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1、發 行 章列管文件文件/資料管理制度文件編號：管規009版 本：第2版發行日期：99年12月28日擬案單位：管理部文件修訂記錄序日 期修訂部門核准部門申請單編號備 註198年11月7日管理部總經理室無(尚無申請制度)299年12月28日管理部總經理室3456核 准審 核擬 案曾璟煜曾璟煜 傅殿偉 朱郁喬除本封面因管理之需要，得加蓋相關印章及相關人員之簽章外，任何人不得對文件之內容進行塗改或作記號，（如有修改之必要時，應按文件/資料管理制度之相關規定辦理之）。目 錄主旨3適用範圍3發行3修訂3文件/資料管理制度概述3文件/資料作業管理辦法4分類 4證件4文件4合同5技術資料5人事資料5電腦資料
2、5其它資料5編號說明6責權部門代碼6文件類別代碼6非質量體系文件編號方式7編號管理8保管權責9證件9文件9合同9技術資料9人事資料9外來文件9其它文檔9文件制作格式規定10文件制作格式10表單制作格式11記錄制作格式12文件作業程序12文件的制訂、修訂12審核、核准、分發12廢止、回收、銷毀13歸檔作業13借閱、補發14翻印15電腦作業管理辦法15網絡維護及相關規定15文件的變更16文件的備份16文件的刪除16載體及程式系統管理規定16附則17附件一：公司檔案管理人員組織圖17檔案文件資料管理制度文件類別 一般文件 密級 機密 極機密 版本：2 擬 稿 朱 郁 喬文件編號管規009發行日期99
3、年12月28日 共 頁 核 准 l 主 旨：為有系統的妥善管理本企業之各類檔案及相關資料(含各類文件)特制定本辦法執行之。l 適用范圍：凡本企業內之各類檔案、文件、資料，均適用本辦法l 發 行：本辦法經執行長核准後發佈實施。l 修 訂：本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強並呈總經理審核、執行長核准後修訂之。壹、文件資料管理制度概述一、 文件資料管制是指對企業內所有檔案、文件及資料（包括現行運轉文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調閱和銷毀等進行管理之工作二、 由各部門助理擔任日常檔案、文件及資料管理工作，在進行各項文管作業時，應遵循以下三個基本原則：(一).集中管理原則具體情
4、況包括：1.凡企業接收之外來函件、資料等，一律應由相關部門之文管人員負責接收、登記和分發處理，如文管人員不在時，應確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應及時指定人員代為辦理2.以本公司名義對外下發或上報之文件，應由承辦部門文管助理統一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經權限主管核準後發放，並將存檔文件、余件歸檔進行妥善保管3.企業接收的所有文件、資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管各業務職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於個人處(二).科學管理原則公司各類文件資料均應按檔案資料保管年限一覽表(附件二)之規定年限進行保存，以便為歸檔立卷創造條件(三).嚴格保密
5、原則凡公司員工因職務及工作之關係，於文件資料之制訂、審核、分發、傳閱、歸檔及銷毀等作業流程中涉及公司之機密均應負有保密責任(參考文件:人事行政管理規章關於員工對於本身職務所涉及之公司機密應負有保密責任之相關規定)貳、文件/資料作業管理辦法一、分類：(一)公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進行管理：1.證件：如公司營業執照、稅務登記證、IC卡，証件類均由總經理室列管之。2.文件 (包括如下)：第一階：手冊第二階：程序文件(1)ISO9002質量體系文件第三階：作業指導書第四階：表單/記錄填寫式表單/記錄註: 上述非質量體系文件中之“記錄”係指各類填
6、寫式表單經填寫內容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業(2)非質量體系文件非填寫式表單/記錄 管理辦法類文件各部門相關事務文件公司內部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外來文件社會機關、組織信函業主信函其它類合同小包合同業主合同3. 合 同註:各類合同之編號及管理，請另參閱合同管理辦法之說明4. 技術資料(1) 生產技術資料(2) 產品及程式設計技術資料(3) 儀器、設備相關資料(4) 工程設計技術資料(5) 內部基本建設資料5. 人事資料 : 如:人事資料表獎懲記錄、考勤表、員工考績表6. 電腦資料 :各類電腦檔案7. 其它資料如各類書刊、照片(二
7、)上述各類文件/資料依重要程度及保管方式又可分為：(1)一般文件(2)列管文件 密級文件 機密級文件 極機密級文件註: 1.列管文件係指涉及公司生產經營或內部管理運作方面機密或較為重要之各類文檔資料（如生產統計資料、規章制度、財務報表、研發資料等），對於列管文件之複印、修改或發放、借閱等，均須由權責部門進行管制之 2.合同及技術資料類、財務報表類文件一律列為列管文件 3.ISO9002質量體系范圍內之所有文件均為列管文件(三)上述各類文件/資料依存檔方式共分為:(1)書面資料(2)電腦檔案資料二、編號方式說明：1.編號第一位字符為該份文件/資料之權責部門代碼(部門代號說明如下)：(1) 董：董
8、事會；(2) 執：執行長室；(3) 總：總經理室；(4) 財：財務部；(5) 管：管理部；(6) 品：管理部品保課；(7) 生：管理部生管課；(8) 務：管理部總務課；(9) 採：管理部採購課；(10)人：管理部人事課；(11)資：資訊部；(12)業：業務部；(13)營：營服部；(14)工：工務部；(15)廠：廠務部；(16)捲：捲門部；2.編號第二位為文件/資料之類別指示碼(1)“証”指各類証件;(2)“表S”指各類制式填寫式表單;(3)“表P”指各類制式非填寫式表單(4)“質”指各類質量體系之文件(5)“外”指各類外來文件(政府機關之公函除外)(6)“政”指各類政府機關所發之公函(7)“公
9、”指各類公司內部所發之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“規”指各類規章、制度及管理辦法(9)“技”指各類技術資料(10)“事”指各部門承辦事務之相關文件(11)“人”指各類人事資料(12)“圖”指各類圖面資料(13)“書”指各類書刊3.編號代碼之第三位起因文件/資料之不同，共分為以下二種方式進行編號:(1)非質量體系之文件/資料:非質量體系之文件/資料之編號第三位起為該文件/資料之流水編號，以阿拉伯數字記錄，共為三位數(自001號開始，如編至999號則自動上升一碼為第1000號) 範例:管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下:100規管 流水編號 管理辦法類文件代碼 權責部門代碼 試實行階段中的文件/表單/資料，應於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為2碼。10管試規試實行階段中的規章制度類文件流水編號(第一份)試實行階段之代碼規章制度類文件代碼權責部門代碼(2).質量體系範圍內之文件/資料：編號之第三位代碼代表該文件/資料之質量文件級別，共分以4種:“1”為第一階質量文件代碼，即指品質手冊；“2”為第二階質量文件代碼，指各類程序文件；“3”為第三階質量文件代碼，指各類作業標準書、管理辦法；“4”為第四階質量文件代碼，指各類質量記錄表單； 文件編號第四位第六位為當前文件在ISO9002質量體系中所對應的要素編號，從
