公司采购内控管理制度（十三页）

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1、本文格式为Word版，下载可任意编辑公司采购内控管理制度（十三页） 公司选购内控管理制度 1、 目的 为加强选购方案管理，规范选购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低选购成本，提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本，满意工公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各部门间的协作，特制定本制度。 2、 适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、帮助材料、生产用耗材等公司生产性物资选购过程，包括出口物资的选购。 3、 职责 3.1 总经理负责选购管理制度的审批。 3.2 选购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应力量应涵盖公司全部生产性物资需求；对供方在

2、制过程和生产进度掌握；对供方库存的核对与掌握；与供方的协调与沟通。 3.2 工程部和销售部负责供应具体的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给选购部。 3.3 销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4 财务部负责对选购物资预付款和货款的结算和给付。 4、 选购岗位职责 4.1 查找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2 与供货商洽谈,并支配工厂参观、建立供货商之数据。 4.3 要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4 猎取所需之物料。 4.5 查证购进物料之数量与质量。 4.6 建立选购业务进行顺遂所需要之

3、数据和合格供应商名录。 4.7 了解市场趋势,搜集市场供应与需求价格等适时数据加以成本分析。 4.8 呆料与废料之预防与处理。 5、 物资选购工作程序 5.1 选购工作流程图 . 销售部 工程部 选购部 财务部 选择供应商 . 填写请购单 审核请购单 出图纸参数 销售与客户沟通确认图纸 登录 合格供应商名录 注：工程部门提报的请购单，则由工程部 询价比价 直接提交选购部进入选购流程。 OK 发出订单 制程跟踪与反馈 不合格 库存的核对与处理 供应商交货 产品质量检验 报关出货 合格 拍照存档备查 结算货款 审核应付货款 5.2 新供应商开发评定工作流程图 如请购的项目在合格供应商名录中没有找到

4、合适的供方，需开发新供应商。新供应商开发评定工作流程如下图： . . 销售部 工程部 选购部 财务部 . 填写请购单 开发新供应商 审核请购单出图纸参数 销售与客户沟通确认 图纸 供应商评定 辅导 录入 合格供应商名录 YES N0 不合格 合格 淘汰 5.3 样品管制流程图 . 销售部 工程部 选购部 财务部 选择供应商 审核请购单 出图纸参数 填写请购单 与客户沟通确认图纸 样品制作跟踪 N0 不合格 顾客判定 样品检验 工程判定 合格 OK 顾客签评记录 样品保管与记录 6、请购及其规定 6.1请购的定义 请购是指某人或者某部门依据业务需要确定一种或几种物料，并根据规定的格式填写一份要求

5、获得这些物料的单子的整个过程。 6.2请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素： （1）请购的部门； （2）请购物品所属项目； （3）请购的用途； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格； （7）请购物品的样品、图纸或技术资料等； （8）请购的物品的需求时间； （9）请购如有特别需要请备注； （10）请购单填写人； （12）选购负责人； 6.3请购单及其提报规定 （1） 请购单应根据要素填写完整、清楚 ，由请购部门领导审核批准后提报工程部； （2）请购人应准时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能具体地供应给工程和选购部门； （3）工程部进行审核，如需要图纸，工程部要附

6、上审核后的图纸和请购单一起返给请购人； （4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给选购部门； （5）请购人在提报请购单后是应要求选购部请购单接收人签字回执； （6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。 （8）假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。 （9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报选购部。 6.4 公司物资请购单的提报部门 （1）公司经营生产的物资、劳务、固定资

7、产、工程及其他项目由工程部门提报； （2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。 6.5 请购单的接收及分发规定 6.5.1请购单的接收要点 （1）选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、清楚，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字； （2）接收请购单时应遵循无方案不选购，名称规格等不完整清楚不选购，图纸及技术资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则； （3）联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量； （4）对于不符合规定和已经撤销的请购物资应准时通知请购部门。 6.5.2请购单的分发规定 （1）对于请购单选购部应根据人员分工和

8、岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期； （4）重要的项目选购前应征求公司相关领导的看法。 6.6 选购周期的规定 （1）单次选购金额预算在 1 万元以下的零星选购项目或预算在1 万元以下可市区选购的物资及产品的选购周期不应超过 5 天； （2）单次选购金额预算在 1 万元以上的项目比价选购，选购周期不应超过 15 天 （3）按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产力量的前提下请购部门与选购部门共同制货日期； （4）新产品研发及样品选购部门应特殊留意沟通跟进确保生产进度和交期。 （5）请购部

9、门应根据上述条款中规定的时间提前提报请购单，选购部如未能按时完成选购任务 时应向公司领导说明缘由； （6）遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略； 7 供方开发和选择的规定 7.1 选购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过状况汇总认为可以进行合作，将供应商的状况登记到合格供方登记表中，交由工程部进行供应商资格评定。 7.2 工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。 7.3 工程部对评定合格的供应商要在合格供方登记表上签字确认，由选购部录入合格供应商名录与合格供方登记表一起存档。 8 样品管制的规定 8.1 选购部门要准时跟踪供应商

10、样品制作的过程，遇到问题要准时反应给销售和工程部门，避开因各方沟通不准时造成的样品生产错误。 8.2 选购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。 8.3 取得样品后选购部门要进行自检并在样品评测表签字确认， 再与样品实物一起提交给工程评测确认签字，最终交由销售和客户进行确认，由选购对本单进行存档备查。 9 询价及其规定 9.1 询价比价原则 除固定资产外单次选购金额在 1 万元以下项目可以自行选购；单次选购金额预算金额在 1 万元以上的全部项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商供应报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进

11、行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 9.2 低价搜寻原则： 选购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化选购。全部选购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价； 9.3 询价请应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请购产品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，快速由外行变为内行。遇到问题应准时的与请购部门沟通； 9.4 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类假如选购周期相差不多应集中打包选购；对于紧急请购项目应优先处理； 9.5对于请购部

12、门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推举选购替代品，但必需与请购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字； 9.6 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 9.7 比价选购所询问的单位均应具备肯定资质和实力，并能供应三证合一的资质证明具有供应或完成我公司所需物资和项目的力量； 9.8 比价选购应根据询价对比分析表的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行沟通，并存档备查； 9.9 在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。 10 比价、议价 10.1 对厂商的供应力量，交货时间及产品或服务质量进行确认； 10.2 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂

13、商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 10.3 收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报状况，设定议价目标价格； 10.4 重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 10.5 参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 10.6 廉洁原则： （1）自觉维护企业利益，努力提高选购物品质量，降低选购成本。 （2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 （3）严格按选购制度和程序办事，自觉接受监督。 （4）加强学习，广泛把握与选购业务相关的新材料、新工艺、新设 备及市场信息。 （

14、5）工作仔细认真，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 11 比价、议价结果汇总 11.1 比价、议价结果汇总应根据询价对比分析表的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，根据肯定挨次逐一审核； 11.2 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 11.3 供应商选择： （1）具有合法经营主体者。 （2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 （3）信誉良好者。 （4）客户认可的供应商。 12 合同的签订及其规定。 12. 1 合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律爱护。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的选购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 12.1.1 合同正文应包含的要素 （1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点； （2）选购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的部分； （3）包装要求； （4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明； （5）付款方式； （6）工期； （7）质量保证期； （8）质量要求及规范； （9）违约责任和解决纠纷的方法； （10）双方的公司信息； （