海城市，“河北省是环京津大省不能写作“冀 是环京津大省。仅在两三 个
