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1、项目管理中文件控制体系的建立和运作随着集团公司业务扩张，核电检维修、仓管项目项目承包工程越来越多。工程项目的管理理念和执行模式也将日益受到重视，通过今年公司几次资质评审，发现文件（文控）工作已成为集团公司对外宣传扩大社会影响力很主要的一个环节。实际的工作中也可避免新项目开工后，后续文件跟进不及时管理思路不清晰，工作开展缓慢。行政管理部门责任不清、相互推诿、不作为现象。导致此类问题的发生，最主要的原因就是我们没有一套完整严谨的文件管理制度。没有依据和标准。因此，建立一整套文控管理体系，培养一支专业化的文控队伍是有深渊意义的。之前我查阅了很多有关项目管理的一些文章，学习里面给我有所启迪和帮助的东西
2、强化自己。对如何将文件管理进行动态的、全过程的、信息化管理提出一点想法和建议不足之处请及时批评指教。一、提高专业化文控管理体系的意识1. 文件管理理念任何一个项目组建初期管理文件是整个项目的机构大框架。工程项目在现场执行过程中，管理文件会明确项目各参与方的责任，维护项目各参与方的利益，怎样来保证项目上正常工期和工作进程推进、信息传递、环境安全、质量控制呢?最有效、最直观的办法就是通过“文件”。只有“文件”才能约束我们的不自律，加强我们的责任和担当。任何事情都要求有文字记载。针对于项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格
3、的文件控制程序，文件编号混乱，无文件记录往来文件无法有效识别并及时接收、发送，设计、检修内容随意变更这个项目将丧失执行能力、控制能力。因此，上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必须重视文件控制工作，树立“文件是金”的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。贯彻项目执行全过程完整、及时、准确的文控责任意识：我们公司在核电厂工作多年的老员工都有这样的感受：“有章可循、有据可查”文件是现场安装施工、检修唯一的指导性文件。从核电厂先进的项目管理理念及方法，我们可以看到，文件管理不能单单只做表面文章，应付检查和审核，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目安装、
4、检修、仓储、（大修）经验数据。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识在项目成立之初，建立项目文件管理台账，确保所有项目内、外正式文件均通过文控中心进行控制、管理。结合项目的特点编制并发布文件控制程序（项目物品、备件验收发放制度、维修实施大纲、工器具台账、检修记录等）、内部协调程序（任务单、工作令等）、外部协调程序、（合同履约情况分析表及项目竣工验收单、焊接/连接检测报告、整改通知单（甲方）、整改回复等）用这些程序文件来控制项目所产生的文件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类并逐一控制、存档保留，自项目立项起至最终全部文件验收、存档，真正做到统一、完整管理;文控全过程的及时意识在管理
5、程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果，均能脉络清晰地传输，提高效率。以便及时地将文件发送到公司文档室入库统一文档编码，以保障公司项目承包信息收集，资源调配后勤保障提供有价值的数据分析，利于年度各评审机构的检查和评审，完善公司管理。项目上文控全过程的准确意识文件控制程序、文件编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性的前提条件。在文件控制程序中，按公司及项目要求明确文件正常传递的相关审批、发布流程并对此进行严格控制，通过质保工程师参照文件编号系统将项目所产生的所有正式文件进行编号管理，并按照版次规定中的要求进
6、行文件版次描述，用编号及版次的唯一性准确地控制项目文件。2. 文件管理的制度建设由于工程管理方面的的一些文件本部门和我并不专业，它的标准规范、规章制度、操作手册都是一片空白。所以我们要结合现场与甲方合作的时候，要认真吸取他们的经验和作法，结合实际，逐渐形成集团公司自己的文控制度。这包括：企业标准字体、企业标准色、企业标准PPT模板、企业标准稿纸、企业标准标识（图标）、标准规范建设编制体系文件、作业文件;规章制度建设 “文件控制人员等级标准”、“文件控制人员任职条件”、“文件控制人员考核办法”、“文件控制人员配备原则及管理办法”，形成包括人员任用、人员配备、人员提升、人员考核的一整套规章制度;操
7、作手册建设集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、例如：仓储项目、工器具项目上的一些工作，可以标准规范中的内容编制成操作手册，方便现场工作人员快速学习和掌握，如“叉车操作手册”、“工具摆放、保养操作手册”、“现场文件管理手册”、“油品安全管理手册”等项目管理措施和方法。提高现场一线员工的技能水平。3.文控体系的组织建设管理员的培养：项目上正式启动时文件管理员由项目上选有责任心的员工担任，并要推行一带一乘法式培养管理员，以便提供后续管理员来源保证。 项目上要实行每月工作文件归档控制：为强化文控体系的组织建设，保证文控体系的正常运行，工程管理部要统一管理项目全部介质的文件、资料，
8、保证项目文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，将项目上当月产生的管理文件收集整理汇编存档。这样将大大的提高了项目文件、资料的利用效率，同时保证了项目文件的完整和安全。工程管理部项目管理文件也为进一步推行工程项目文档存档提供了先决条件。二、打造职业化的文控队伍，提升项目文件控制质量1. 设立“文件管理”岗位（适当性地补贴）为加强文件控制岗位的专业化建设、专业技术发展，同时根据文件管理人员的工作性质、工作内容和文件管理人员在项目中所起到的重要作用，设立“文件管理”岗位，为满足文件控制专业的发展，要同时制定 “文件管理人员责任”、“文件管理人员任职条件”、“文件控制人员考核办法”等相关一系列的规章制
9、度。体验出公司对文件管理工作的重视程度和对员工人文关怀。2. 打造以专业负责人为主的骨干队伍重视骨干的培养，充分发挥骨干对整个项目文件管理的带动作用，以专业项目承包商的姿态展现各核电业主方。一是多与业主方沟通交流、互相学习搭建平台，促进经验的交流、思路的开拓，发现问题的及时解决（例如：一些项目整改方案、不符合项纠正等）;二是苦练内功，找出自己项目上文件管理的不足，培养专业负责人的组织管理能力，以及专业问题的解决能力;三是集团公司工程管理部针对项目文件控制中的“疑难杂症”，动态地提供技术支持，既解决了项目文件控制上的问题，也作为培训的一种形势，提高被辅导项目文控人员的专业技能。3. 全方位培训为
10、加大专业队伍建设力度，培养高素质的文控、档案专业人员，要对不同类型的员工组织全方位、多层次的培训。对新进员工，组织学习公司基本规章制度、文控档案管理基础知识等;对经验欠缺的年青员工，定期有针对性地组织工作流程和规范、工作手册、体系文件等细化的专业培训;组织学习交流管理理念、管理方法。4.搭建知识共享平台搭建一个集团公司文件管理共享平台，（在平台上发表一篇管理文件、整改方案、）实现自我教育、相互教育和被动教育相结合。一是将文控、档案工作各部门共享，将规章制度、标准规范、体系文件、工作经验、心得体会都放在公司共享系统里;二是如果条件允许的情况下创办电子杂志，主要登载员工撰写的专业性文章和研讨类文章
11、，旨在创造学术氛围，提供技术进步的渠道;三是大力提倡员工积极撰写专业技能心得，养成认真总结，及时反思的习惯。5. 公司倡导推行文件控制PDCA管理模式 PDCA管理方法计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、总结(Action)是各种管理的基本法则。不管是商务、人事、财务、质保、工程管理或其他一切与管理有关的工作都可以采用PDCA管理办法，做到有计划、有实施、有检查、有总结。当实行PDCA管理方法时如能结合当今流行的“5W1H效果会更好。这里的“5W1H“指的是: 5W: Who-一(由谁去做?) When-一(什么时候去做，什么时候做完?) Where-(在哪里做?) What-
12、一(做什么?) Why-一(为什么要去做?) 1H: How-(怎么去做?)。三、动态控制，信息化运作在项目实际执行过程中，不是只管理一个阶段、一个版次的文件，而是全阶段、全过程的动态控制，以保证在项目执行的全过程中随时查询、检索所需的文件、资料，满足以后集团公司更大项目对文件、资料的需求。例如在与中核工程公司承包项目过程中，我们就采用核电厂的安装、调试、检修管理模式和理念，例如生产早会记录、巡检记录、不符合项实施记录、日工作安排、月工作量、安全月报、备品备件采购记录等等，首先在项目运作过程中最大限度的保证了项目文件完整性，同时由于兼职人员集中收集保存，以保证公司项目承包项目数据收集件这一宝贵
13、财富的存档;在项目管理文件台账中找出了该项目超合同范围的依据（配合工作联系单、协助配合单），为以后完善商务投标规避利润损失提供了可靠的依据。以及后来中核工程公司回访检查时，公司将完整的项目调试、检修管理文件全部送呈中核工程公司审核。并得到了中核工程公司各领导和专家的一致好评。其实我们只是做了一点点只是在摸索和探索。按照项目特点搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度的提高了文件查找的准确性，使工程管理部可以及时、准确的查找到所需的文件，得到需要的管理数据，大大地降低了不必要的、重复的、临时凑编漏编的可能性，也便于实现项目文件的全过程追踪及查询。合理高效地让项目正常运行和良好的发展，将集团公
14、司高效的管理业绩展现给核电领域中各方，提升集团公司对外影响力。动态控制、信息化运作的具体做法包括1. 项目初始阶段及早着手文控体系的策划在项目合同谈判阶段及项目执行的初期阶段，文控专业人员就介入到合同相关条款的确定以及文控体系的策划工作中。这里有两项重点工作：首先，将文件控制的具体内容、要求纳入合同，从而获得法律保障例如：项目实际工作超出合同范围，甲方合同里工作任务笼统的概括使项目上在实际操作中公司利益受到损失。文控部分（现场实际产生的超出合同范围的工作）的参与商讨以及合同中文控章节的拟定。通过合同的确立，有利于明确业主、合作方及承包商对文件的要求，既能在法律上寻求保障，也使商务合同工作的开展
15、有章可循。 采集项目相关信息，确保预估偏差最小化文控人员认真阅读标准规范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，了解项目总工作目标及区域划分，从而明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源、规格等。同时根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文件控制收集评估，尽可能准确估算出项目人员、工具、后勤、工器具、交通的配置。2.项目实施阶段贯串动态控制和信息化管理。项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件，其中以外部文件、设计文件和厂商文件为主。对项目的诸多文件在接受、整理分发、存储的过程中进行动态控制。所有的外部文件均放于项目文控中心，文件管理方面
16、，工程项目文件必须保存每个阶段的全部版次文件，以保证工程项目文件的完整性;厂商文件管理方面，在遵循文件管理过程化控制的原则下，记录并保存厂商文件管理的流通痕迹，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现文件动态信息化控制。总的来讲，公司的文件管理工作还是一个具有很大发展空间的领域，需要所有部门和文件管理工作的同仁在学习和实践中积累和推进。当公司的文件都“活”起来，各就各位，发挥作用，指导未来时，大家会发现，文件管理工作对提高各各领域实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的作用并不亚于其它资源的作用。好的文件工作最终会使人们参与的各个领域得到更多的认可，成就更多的价值。以上只是本人各人的对文件管理的一些较肤浅的看法，由于本人水平有限，文中不免有不当之处，请阅后予以批评指正。
