文件管理程序(DOC 6页)

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1、文件管理程程序文件编号版 本本生效日期页 次次第1页 共共6页制定单位制 定定审 查查批 准修 订 记 录NO章节号修 订 摘 要修订人1.目的 为确保保本公司司质量文文件的一一致性、正正确性、有有效性、适适用性，确确保质量量制度之之相关单单位(人人员)持持有最新新之文件件，以及及防止不不适当的的文件被被误用。2.适用范范围 凡本公公司与质质量管理理体系相相关之内内部(质质量手册册、程序序文件、作作业指导导书等)及外来来文件(相关标标准或其其它与质质量活动动相关之之文件均均属之)。3.职责 3.11本程序序由ISSO办公公室制定定，管理理者代表表审查，总总经理批批准，相相关人员员配合执执行。

2、3.22文件的的制定：由部门门(各部部门之最最高负责责人)制制定或专专人制定定。 3.33文件的的审查：质量手手册、程程序文件件、三级级文件由由管理者者代表审审核。 3.44文件的的批准： 33.4.1质量量手册、程程序文件件由本公公司总经经理批准准。 33.4.2三级级文件(作业指指导书即即操作规规范、检检验规范范等)，由由管理者者代表批批准。4.定义 4.1 质量手手册：有有关本公公司经营营组织与与各机能能之概括括性、 原则性性之摘要要说明。 4.2程程序文件件：有关关事务之之处理方方法、手手段、顺顺序等之之说明，如如采购管管理程序序。4.3作业业指导书书：为执执行质量量要求， 在技术术上

3、所规规定之具具体方法法、手段段与判定定要领，如如作业指指导书等等。 5.作业内内容 5.1文文件的分分类与编编号： 5.11.1本本公司质质量体系系文件从从内容上上分为四四级：即即一级为为质量手手册；二二级为程程序文件件；三级级为作业业指导书书等；四四级为记记录、外外来文件件等。 5.11.2文文件编号号： 5.1.22.1质质量手册册的编号号为QMM01，其其各代号号是指：“QM”为手册册文件；“01”代表文文件序号号。 5.1.22.2程程序文件件的编号号为QPP，其其各代号号是指： “QP”代表二二级质量量文件；其“”代代表文件件序号。 5.1.22.3三三级文件件的编号号为WII，其其

4、各代号号是指：“WI”代表三三级质量量文件；其“”代代表文件件序号。 5.1.22.4 外外来文件件的编号号为WLL-，其其各代号号是指：“WL”代表外外来文件件，其前前八个代表外外来文件件接收的的年月日日，其后后的四个个代表文文件序号号，最后后的两个个代表外外来文件件版本，该该文件需需登录于于“文件总总览表”并注明明“外来文文件”字样（备备注：该该种序号号可根据据需要升升为更多多位）。 5.1.2.5各种种表单的的编号原原则：文文件编号号加序号号加版次次。 5.2文文件的制制定、审审查、批批准及分分发层次次：文件名称制 定审 查批 准分发单位质量手册ISO办公公室管理者代表表总经理各部门负责

5、责人程序文件各负责人管理者代表表总经理各相关负责责人三级文件单位负责人人管理者代表表管理者代表表/总经经理各相关场所所备 注程序文件以以下文件件的制定定，可由由各指定定的人员员。5.3文件件的制定定格式：5.3.11一、二二级文件件的制定定格式（见见如下）：1. 目的：说明明制定该该文件之之用意。2. 适用范围：说明该该文件适适用工作作范围。3. 职责：说明明该文件件的制定定与执行行相关单单位。4. 定义：说明明该文件件之专有有名词在在文件中中之特有有意义(质量手手册不需需该项)。5. 作业内容：说明该该文件之之责任参参与作业业之人员员，以及及工作范范围步骤骤，其中中内容详详细说明明，有流流程

6、图则则依流程程图说明明（质量量手册的的该项为为4.）。6. 附件：说明明该文件件所派生生的表单单格式或或流程图图等(质质量手册册不需该该项）。7. 参考文件：指明制制定该文文件所参参考之相相关文件件(质量量手册的的该项为为5.)。 5.3.22一、二二级文件件的封面面格式、内内页格式式见附件件。 5.3.33三级文文件的内内容格式式及封面面内页格格式不做做具体规规定。 5.4文文件的制制定： 5.4.11各部门门依质量量体系作作业需要要制定草草案，经经相关权权责人审审查，相相关权责责 人批准准，由文文控人员员作打印印和发行行。 5.4.22文件制制定的格格式依55.3进进行作业业。 5.5 文

7、件的的修订，各各部门依依质量管管理体系系作业需需要，由由原制定定单位人人员填写写“文 件变更更申请表表”说明原原因及变变更内容容后，由由相关权权责人审审查、批批准，将将“文 件变更更申请表表”交至文文控人员员，文控人人员将原原文件作作文件修修订并于于修订记记 录中作作登记。5.5.11外来文文件的变变更由相相关权责责人直接接在原文文件上上上注明“作废”字样，必必 要时以以相应的的“内部联联络单”通知原原件作废废及执行行的新件件的编号号。5.6文件件的分发发与销毁毁： 5.66.1文文件的分分发统一一由文控控影印分分发，文文件的分分发需加加盖“受控文文件”章， 受受控文件件的发放放统一由由文控负

8、负责，接接收方在在“文件分分发控制制表”上签名名 确确认。 5.6.22文控需需将变更更后的文文件除保保留原稿稿作参考考外（需需在原稿稿上盖“文件作作废”章以做做识别，保保存期限限视实际际需要而而定），其其它作销销毁处理理（如作作废文件件用于再再生纸，每每一页须须盖上“文件作作废”章或写写上“作废”字样或或者打叉叉）。 5.66.3由由文控视视文件的的相关与与否，确确定文件件的分发发范围和和对象。 5.66.4文文控负责责文件的的发放和和回收、变变更以及及原件等等记录的的保存。5.7文件件的版本本、版次次、变更更、编号号与作废废： 5.77.1新新制定的的文件由由各部门门制定，由由文控打打印交

9、相相关权责责人审查查、批准准即可。 5.77.2如如因作业业改变或或业务需需要，需需变更文文件及编编号。5.7.22.1小小变更：如文件件需要局局部修改改，但不不影响其其文件主主内容，由由提出人人 员用用“文件变变更申请请表”的方式式写明需需修订内内容交文文控作文文件修改改； 修改改原文件件的封面面版本不不变，该该修改只只在相应应的需修修改页的的版次做做 升次次即可（如如“A0”变更为为“A1”； 该该变更只只在内页页换页，“A9” 后若若再变更更则变更更升为大大变更，此此大变更更便升级级为B00，依次次类推。 5.7.22.2大变变更：文文件内容容的修改改改变了了原内容容主题或或小变更更在一

10、页页有五 章节以以上或小小变更涉涉及有两两页以上上时，需需作直接接大变更更处理；需 更改文文件版本本号须在在文件封封面修改改版本号号(如“A”版本大大变更 后变成成“B”版本，依依次类推推)；备备注：单单页文件件可以只只有版本本不 设版次次。 5.7.33.3文文件在变变更时，由由提出人人员填写写“文件变变更申请请表”说明原原因及变变更内容容后，由由相关权权责人审审查、批批准后，将将“文件变变更申请请表”交至文文控，文文控在接接到有批批准之“文件变变更申请请表”后，将将文件修修改变更更，即收收回需作作修改的的文件，分分发新的的文件，并并记录在在“文件分分发控制制表”中。 5.8 文件的的调阅与

11、与补发： 5.8.11如因业业务需要要领用文文件，应应填写“文件分分发控制制表”，并由由相关人人员批准准。 5.8.22文件破破损或遗遗失，须须填写“文件分分发控制制表”说明申申领原因因，并由由相 关人员员批准后后，携带带破损文文件到文文控办理理申领手手续，文文控将损损坏之 文件件作废销销毁，并并在“文件分分发控制制表”中注明明。 5.8.33由于业业务需要要需借用用文件，但但不需带带出文控控部门，须须经文控控同意才才可 借用。 5.9受受控文件件用于供供应商、客客户或认认证机构构时由文文控办理理相关手手续，并并填写“文件分分发控制制表”。5.10印印章的管管理 5.100.1印印章分为为受控

12、文文件、文文件作废废、外来来文件，并并由文控控管理。 5.100.2印印章遗失失，重新新刻制时时应与原原印章区区别特征征，并在在涉及范范围内通通报。 5.111文控须须制订“文件总总览表”控制管管理文件件，以说说明现行行版本。 5.122记录与与保存：文件分分发控制制表、文文件变更更申请表表、文件件申领表表、文件件借用 登记表表、有关关内部联联络单由由文控保保存一年年。 6.附件 6.1附附件一、文文件分发发控制表表 6.2附附件二、文文件变更更申请表表 6.3附附件三、印印章格式式 6.4附附件四、文文件总览览表 7.参考文文件 7.1质质量手册册附件一 文文件分发发控制表表 部门： NO. 文件编号文件名称版本（次）签收人员旧版(收回回记录)备 注说明:修订订的文件件于公布布签收后后，文控控人员请请即做更更新的动动作，旧旧版文件件及时从从各部门门收回作作废。QP01001-11.0 制表：附件二 文 件件 变 更 申申 请 表修订 作废 NO.申请修订文文件名称称修订时文件件版次修改后文件件版次希望修订后后发行日日期申请修订/作废原原因： 修