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1、2023年地产公司档案管理制度(篇) 书目 正大房地产公司档案管理制度 河口房地产公司档案管理制度 一、总则 第一条依据档案法及其实施方法的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。 其次条归档的文件材料必需按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要根据本制度的规定,分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后刚好交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理
2、归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应刚好通知综合管理部档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参加办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 (一)公司工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。 (二)本公司召开会议,由
3、会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。 第七条各部门兼职文书的职责: (一)了解本部门的工作业务,驾驭本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 (二)仔细执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料刚好收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 (三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。 三、归档范围 第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的确定、决议、指示
4、、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 其它应当纳入档案管理的材料。 四、平常归档 第十九条各部门都要建立健全平常归
5、卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。 其次十条各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平常文件材料归卷运用的“案卷类目”的条款必需简明准确,并编上条款号。 其次十一条公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。 其次十二条专(兼)职文书人员应刚好将已归卷的文件材料,根据“案卷类目”条款,放入平常保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。 五、立卷(案卷质量要求) 其次十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员协作,档案室文书档案员负责组卷、编目。 其次十四条案卷质
6、量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 其次十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 其次十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数一般文电假如与绝密文电有亲密联系,也可伴同绝密文电立卷。 其次十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文
7、件放在会议开幕年,其他文件的立卷根据有关规定执行。 其次十八条卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 其次十九条卷内文件材料应按依次排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。 第三十条永久、长期的短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写字迹要工整。卷内书目放在卷首。 第三十一条有关卷内文件材料的状况说明,都应逐项填写在备考表内。若无状况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以
8、示负责。备考表应置卷尾。 第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清楚。 第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件书目)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 第三十五 房地产公司档案管理制度 一、基本要求 1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。 2
9、、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度安排、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、确定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。 3、对本公司规定的立卷归档材料,必需按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。 4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必需保证平安 二、归档时间和份数 对公司需归楼的文件必需当天整理归档,并注明份数做好记录。 三、查(借)阅 1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可干脆
10、向管理人员办理查阅手续; 2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续; 3、查阅档案时必需爱惜档案,保持整齐,严禁涂改,留意平安和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作须要必需摘录和复制,须经办公室主任批准。 房地产公司档案管理制度范本-2 房地产开发公司档案管理制度范本2 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、
11、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷
12、; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 某某地产公司档案管理制度 3、档案管理 3.1目的 明确公司档案管理原则,建立完善精确的档案系列,积累和储存珍贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策供应必要的资料服务。 3.2定义 档案是指公司在经营活动中形成的,具有
13、查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。 3.3原则 企业档案是企业不行缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,爱护企业的合法权益,具有法律凭证作用。依据本公司实际状况,公司的企业档案,根据集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要仔细做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、精确和平安。 a、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。:地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整
14、理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。 b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。 c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。 d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷书目。 3.4档案分类 通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。 依据公司目前和以后发展的业务状况,现将档案资料分为五大类。 a、文书类 b、财务类 c、工程施工类 d、物资类 e、地产类 3.5各档案分类如下 a、文书类 公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。 公司组织简洁、机构设置、启用印章之印模。 营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。 有关机构颁发的业务文件。 工作安排、总结、会议纪要、重要文件。 公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。 对外宣扬的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底
