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1、文件号 QP420100版 次 1.0编写日期 2001-04-29共779页 第7页文件和资料控制程序Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.1.目的建立公司文文件和资资料审核核、分发发及更新新程序，使使公司文文件均能能得到有有效控制制。2.范围适用于涉及及文件(含资料料)编写、审审核、批批准、发发放、回回收及更更新的部部门主管管及个人人。3.定义3.1 质质量体系系所产生生的受控控文件共共3类：3.1.11 质质量手册册；3.1.22 程序序文件；3.1.33 工作作文件，包包括如下下：A.岗
2、位职职责；B.相关部部门制订订的图纸纸、工艺艺卡片、检检验标准准、操作作规程和和管理规规定等。3.2 外外来文件件：非本本公司制制订的但但用于本本公司质质量体系系的文件件，如法法律、法法规、标标准、国国际公约约、惯例例和顾客客提供的的文件等等。4.职责4.1 质质量手册册：4.1.11 ISSO推行行小组负负责编写写质量量手册及及其更新新版本； 4.1.22 管理理者代表表负责审审核质质量手册册的内内容。4.1.33 董事事长总经经理批准准质量量手册。 4.1.44 办公公室管理理部负责责：质质量手册册的分分发、原原稿的存存档及作作废版本本处理。注：质量手手册的分分发参照照质量手手册控制制分发
3、名名单。4.2 程程序文件件： 4.2.11 各部部门主管管负责编编写与本本部门相相关的程程序文件件及其更更新版本本；4.2.33 管理理者代表表负责审审核程序序文件。4.2.44 董事事长总经经理负责责批准程程序文件件。4.2.55 办公室室管理部部负责：分发程程序文件件；原稿的的存档及及处理作作废版本本。注：程序文文件的分分发参照照附录“文件分分发名单单控制表表”，程序序文件涉涉及的班班组依实实际情况况进行颁颁发控制制。4.3 工工作文件件：4.3.11 相关关部门主主管负责责组织编编写本部部门的“工作文文件”及更新新版本；4.3.22 公司司管理者者代表负负责审核核“的工作文文件”内容。
4、4.3.33 董事长长总经理理负责批批准工作作文件；4.3.44 办公公室管理理部负责责工作文文件及更更新版本本的分发发和原稿稿的存档档及处理理作废版版本。注：工作文文件的分分发参照照附录“文件分分发名单单控制表表”，工作作文件涉涉及的班班组依实实际情况况进行颁颁发控制制。4.4 外外来文件件： 4.4.11 办公室室管理部部负责：控制、分分发外来来文件及及更新版版本和处处理作废废版本；存档外外来文件件。4.4.22 各部部门主管管负责存存档本部部门使用用的外来来文件。5.要求5.1 总总则受控文件的的编写、审审核、批批准、更更改、发发行、存存档、作作废等，按按本程序序职责说说明执行行。5.2
5、 受受控文件件分发前前准备：5.2.11 文件件的编号号和批准准：文件件在经相相关部门门或个人人在编写写完成后后进行如如下处理理： AA.编号号：按照照“ 5.12” 的要要求进行行编号。 BB.批准准：按照照本程序序“4.职职责”的要求求由相应应的批准准人在文文件上签签章使文文件生效效；5.2.22 受控文文件的登登记和标标识： AA.文件件批准后后并登录录于“文件目目录”中； BB.交分分发者的的文件可可以是原原稿、复复印件或或传真方方式。 CC.若以以原稿或或复印件件交分发发者，则则在作为为原稿/复印件件的文件件首页背背面盖“受控”章以便便识别。 DD.若以以传真方方式送分分发者，分分发
6、者收收到传真真后在首首页背面面盖“受控”章以便便识别。 EE.对于于分发给给使用部部门的原原稿或复复印件，应应由文件件的分发发部门在在相应的的文件的的首页正正面加盖盖红色的的“受控”章，以以表明文文件处于于“受控”状态。 FF.对于于非受控控文件，如如：用于于教育培培训的文文件等，应应于首页页加盖“非受控控参考文文件”章，以以便识别别。5.3 受受控文件件分发：5.3.11 分发发前，文文件的批批准人确确定文件件分发范范围，填填写“文件分分发名单单”，文件件分发名名单确定定的原则则是：凡凡是与文文件执行行内容有有关的部部门均应应得到相相应文件件的有效效版本。5.3.22 文件件分发者者按批准准
7、人确定定的“文件分分发名单单”复印文文件，并并将文件件分发给给相应的的部门或或个人。5.3.33 接受受文件人人在“文件分分发记录录表”上签章章，作为为文件接接收的证证据。5.3.44 如果果分发的的文件是是更新版版本，分分发者应应按照原原分发范范围（即即原有的的“文件分分发名单单”）要求求文件的的接收人人出示失失效文件件，并盖盖作废章做作作废处理理或当场场销毁，分分发者在在“文件分分发记录录表”上签章章作已处处理失效效文件记记录，作作废文件件的原稿稿需保留留。5.4 受受控文件件的更改改：5.4.11 质质量手册册、程程序文件件及工作作文件需需更改时时，如涉涉及文件件内容的的更改，由由申请者
8、者填写“文件更更改申请请”表，经经管理者者代表审审核后经经董事长长总经理理批准，由由办公室室管理部部按照5.3节的的规定分分发至相相关单位位部门和个个人。如如果只是是错字或或字数的的删减等等的更改改，则可可由管理者者代表认认可后直直接在文文件上更更改(含原件件)，并在在更改处处签章。5.4.22 除非非有特别别指定，受受控文件件的更改改应由管管理者代代表审核核后经董董事长总总经理批批准。5.4.33 文件件内容做做小的改改动时，须须抽换更更改的那那一页次次及版本本页(首页)，其余余页次内内容不作作变更。5.4.44 更改版版本号整整数位或或更改页页码时，整整份文件件换为新新版。5.4.55 文
9、件版版本更改改准则A.文件的的首版，其其起始版版本号应应为1.0。B.凡是对对文件中中一般的的非原则则性差错错的更改改，每更更改一次次应顺次次提升版版本号小小数点后后面的一一位数，如如由1.0改为为1.11由1.22改为1.3等。C.凡是文文件更改改中涉及及系统的的主要内内容或需需要增、减减页次等等，应更更改版本本号整数数位，每每更改一一次顺次次提升整整数位11.2改改为2.0；2.44改为3.0等，每每次更改改后的新新版本号号的小数数位应从从X.00开始。D.表格的的版本、版版次的更更改与文文件相同同。 5.5 受受控文件件存档参照质量量记录控控制程序序（JS-QP44202200）执行。5
10、.6 受受控文件件控制：5.6.11 受控控文件统统一由办办公室管管理部分分发，其其他部门门未经授授权不得得分发。5.6.22 如确确因实际际需要增增发文件件，可以以向文件件批准者者申请：A.由批准准人直接接填写在在“文件分分发名单单”中，正正式拥有有受控文文件。B.要求一一份复制制版本，复复制版本本盖非受控控参考文文件章，以以不列入入更新控控制范围围。 5.7 质质量手册册和程程序文件件的制作作内容应应包含如如下几个个方面，工工作文件件可根据据实际需需要对以以下内容容做适当当的选择择：5.7.11 目的的:为了顺顺利执行行程序，先先必须清清晰地阐阐述编写写文件的的出发点点。5.7.22 范围
11、围:对文件件有影响响的组织织、功能能、条款款、范围围进行描描述。5.7.33 定义义:恰如其其分地解解释程序序中特定定的词、条条款或符符号。5.7.44 职责责:控制、权权力和确确保任务务执行的的责任。5.7.55 工作作程序:通过特特定的工工作顺序序来完成成特定的的工作内内容。5.7.66 参考考资料:确定与与程序有有联系的的特定的的文件、资资料。5.7.77 报告和和记录:列出与与程序有有关的所所有表单单或报告告。5.8 文文件制作作章节编编号及规规定:5.8.11 章节节编号规规定如下下:1.目的2.范围3.定义4.职责4.1 4.2 5.工作程程序5.1 5.2 5.2.22 A.B.
12、Ca.b.5.2.33 A5.3 6.参考资资料7.报告和和记录5.8.22.章节节编号以以不超过过四位数数为原则则，超过过时以AA,B,C.表示示，再次次以a,b,cc,.表示示。5.8.33.程序序文件参参考依“5.88.1.”节的项项目及顺顺序编写写，若没没有参考考资料或或流程图图时， 则在该该项目填填入“略”即可。5.9.要要求:以本规规范字体体(宋体标标小四号号字)为标准准参考字字体。5.10 文件编编写准则则5.10.1 质质量手册册 采采用68位编码码，其规规定如下下： - - AA. 为质量量手册的的别码泉泉州市坚坚实水泥泥制品有有限公司司的代码码； 为质量量手册的的别码； 为
13、质质量手册册的流流水号代代码。 如： JJS QQM - QM 01- 0100000 质质量手册册此四四码为000000流水号号 流水水号质质量手册册质量量手册泉州市坚实水泥制品有限公司5.10.2 程程序文件件 采采用88位编码码,其规定定如下： - - - - AA. 为文件件别代号号，QPP表示程程序文件件为泉州市市坚实水水泥制品品有限公公司的代代码“JS”；B. 为文件件别代号号，QPP表示程程序文件件；对应ISSO 990011：20000项项目(448)以48表表示。a.4 质质量管理理体系 b.5 管管理职责责 cc.6 资源管管理 dd.7 产品和和/或服服务实现现的过程程e.8 测测量、分分析与改改进 CC.为每大大项的分分项代号号，以119表表示，如如：对应应ISOO 90001：20000项目目(488)以48表表示。a.4 质质量管理理体系 b.5 管管理职责责 cc.6 资源管管理 dd.7 产品和和/或服服务实现现的过程程 ee.8 测量、分分析与改改进 a.4 质量管管理体系系 441 总总要求 D. 为每大大项的分分项代号号，以119表表示，如如： 422 文件件要求 a.4 质量管管理体系系 441
