公司合同管理制度范本

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1、公司合同管理制度范本一、总则为提高企业合同管理水平,争创A (AA)级“重合同守信用企 业,特制定合同管理制度。二、合同管理机构及法律法规学习制度。企业设立合同管理机构,由XX为分管负责人,组成人员有XX、 XX等人。1. 合同管理机构的职能。(1) 宣传合同法律法规,培训合同管理人员和业务人员,依法 保护本企业的合法权益。(2) 制定企业信用政策、信用管理制度,组织实施信用管理工 作的考核。(3) 对客户进行资信调查,建立客户信用档案,定期对客户的 信用状况统计分析。(4) 客户授信管理：进行客户信用审批、跟踪客户,定期对客 户的信用状况统计分析。(5) 应收账款管理；控制应收账款平均持有水

2、平,日常监督应 收账款的账龄,随时将潜在的不良账款进行技术处理,防范逾期应收 账款的发生。(6) 商账处理：建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队 伍,及时制订对逾期应收账款处理的方案,并组织有效的追账。(7) 利用征信数据库资源,帮助销售部门开拓市场。2. 信用管理人员岗位责任制度。(1) 法定代表人的主要职责。加强信用管理工作,支持合同管理机构开展工作,解决信用管理 工作中的重大问题；授权委托合同承办人员对外签订合同；对企业合 同承办人员进行考核、奖惩；定期了解合同的签订、履行情况。(2) 合同管理领导小组负责人的主要职责。组织合同法律法规的宣传、培训,组织信用管理研讨过会、案例 评析会

3、;制定企业信用政策、信用管理制度,组织实施信用管理工作 的考核;统一办理授权委托书,严格管理企业合同专用章的使用；制止 企业或个人利用合同进行违法活动；日常监督分析应收账款的账龄, 防范逾期应收账款的发生;建立标准的催账程序；汇总、分析客户信用 数据,向有关部门提供咨询服务;协调与供销、财务、技术等部门的 关系。(3) 合同管理员的主要职责。协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。 审查合同,防止不完善或不合法的合同出现,保管好合同专用章。检 查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。 登记合同台账,做好合同统计、归档工作,汇总合同签订、履行以及 合同纠纷处理

4、情况。发现不符合法律规定的合同行为,及时向合同管 理机构负责人报告。参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。定 期向合同管理负责人汇报信用管理情况。负责客户档案管理与服务。参与商账追收。配合有关部门共同搞好信用管理工作。(4) 供销部门的主要职责。依法签订、变更、解除本部门的合同。严格审查本部门所签订的 合同,重大合同提交有关方面会审。对所签合同,认真执行,并定期 自查合同履行情况。在合同履行过程中,加强与其他各有关部门联系, 发生问题应及时向合同管理机构合同管理员通报。本部门合同的登记、 统计、归档工作。参加本部门合同纠纷的处理。配合企业合同管理机 构做好合同管理工作。(5) 财务、技术部门

5、的主要职责。加强与供销等有关部门的联系。及时通报合同履行中的应收应付 情况。做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议。 解决合同履行中存在的有关技术方面的问题。依法签订、变更、解决 技术合同。本部门合同的登记、统计和归档工作。配合企业合同管理 机构做好合同管理工作。3. 法律法规学习制度。(1) 定期组织企业中层以上人员进行合同法律法规学习,每季 度学习计划不少于一次,时间不少于2个小时。并结合党委、政府 中心工作安排学习内容。(2) 企业负责人、各部门负责人要带头参加法律法规学习。合 同专兼职管理人员需经过合同法规培训和考核,取得合格证书。(3) 分管合同工作的负责人和合同管理

6、有关人员要定期组织活 动,结合工作中碰到的实际问题,学习新法规,解决新问题。三、“法人委托书及合同专用章管理制度1. “法人委托书申领的程序。(1) 凡申请持证者,先由申请部门向合同管理机构提出申请。(2) 合同管理机构组织申请者参加工商部门举办的合同法规培 训班。(3) 考试合格后,申请部门按合同管理机构要求填写“法人委 托书申请审批表,并对其工作业绩进行考核审查,再经企业人事部 门和合同管理机构审核后报企业法定代表人批准,签章颁发授权证书。2. “法人委托书的管理。(1) 合同管理机构负责“法人委托书的申请审核、证件办理, 变更、注销登记和监督检查等管理工作。(2) “法人委托书,采用由工

7、商部门统一印制的“法人委托书 文本,在有效期限内可连续使用,但有效期限最长不得超过两年。(3) 因特殊情况需要对外签约者,由所在部门向合同管理机构 提出申请,经法定代表人批准,可办理一事一委托的临时“法人委托 证明；未取得“法人委托书及“法人委托证明的其他人员一律 不得对外签订合同。(4) 凡持有“法人委托书对外签订合同者,必须严格遵守企 业制定的合同管理规定,做好合同台账记录。(5) 持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合 同,如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷,其经济及法律责任应 由持证人承担。3. 合同专用章管理制度。签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上

8、 加盖合同专用章。(1) 各有关部门的合同专用章由合同管理机构统一归口管理。 合同管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放 和监督检查等管理工作。(2) 合同专用章的刻制由合同管理机构负责。任何部门不得擅 自刻制合同专用章,凡需刻制合同专用章的部门。必须由申请部门提 出书面电请报告,并由主管领导审批签字,同时按工作的实际需要和 用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图,交合同管理机构 审查后统一办理。(3) 凡持有合同专用章的部门,应做到合法使用、专人保管。 如遇工作需要,需携带外出,应事先办理借用手续,用后立即归还。(4) 合同专用章不得代用,混用。(5) 凡遇合同专用章

9、遗失,应立即向本部门领导报告,并将本 部门批示意见送合同管理机构备案,在当地市级报纸上刊登遗失声明, 办理相关证明材料。(6) 凡遇合同专用章变更,需重新刻制,其申请程序与手续与 新申请相同,原合同专用章交还合同管理机构统一处理。四、合同评审管理制度合同签订前实行评审制度。合同评审机构设在合同管理机构内部, 评审人员由合同管理机构分管领导、合同管理机构负责人、合同管理员、合同承办人、供销、财务部门负责组成。1. 合同评审程序。合同承办人将合同草本及相关资料交合同管理员初审；合同管理 员填写合同评审表中初审记录交合同管理机构负责人审批,签署审批 意见;特殊合同(投资、联营合同、涉外合同)、重大合

10、同(订立价款 在万元以上的合同),由合同管理机构负责人组织有关部门进行会审, 合同管理员汇总各部门会审意见后交合同管理机构负责人签署意见, 并报主管领导批准实施;合同管理员将合同评审表归入该合同档案。2, 评审内容。(1) 严格审查对方当事人的主体资格。(2) 严格审查代理人的代理身份和代理资格。(3) 严格审查对方当事人的履约能力。(4) 仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签 发部门进行验证或进行实地考察,以防对方当事人伪造或变造证明材 料。五、合同签订、履行、变更制度1. 合同签订管理。(1) 合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理 资格、履约能力及合同可行性进行

11、审查,并收集整理相关资料,以备 合同评审机构进行评审。(2) 订立合同的主体,必须是法人或者是取得营业执照的非法 人经济组织。(3) 对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理 人进行。未经授权,任何人不得对外签订合同。(4) 除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本国家 或省已经发布示范文本的,应当采用合同示范文本。各部门所需的合 同文本由合同管理员统一购买或定制。(5) 合同的内容。 当事人的名称、住所；合同抬头、落款、公章以及对方当事人 提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细 约定规格、型号、商标、产地、等

12、级等内容;服务合同应约定详细的 服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的 附件。 数量；合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数 量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电 报、传真、送货单、发票等)。 质量：有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采 用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要 求(标准已涵盖的除外)；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样 品存放地点。 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的 应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转账支票、汇票(电汇、 票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予

13、以明确；价款或报酬的支付 期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 履行期限、地点和方式。履行期限应具体明确,无法约定具体时间的,应在合同中约定履 行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合 同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名 的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手 续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。(6) 各部门的合同都应按统一规则编号。(7) 合同及其有关的书面材料,应当语言规范、字迹清晰、条 款完整、内容具体、用语准确。(8) 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有 把握的合同,应

14、当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金 等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人,必须是法律许可 的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事 人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审 查。(9) 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。(10) 签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合 同文本上加盖合同专用章。(11) 合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门 备案,作为财务部门收付款物的依据。2. 合同履约管理。(1) 法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和 人员具体负责其订立合同的履行。(2) 在履行

15、合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人 的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必 要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履 约能力。(3) 接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度 的标的应在法定期限内及时提出书面异议。(4) 合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合 同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权 限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。(5) 凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录 都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关 收付凭证外,还要做好履约记录。(6) 合同管

16、理员负责监督检查合同履行情况,按时间顺序及时 建立合同签订与履行情况台账。3. 合同的变更和解除。(1) 合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同评审机 构审核,批准后,尽快与对方签订变更或解除协议。(2) 我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时, 应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积 极采取补救措施,减少损失。（3）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人 应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履 行合同的有关证据,及时向合同管理机构报告。（4）我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通 知对方当事人,说明变更或解除