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1、案例一：4.3 财务处需求说明4.3.1 位置： 财务处位于黄石某厂行政大楼7楼4.3.2 财务处人员构成：岗位及工作职责人数总会计师、处长 1副处长 （兼会计报表）1出纳2应付、购料1成本1费用（制造、管理、其他仓库）1销售及往来1其他往来1固定资产、在建工程、料单核算1发票、报税、其他综合科目1福利1价格核算（兼生产成本核算）14.3.3 财务处信息化工作现状财务处现有华胜服务器一台，AST P75微机一台（老账务处理系统主机），华胜PC机5台（4台兼作老账务处理系统的终端机）。以上各机组成局域网。另有一台兼容机主要用来与总公司财务部和昆山分厂收发电子邮件、传递报表。一台开发票。99年综合
2、布线已在财务处设置4个信息点。目前财务处局域网没有与全厂网络连通。财务处是我厂计算机应用最早的部门之一。除工资管理应用计算机处理之外，90年代中采用总公司统一的账务处理系统。该账务处理系统采用UNIX操作系统，用多用户卡挂接字符终端。该系统存在2000年问题，在无新替代系统的情况下，2000年初由厂计算机中心自行解决了2000年问题，但由于主机运行多年，设备维护困难，99年12月总公司统一选定财务管理软件ForeSystem，由于该软件提供商本身原因，该软件存在的问题得不到解决，致使新的财务管理系统没有投入实际运行。针对老系统设备维护难的问题，计算机中心通过在微机安装仿真终端软件的办法，将字符
3、终端淘汰，用普通PC机替代终端机。但由于主机和系统软件超期服役，从系统安全角度考虑，迫切需要更换新的财务管理系统。企业在激烈的市场竞争环境下，要生存和发展，必须采用先进的管理技术和手段，以使企业的生产成本得到有效控制，资金得到充分利用，采用新的财务管理系统已是刻不容缓。（1） 财务处工作流程（2） 应收应收业务主要根据销售等部门的信息，处理产品销售等业务活动的产生的资金数据。具体账目在账务处理系统处理。本项属往来管理。（3）应付应付业务主要根据供应等部门的信息，处理原材料采购等业务活动的产生的资金数据。具体账目在账务处理系统处理。本项属往来管理。（4）资金收支资金收支业务主要处理银行、经销及各
4、有关部门的资金数据。具体账目在账务处理系统处理。本项属往来管理。（5）成本：我厂产品成本核算方法采用品种法和分批法。材料费用采用计划价和材料差价计算，工缴费用采取后期分摊。其作业流程如下：1 每月24日和28日，供应处将领料单按仓库分类上交财物处。2 对料单进行复核。3 将料单按车间分类，复核。4 按生产指令分类，计算指令材料总价。按指令做在制品成本单5 完成本月发生成本表（02表），本表对应具体生产指令。6 完成接转完工产品成本单（06表）和接转完工产品成本单汇总表（06表），本表对应具体产品。7 完成生产费用登记表（01表）（6）工资：工资是我厂应用计算机处理最早的系统。该系统由财务处和劳
5、资处共同应用，微机放置地点在计算机中心。（7）固定资产：99年起由财务处将此项工作用 EXCEL 辅助处理，以部分减轻计算工作量。内容包括：1 设备折旧2 房屋折旧3 建筑物折旧4.3.4 财务处对系统功能的需求4.3.4.1 账务处理账务子系统应包括建账、日常凭证处理、出纳管理、月末处理、查询、打印账薄以及账务管理在内的全程处理功能。账务子系统应具有多币种的处理能力，可以录入任何币种的凭证，并可以用任何币种为单位进行统计分析。账务子系统应能够支持多单位、多部门财务管理，允许用户自定义科目级别及各级科目代码位长度，允许用户自定义自动转账凭证、会计核算期等内容。l 可以由用户自定义科目级别，即定
6、义科目的级数和每级科目代码的长度。科目最多可以有12级，科目代码总长最大可达 12 位。l 定义科目代码、名称、科目类型（资产/负债/权益/成本/损益），是否现金银行账，是否往来账等。科目设立必须在科目级别设立完成之后才能进行。l 可以由用户自定义凭证类别。对每一凭证类别需定义类别代码和名称。每种类别的凭证号码在一个月内从1开始连续编号。l 会计核算期定义也就是定义财政日历。财政年度的起始日期和终止日期与每个年度内的会计核算期的数目及起止日期都由用户自行定义。l 定义哪些科目需要在期末自动按市场汇率调整余额。l 手工录入和维护凭证。可录入外币和数量凭证。凭证录入后自动检查借贷是否平衡，如果不平
7、衡自动给出错误信息。凭证录入完成后，自动打印凭证。l 由手工录入的凭证在审核以前可以修改，修改以后可以自动打印一张修改过的凭证。l 凭证审核需要审核两类凭证，一个是在账务系统内手工录入的凭证，另一类是由应收、应付及其它子系统生成的凭证。l 凭证审核通过后立即记入明细账和总账，并修改各科目的余额。当有外币发生时，将汇率和折合本位币金额同时记账。l 可以按凭证类别、凭证号汇总凭证，打印科目汇总表。也可同时打印凭证。l 定义凭证的类别、类型、摘要、生成周期等。同时定义凭证中各分录的摘要、科目（可以不是明细科目）、借贷标志以及金额的计算方法。l 自动转账凭证用于月底费用分配及预提、待摊类凭证等。这类凭
8、证在各月都有，且大致相同，定义后每月可自动生成，无需再手工录入。l 根据自定义的自动转账凭证，自动生成记账凭证。l 自动将自动调汇科目的余额按期末的市场汇率调整，并生成凭证。l 可根据金额、支票号自动对账，也可选出对账单和银行账中金额相等的记录由操作员手工勾对。对账完毕后，自动计算调节后企业、银行余额，并可打印银行对账调节表。4.3.4.2 报表处理报表处理子系统提供了在账务处理的基础上自定义生成各种的财务报表的自由报表功能。如资产负债表、损益表、现金流量表等，以解决不同需求不同格式的财务报表的问题。财务报表子系统可以直接从账务子系统中读取数据，并可完成表内和表间的数据运算。它还可以通过定义将
9、不同单位的账务数据合并生成报表。l 与账务处理系统联合使用时，可以生成各种财务报表；l 采用开放式的系统设计，用户可以自定义函数，从各种系统中取数，生成报表；l 报表接近EXCEL的操作风格及界面处理，易学易用；l 取用数据受管理权限控制；l 财会人员可以对多方位的财务核算数据进行分析控制；l 能灵活设置报表格式，定义报表公式，计算/查询/打印报表。4.3.4.3 财务核算l 物品财务类别代码、物品代码、往来户财务类别组、往来户财务核算信息、部门财务类别组、部门财务信息的处理及维护l 事务处理类型设置l 凭证模板设置 l 基础数据源维护l 公式取数方法定义l 凭证模板和标志、窗体、数据窗口对象
10、、控件、各种按钮的定义和维护l 材料差异率的计算方式确定及计算l 采购凭证、销售凭证、内部出入库凭证及其他子系统凭证生成、查询、打印4.3.4.4 应收管理应收账款子系统应直接由销售系统产生的发票和定金自动生成凭证，记入账务系统。客户来款时，可将来款在应收款间分配，冲抵客户应收款，并自动计算现金折扣，生成收款凭证。系统应能追踪客户的来款情况、拖欠款情况，及时地提供客户的信用信息，提供账龄分析和估算坏账损失的功能，能随时查询应收款有关的账务处理情况。l 发票本号/票号维护，发票录入、维护、确认l 销售发票、发货单过账、形成过账凭证l 回款登记维护、审核确认l 分摊到发货单l 应收款、来款的查询与
11、统计，自动冲抵应收账款l 办事处回款统计，办事处应收款统计l 发出产品账龄分析l 销售应收款账龄分析，应收账款结账处理l 发出商品明细分析表l 客户业务信誉评价4.3.4.5 应付管理应付账款子系统应提供发票录入、过账、付款计划、付款处理、账龄分析、暂停付款控制等功能。并可查询付款情况、暂停付款情况、账务处理情况等。应付账款子系统应与采购、库存、账务等子系统完全集成。 应付账款子系统应自动分摊发票费用和税金，自动计算采购成本，自动计算材料成本差异，自动生成应付款凭证，提供应付款账龄分析，支持多种付款方式和现金折扣类型，并根据折扣类型自动计算现金折扣。付款处理时可选择结清应付款，并自动生成凭证。
12、可提供自动限制向暂停付款发票付款的功能。l 按付款时间顺序生成付款计划。l 按付款日期计算现金折扣、应付金额，并根据资金状况选择付款。l 付款登记、审批、处理、过账及付款分配l 发票录入/修改/审核确认、发票金额分摊，包括数量、单价、金额以及费用、税金等。l 发票过账包括读入发票以及发票所对应的收货单的实收数量，计算出实收成本和采购材料成本差异。修改库存金额，并生成凭证。l 选择应付款作付款处理，可根据付款日期自动计算现金折扣。对全部付款的应付款作结清处理，并生成付款凭证。l 按用户定义的账龄周期统计所有应付款的金额。l 到月底如果材料已验收入库，而未收到发票账单，可按计划成本（或合同价格，预
13、算价格）将材料暂估入账。首先选择需暂估入账的收货单，然后制作凭证。l 定义常用应付款的金额、过账日期、次数、会计分录等凭证信息。过账时自动生成凭证4.3.4.6 固定资产固定资产管理子系统帮助企业对固定资产进行管理，充分发挥资产的效能，最大限度的减少资金占用，保证企业生产经营活动的顺利进行。固定资产管理子系统对固定资产卡片、台账进行全面管理；对固定资产变动历史进行跟踪；能够按多种方法准确计算固定资产的折旧；能够对固定资产的租入和租出进行系统的管理；自动计算固定资产租金，安排租金收付计划，记录租金的收付情况，并可对付出租金作预提和待摊处理。本系统应与账务系统集成，自动生成有关的记账凭证。l 适应
14、于企业进行固定资产的核算及管理；l 包括资产卡片定义、资产项目定义、资产的增加、减少、变卖、清理等、资产评估、资产原值重置、大修理、资产内部调拨、自动形成记账凭证等；l 可进行各种资产数据的查询统计与分析，资产变动情况查询、资产明细账等；l 各种单据查询，可以按资产的占用、状态、类别、来源、用途、价值进行归类分析；l 固定资产报表分类汇总查询、统计等。4.3.4.7 成本管理 l 分类管理。对成本中心分基本生产、辅助生产属性；对成本项目按照成本项目类别进行自定义分类管理；对成本对象提供成本对象的分类管理；l 辅助费用分配。输入费用，消耗，提供多种辅助费用的分配方式；l 实际成本核算。实际成本核算是成本管理的基础，只有运用实际成本，才能预测出比较准确的数据。实际成本核算的计算，应直接从业务系统取数，例如库存、存货及黄石纺机现有系统等；l 成本核算对象应包括按生产指令、产品、部件、结合件甚至零件，核算过程应简单、实用；l 成本预测。提供加权平均、线性回归、降低率等预测模型；能根据产品的结构、工艺，结合各种定额，模拟出新产品的成本。成本可细化到工序，成本明细可由用户自定义，同时，可将成本按产品结构展开。通过该功能，为用户的新产品研制、工艺及技术改造提供了方便，降低了投入和浪费。为产品销售部门的产品报价提供参考。l 成本分析。利用系统功能或系统提供的工具，提供多角度的成本分析；
