开业筹备计划及方案

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1、开业筹备计划及方案1 做好酒店开业前的筹备工作及开业计划，对酒店开业及开业后的工作具有 非常重要的意义；对从事酒店管理工作的专业人士来说是一个挑战，同时又是 一次经验的积累。根据 董事会初步预定的开业时间，以及根据以 往我在筹备其它酒店开业时的一些浅薄经验，浅谈以下谨我个人意见和需要注意的事项，供董事会领导参考： 我将采用倒计时的手法， 将酒店开业筹备工作作为一个项目来运作，实践 证明可操作性极强。酒店开业前的准备工作，主要是建立部门运营系统，并为开业及开业后的 运营在人、财、物等各方面做好充分的准备，具体包括：1 各部门经理到岗后，首先要熟悉酒店的平面布局，最好能实地察看。然后 根据实际情况

2、，确定酒店的管辖区域及各部门的主要责任范围，以书面的形式 将具体的建议和设想呈报总经理。酒店最高管理层将召集有关部门对此进行讨 论并做出决定。在进行区域及责任划分时，各部门管理人员应从大局出发，要 有良好的服务意识。按专业化的分工要求，包括酒店的清洁工作最好都做到归 口管理。这些都有利于标准的统一、效率的提高、设备投入的减少、设备的维 护和保养及人员的管理。职责的划分要明确，最好以书面的形式加以确定。2 要科学、合理地设计组织机构，酒店各部门经理要综合考虑各种相关因素，如： 酒店的规模、档次、建筑布局、设施设备、市场定位、经营方针和管理目标等。 2 3 酒店开业前事务繁多，经营物品的采购是一项

3、非常耗费精力的工作，仅靠 采购部去完成此项任务难度很大，各经营部门应协助其共同完成。无论是采购 部还是酒店各部门，在制定酒店各部门采购清单时，都应考虑到以下一些问题： (1) 本酒店的建筑特点。 采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。例如，客房楼层通 常需配置工作车；根据每层房间的数量应如何来配置？再者，某些清洁设备的 配置数量，与楼层的客房数量都直接相关，根据 每层楼有30 间以 上的客房数量，就可决定每层楼的主要清洁设备是一套还是两套？此外，部门 某些设备用品的配置，还与各部门的劳动组织及相关业务量有关。再如餐饮部 的收餐车，得考虑是否能够直到洗碗间。按摩床能否进按摩间的门口，一

4、些必 备用具是否采用特殊订制等等。(2) 行业标准。 国家旅游局发布了“星级酒店客房用品质量与配备要求”的行业标准，再根据 我们“江西省旅游星级酒店行业用品的具体规定”结合两者是我们制定采购清 单的主要依据。(3) 本酒店的设计标准及目标市场定位。 我们酒店管理人员应从本酒店的实际出发，根据设计的星级标准，参照国 家行业标准制作清单，同时还应根据本酒店的目标市场定位情况，考虑目标客 源市场对客房用品的需求，对就餐环境的偏爱，以及在消费时的一些行为习惯等。 (4) 行业发展趋势。 我们酒店管理人员根据本行业的发展趋势，在物品配备方面应有一定的超 前意识，不能过于传统和保守。既符合行业市场的发展，

5、又经济实惠。例如，3 酒店根据客人的需要在客房内适当减少不必要的客用物品就是一种有益的尝 试。餐饮部减少像金色，大红色的餐具与布置，增加一些淡雅的安排等等。 (5) 其它情况。 在制定物资采购清单时，我们还根据对周边市场的了解和评估，做出相应 的配置计划。如：出租率、酒店的资金状况等。采购清单的设计必须规范，通 常应包括下列栏目：部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单 位、备注等。此外，我们在制定采购清单的同时，就可确定有关物品的配备标准。4 我们虽然不直接承担采购任务，但这项工作对开业及开业后的运营工作影 响较大，因此，我们会密切关注并适当参与采购工作。这不仅可以减轻采购部 的负

6、担，而且还能在很大程度上确保所购物品符合要求。我们会根据采购人员 采购的物品定期对照采购清单，检查各项物品的到位情况，而且检查的频率， 会随着开业的临近而逐渐增高。5 酒店管理人员参与制服的设计与制作，是酒店行业的惯例，同时，制定出 负责制服的洗涤、保管和补充的规定，酒店管理人员在制服的款式和面料的选 择方面，根据其酒店的装修风格和特点往往有其独到的鉴赏能力。6 工作手册，是部门的工作指南，也是部门员工培训和考核的依据。一般来 说，工作手册应包括岗位职责、岗位说明书、工作程序、规章制度及运转表格 等部分。7 酒店各部门的员工招聘与培训，需由前期酒店管理人员和酒店其他部门负 4 责人共同负责。在

7、员工招聘过程中，我们根据酒店工作的一般要求，对应聘者 进行初步筛选，而酒店各部门经理则负责把好录取关。培训是酒店开业前的一 项主要任务，酒店各部门经理需从本酒店的实际出发，首先制定切实可行的部 门培训计划，指导其编写具体的授课计划，督导培训计划的实施。因新招来的 员工都来自五湖四海、全国各地，既有工作经验的，也有刚离开校门的学生和 其它行业转入的。他们的思想、动机、行为、习惯都不一样，存在着很大的差 异，所以培训工作前期要做到统一大家思想，让员工明确“顾客满意”的动机 目标，规范员工的行为、操作标准，养成酒店职业道德和乐于奉献的良好习惯， 这种培训同样分2 个过程。 主要以介绍企业背景、文化、

8、决策、管理机构；认识本行 业和了解需要遵守的行业规章制度、礼貌、态度、修养、福利待遇和安全规则； 统一员工思想、树立酒店的四个基本意识（酒店意识、客人意识、服务意识、 安全意识）和强烈的职业道德观念，明确酒店目标，塑造企业良好的团队文化。 部门培训是一项很细的工作，需要把理论和实操有机地结合起 来，巧妙地填空理想与现实之间的差距，规范员工的行为、操作手法，使之达 到统一标准作业并养成习惯，并在试业前进行一段时间的模拟训练。 酒店要把培训定为一个长远系统的计划目标，经过系统培训的员工，知识 全面才能经得起考验，酒店才免遭人才流失，才能提供更优质的服务。8 开业前，即开始建立酒店各部门的财产档案，

9、对日后酒店各部门的管理具 有特别重要的意义。很多酒店各部门经理就因在此期间忽视该项工作，而失去 了掌握第一手资料的机会。9 5 跟进酒店装饰工程进度一般由基建部和工程部等共同完成，同时酒店管理 人员根据工程的进度给出合理化建议，这样能在很大程度上确保装潢的质量和 设计达到酒店要求的标准。酒店各部门在参与验收合格后，部门要留存一份检 查表，以便日后的跟踪检查。10 在全店的基建清洁工作中。酒店各部门除了负责各自负责区域的所有基建 清洁工作外，还负责大堂等相关公共区域的清洁。开业前基建清洁工作的成功 与否，直接影响着对酒店成品的保护。很多酒店因对此项工作的忽视，而留下 永久的遗憾。酒店各部门应在开

10、业前与酒店高层管理人员及相关负责部门，共 同确定各部门的基建清洁计划，然后由酒店的PA 组，对各部门员工进行清洁知 识和技能的培训，为各部门配备所需的器具及清洁剂，并对清洁过程进行检查 和指导。11 酒店各部门在各项准备工作基本到位后，即可进行部门模拟运转。这既是 对准备工作的检验，又能为正式的运营打下坚实的基础。 开业前的试运行往往是酒店最忙、最易出现问题的阶段，也是对前期筹备 工作的一个检验，在这个过程中对一些表格、制度、标准以及流程改造都有其 重要的意义，对此阶段工作特点及问题的研究，有利于减少问题的出现，以确 保酒店开业前的准备到正常营业的顺利过渡。据我个人以往经验总结，作为一 家酒店

11、的管理人员在开业前试运行期间，应特别注意以下问题：1 在酒店进入试营业阶段，很多问题会显露出来。对此，部分管理人员会表 6 现出急躁情绪，过多地指责下属。正确的方法是保持积极的态度，即少抱怨下 属，多对他们进行鼓励，帮助其找出解决问题的方法。在与其它部门的沟通中， 不应把注意力集中在追究谁的责任上，而应研究问题如何解决。2 前文已谈到了管理人员进场后应协助采购、检查物资到位的情况。实践中 很多酒店管理人员往往会忽视这方面的工作，以至于在快开业的紧要关头才发 现很多物品尚未到位，从而影响酒店开业前的工作。常被遗忘的物品一般都是 一些工作中常用到的小物品。3 开业前酒店清洁工作量大、时间紧，虽然管

12、理人员强调了清洁中的注意事 项，但服务员没能理解或“走捷径”的情况普遍存在，如：用浓度很强的酸性清洁 剂去除迹、用刀片去除玻璃上的建筑垃圾时不注意方法等等。这些问题一旦发 生，就很难采取补救措施。所以，管理人员在布置任务后的及时检查和跟踪管 理非常重要，往往能起到事半功倍的作用。4 对酒店地毯、墙纸、家具等成品的最严重破坏，往往发生在开业前这段时 间，因为在这个阶段，店内施工队伍最多，大家都在赶工程进度，而这时酒店 各部门的任务也是最重，容易忽视保护，而又与工程单位的协调难度往往很大。 尽管如此，管理人员在对成品保护的问题上，不可出现丝毫的懈怠，以免留下 永久的遗憾。为加强对酒店成品的保护，酒

13、店管理人员可采取以下措施： (1) 积极建议酒店空调、水管进行调试后再开始客房的装潢，以免水管漏水破 坏墙纸，以及调试空调时大量灰尘污染客房。 (2) 加强与装潢施工单位的沟通和协调。敦促施工单位的管理人员加 7 强对施工人员的管理。各部门管理人员要加强对尚未接管楼层的检查，尤其要 注意装潢工人用强酸清除顽渍的现象，因为强酸虽可除渍，但对洁具的损坏很 快就会显现出来，而且是无法弥补的。 (3) 尽早接管楼层，加强对楼层的控制。早接管楼层虽然要耗费相当的精力， 但对楼层的保护却至关重要。一旦接管过楼层钥匙，各部门就要对各楼层内的 设施、设备的保护负起全部责任，各部门需对如何保护设施、设备做出具体

14、、 明确的规定。在楼层铺设地毯后，需对进入楼层的人员进行更严格的控制。此 时，要安排服务员在楼层值班，所有进出的人员都必须换上为其准备的拖鞋或 鞋套。部门要在楼层出人口和电梯内放些废弃的地毯头，遇雨天气时，还应放 些报废的布草，以确保地毯不受到污染。 (4) 开始地毯的除迹工作。地毯一铺上就强调保养，不仅可使地毯保持清洁， 延长使用年限，而且还有助于从一开始，就培养员工保护酒店成品的意识，对 日后酒店的工作将产生非常积极的影响。5 开业前及开业期间部门工作特别繁杂，管理人员容易忽视对钥匙的管理工 作，通用钥匙的领用混乱及钥匙的丢失是经常发生的问题。这可能造成非常严 重的后果。部门首先要对所有的

15、工作钥匙进行编号，配备钥匙链，专人管理。 其次，对钥匙的领用制定严格的制度。例如：领用和归还必须签字、使用者不 得随意将钥匙借给他人、不得使钥匙离开自己的身体（将通用钥匙当取电钥匙 使用）等。6 确定物品摆放规格工作，应早在样板房确定后就开始进行，但很多酒店管 理人员却忽视了该项工作，以至于直到要布置客房时，才想到物品摆放规格及 8 规格的培训问题，而此时恰恰是部门最忙的时候。其结果是难以进行有效的培 训，造成客房布置不规范，服务员为此不断地返工。正确的方法是将此项工作 列入开业前的工作计划，在样板房确定之后，就开始设计客房内的物品布置， 确定各类型号客房的布置规格，并将其拍成照片，进而对员工

16、进行培训。最好 将楼层工作间及工作车的布置都加以规范，往往能取得较好的效果。7 作为使用部门，部门的验收对保证部门质量至关重要。部门在验收前应根 据本酒店实际情况设计各部门验收表，将需验收的项目逐一列上，以确保验收 时不漏项。部门应请被验收单位在验收表上签字并留备份，以避免日后的扯皮 现象。部门验收后，最好是将所有的问题按房号和问题的类别分别列出，以方 便安排施工单位的返工，及本部门对各房间状况的掌握。部门还应根据情况的 变化，每天对以上的记录进行修正，以保持最新的记录。8 开业期间部门工作繁杂，但部门经理应保持清醒的头脑，将各项工作逐步 引导到正常的轨道。在这期间，我特别要求各部门经理应特别注意以下几个问 题： (1) 按规范要求员工的礼貌礼节、仪表仪容。由于楼层尚未接待客人、做基 建清洁时灰尘大、制服尚未到位等原因，此时部门管理人员可能还未对员工的 礼貌礼节、仪表仪容做较严格的要求，但随着开业的临近，应开始重视这