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1、山东六和集团有限公司程序文件版本/更改：B/0受控状态：发 放 号：实施日期：编制： 审核： 批准：目 录序号文件名称文件编号页码1文件控制程序LH/CX0103-062记录控制程序LH/CX0207-083沟通LH/CX-0309-134基础设施控制程序LH/CX0414-175采购控制程序LH/CX0518-206原料饲养与回收控制程序LH/CX0621-227不合格品和潜在不安全品控制程序LH/CX0723-258监视和测量装置控制程序LH/CX0826-289产品撤回控制程序LH/CX0929-3110应急准备和响应控制程序LH/CX1032-3511食品安全验证控制程序LH/CX11
2、36-3812纠正/预防措施控制程序LH/CX1239-4113内部审核控制程序LH/CX1342-4414管理评审控制程序LH/CX1445-4715危害分析与HACCP计划建立控制程序LH/CX1548-5516确认、验证、验证结果的评级与分析控制程序LH/CX1656-6217产品防护和交付控制程序LH/CX1763-6518产品标识可追溯控制程序LH/CX1866-6719更新控制程序LH/CX1968-69- 36 -山东六和集团有限公司程序文件文件编号LH/CX01版本更改B/0版本状态受控文件名称文件控制程序1 目的 为对本公司质量、食品安全管理体系所涉及的文件进行有效管理，确保
3、现行使用文件为有效版本，防止误用失效文件，同时为FSM体系的有效运行提供依据，制定本程序。2 适用范围 本程序适用于本公司食品安全管理体系（FSM）所涉及的所有文件及其支持性文件的管理。3 职责31事业部总经理负责食品安全管理体系方针、目标文件、食品安全手册、程序文件的批准，分公司总经理负责前提方案、操作性前提方案、作业文件、HACCP计划、外来文件的批准；32食品安全小组组长负责组织编写和审核食品安全手册、程序文件，分公司食品安全小组副组长负责组织编写和审核前提方案、操作性前提方案、HACCP计划、作业文件；33各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编写，并负责本部门文件的存
4、档和管理；34品管部是文件的归口管理部门，具体负责各部门编制文件的汇总、审编、定稿，以及体系文件的标识、发放、回收、存档与管理。4工作程序4.1受控文件定义受控文件：指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有食品安全活动均以受控文件为依据，严禁使用非受控文件。42文件类型、编号和版本标识4.2.1食品安全管理体系由食品安全手册、程序文件、作业文件、食品安全体系文件（HACCP计划、PRP文件、OPRP文件）、外来文件和记录组成。编号规则如下：a）食品安全手册：集团代码/代号发布年号（生效日期） 如：LH/FSM2006（六和集团，食品安全手册，2006年发布实施）b）程序文件：集团代码/代号顺序
5、编号 如：LH/CX01（六和集团，程序文件，文件顺序编号01）c）作业文件：集团代码+工厂代码/代号顺序编号 如：LYLH/ZY01（六和集团临沂分公司，作业文件，文件顺序编号01）山东六和集团有限公司程序文件文件编号LH/CX01版本更改B/0版本状态受控文件名称文件控制程序d）HACCP体系文件：集团代码+工厂代码/代号发布年号（生效日期） 如：LHLY/HACCP2006（六和集团临沂分公司，HACCP计划，2006年发布实施） LHLY/PRP2006（六和集团临沂分公司，PRP文件，2006年发布实施）LHLY/OPRP2006（六和集团临沂分公司，OPRP文件，2006年发布实施
6、）e）外来文件：集团代码+工厂代码/代号处理代码 如： LHLY/WL01（六和集团临沂分公司，外来文件，接收处理编号01）f）记录的编号：集团代码+工厂代码/JL顺序编号 如： LHLY/JL02（六和集团临沂分公司，体系记录，顺序编号02）4.2.2文件版本与状态：体系文件应标明文件的现行使用版本、状态（受控状态、标识状态）。规则为：于文件的封面“版本/更改”处标明文件的现行版本和修订次数。文件正式发布实施时，版本以A为起始数，更改次数以0为起始。4.3文件受控状态4.3.1公司内部流通食品安全管理体系文件均为受控文件（原始批准备案文件、递交第三方外审文件除外）。受控文件于文件封面“受控类
7、别”处加盖受控章，并注明受控发放号，文件其他部分逐页加盖红色“有效版本”印章。4.3.2公司文件应建立受控食品安全体系文件清单，各部门编制本部门受控体系文件清单。4.4文件编制、审核和批准4.4.1、文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。4.4.2、FSM手册和程序文件由技术中心负责组织编制，食品安全小组组长负责审核，事业部总经理负责批准、发布。4.4.3、前提方案、操作性前提方案、HACCP计划、作业文件由分公司食品安全小组成员负责组织编制，食品安全小组副组长负责审核，分公司总经理负责批准、发布。4.4.4、各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编制，分管领导审核
8、，食品安全小组副组长批准、发布。4.4.5品管部是文件的归口管理部门，具体负责汇总、审编、定稿各部门编制的文件，以及体系文件的标识、发放与回收、存档与管理。4.5文件发放、保存和管理山东六和集团有限公司程序文件文件编号LH/CX01版本更改B/0版本状态受控文件名称文件控制程序4.5.1文件经事业部总经理批准正式发布后，原版批准文件由品管部负责保存，不得私自外借。4.5.2文件的发放范围由食品安全小组组长和食品安全小组副组长确定，品管部建立文件发放/回收记录，并在文件封面“受控类别”处加盖红色受控印章、添注发放受控号，逐页加盖红色“有效版本”，所领用的文件由各部门主管签收确认。4.5.3非本部
9、门人员借阅文件，征得食品安全小组副组长同意后，填写文件借阅登记表，由文件管理员负责借阅文件的追还工作。4.5.4受控体系文件清单应适时更新以反映实际。4.5.5文件应分门别类标识、便于识别和检索，文件管理员将文件保存于通风干燥、防蛀、安全的适宜地方（现场使用文件应置于现场），确保不受到损坏。4.5.6文件管理员应定期对体系文件的保管、使用状况进行检查，确保文件使用的有效性。4.5.7因破损或陈旧需要更换新的文件，原分发号不变，并收回旧文件，加盖蓝色“失效版本”印章。因丢失而补发的文件，应设立新的分发号，并注明原有分发号文件失效，由品管部负责文件发放手续的办理。4.6文件更改4.6.1文件更改由
10、文件更改申请人/部门填写文件更改申请单，履行原文件的审核、批准手续。4.6.2更改文件的标识：文件更改范围和程度较小，仅限于几行文件且涉及面较窄的，可采用换页方式更改，只更改文件状态，版本不变动；对多次更改或涉及范围较大时，应升级版本号，修订状况归0。4.6.3只需要修订的文件更改，由提出人/部门填写文件更改申请单，并将修改情况作描述。对需要换版的文件更改，执行4.4和4.5的规定，发放换版文件后应收回原文件，并在文件发放/回收记录中注明原文件回收情况。4.7文件回收、作废和销毁 当体系运行中发现文件不适用（文件修订、更新换版等）时，由品管部负责将相应的文件回收，在原文件发放/回收记录栏中注明
11、。回收的文件，需要作废的，由品管部填写文件销毁记录，经分公司总经理批准后集中销毁。体系文件换版时，保留一份作为历史资料，并逐页加盖蓝色“失效版本”印章。4.8外来文件4.8.1外来文件是指：国家法律、法规、行业标准、政府通知、总部指示、顾客提供的产品配方、山东六和集团有限公司程序文件文件编号LH/CX01版本更改B/0版本状态受控文件名称文件控制程序产品标准、生产工艺以及可能影响公司整体作业的文件。4.8.2外来文件由各职能部门识别、收集、获取，并作外来资料接收记录，统一交食品安全小组副组长处审核；经分公司总经理批准后，进行编号和受控标识，品管部根据部门工作需要进行分发，填写文件分发/回收记录
12、表。4.8.3外来文件应编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来文件”。4.8.4食品安全小组副组长和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行4.6规定，并更新受控文件清单。4.9文件使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都在内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。4.10 记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定
13、执行（如受控分发、修改等）。5 相关文件 记录控制程序6 相关记录 文件发放/回收记录 文件更改申请单 文件清单 文件销毁记录 记录清单 外来文件明细表 山东六和集团有限公司程序文件文件编号LH/CX02版本更改B/0版本状态受控文件名称记录控制程序1目的为确保对食品安全管理体系运行的有效性提供真实、准确的客观证据，制定执行体系记录的标识、收集、编目、查阅、归档和防护处理的控制程序。2 适用范围适用于与食品安全管理体系所有相关的记录管理控制。3 职责3.1食品安全小组副组长负责体系所有记录销毁的审核工作。3.2各部门负责本部门食品安全管理体系所涵盖记录的日常整理、收集工作。3.3品管部负责体系记录检查、督办和定期汇总、标识、保管工作。4 工作程序4.1记录定义记 录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限：所有的记录保存2年，超过保存期限，由品管部建立文件销毁记录，实施销毁。4.2记录格式和标识4.2.1各部门参与本部门体系记录的编制工作，记录的设计应符合体系文件要求。4.2.2记录格式的设计、更改，按文件控制程序中有关文件更改的规定执行。4.2.3记录编制完成，应报食品安全小组
