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1、医药大学公文处理办法第一章总则第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据上级有关规定，结合我校实际，制定本办法。第二条 山东中医药大学党政公文是学校在办学过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法治校的重要工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 本细则适用于学校一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门和直接附属单位的公文处理，参照本细则执行。第四条 公文处理应当坚持实事求是、 精简、高效的原则 ,做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第五条 学校各级领导应高度重视公文处
2、理工作，模范遵守本办法。各部门单位负责人要加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。各部门、各单位应指定专人负责公文处理工作。第六条 党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并负责指导各部门、各单位的公文处理工作。第二章公文种类- 1 -第七条我校常用的公文种类主要有:(一)决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门、单位及人员。(二)公告：适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。(三)通告：适用于公布学校有关方面应当遵守或周知的事项。(四)通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级办
3、理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用人员。(五)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(六)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。(七)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。(八)批复：适用于答复下级部门（单位）的请示事项。(九)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十)函：适用于与不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。(十一 )会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。除上述主要文种外，还有决议、办法、规定、细则等其他文种。决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项；办法，用于
4、对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求；规定，用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范；细则，条例、规定、办法等的派生文种，主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定。第三章公文格式- 2 -第八条公文一般由版头、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发部门（单位）和印发日期等部分组成。（一）版头与份号。版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。标注密级的公文应标明份号，份号指公文印制份数顺序
5、号，由英文缩写字母“”和阿拉伯数字组成，顶格标注于公文首页版头左上角。（二）密级与紧急程度。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级的确定以及保密年限等遵照中华人民共和国保守国家秘密法及山东中医药大学保密委员会的有关保密规定执行。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件。”（三）发文字号。发文字号应当包括部门（单位）代字、年份、序号，标注于版头下方居中，标注“签发人”的公文发文字号居左空 1 个字标注于横隔线之上位置。 联合行文，只标明主办部门 （单位）发文字号。（四）上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空 1 字。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（五
6、）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当注明发文部门（单位） 。公文标题中除法规、规章名称加书名号外 ,一般不用标点符号。公文标题排列需回行时应做到词义完整、排列对称、庄重大方。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。（七）正文是公文的主体，首页正文文字应不少于2 行。- 3 -（八）附件是正文的说明、补充或参考材料，是公文的组成部分。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前（正文下空1行左空 2个字）标注“附，”后标冒号和附件名称，附件多过 1 件时应在附件名称前注明顺序号，附件名称
7、后不标标点符号。附件应置于主件之后，与正文装订在一起。附件材料左上角顶格标注“附件” ，两件及两件以上附件标注“附件1、”“附件2”等，后标冒号。批转或转发公文，不属公文附件，不加附件标注。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办部门（单位）加盖印章；联合下发的公文，发文部门（单位）都应当加盖印章。（十）成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门（单位）负责人的签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）成文日期。标注主送机关的公文成文日期标注于正文后发文机关署名下行右空 4 个字位置；不标注主送机关的公文成文日期加圆
8、括号标注于标题下方居中位置。意见、规定等以通知形式印发时，属本机关名义的行文，不署成文日期。（十三）公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。公文主题词应选公文主题词表中的标准词汇，一般由35 个词汇组成，最后一个词应是标识公文文种的词汇，如“通知、”“报告、“”请示”等。（十四）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十五）根据国家有关规定，电子公文与纸质公文具有同等效力。我校的网络办公自动化系统，是发布电子公文的平台，电子公文可不用- 4 -印，与加盖印章的纸质公文具有同等效力。第九条公文用纸。公文用纸一般采用GB/T148 中
9、规定的 A4 型（210mm 297mm ）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条排版要求。（一）公文页边与版心尺寸：A4 纸型页边距上为30mm ，下为 25mm 左为 29mm ，右为 29mm 。（二）排版规格：公文标题行距为固定值26 磅，正文单倍行距。公文字体、字号使用应规范统一。标题位于横隔线下空2 行，居中，用小 2 号华文中宋体字。 发文字号用 4 号仿宋体字，签发人姓名用 4 号楷体字。主送机关位于标题下空 1 行，左侧顶格用 4 号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文位于主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 个字，回行顶格。数字、年份不
10、能回行。文中如有小标题可用 4 号黑体字，二级标题用 4 号楷体字，三级标题用 4 号仿宋体字加粗。正文、“签发人”、主送机关、“附”、发文机关署名、印发传达范围、 “抄送”成、文日期中的年月日等用 4 号仿宋体字， “主题词”用小 3 号黑体字，主题词词目用小 3 号宋体字加粗。印制版记中的汉字用 4 号仿宋体字。（三）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第四章行文规则第十一条行文应当确有必要 ,注重效用。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。能以普通函件发文的，不用正式文件。- 5
11、-第十二条校发公文：（一）校党委公文“中共山东中医药大学委员会文件”，主要包括“校党字”、“校党任字、”“校党组字、”“校党宣字”等“。校党字”主要用于对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等； “校党任字、”“校党组字、”“校党宣字”主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要工作。（二）校行政公文“山东中医药大学文件”，包括“校字，”主要用于对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等；“校聘字、”“校人字、”“校教字、”“校科字、”“校研字、”“校学字”、“校计字、”“校外字、”“校基字、”“校后字、”“校资
12、字”等，主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要工作。（三）校纪委公文为“中共山东中医药大学纪律检查委员会文件”（发文字号为“校纪字）”。校工会公文为“山东中医药大学工会文件”（发文字号为“校工字）”。校团委公文为“山东中医药大学团委文件”（发文字号为“校团字”）。（四）校发函件包括“中共山东中医药大学委员会”函件（“校党函字）”、“山东中医药大学”函件（“校函字）”。第十三条 “中共山东中医药大学委员会文件”、“山东中医药大学文件”、校发函件分别盖“中共山东中医药大学委员会”或“山东中医药大学”印章。校发公文使用套红印刷版头，由党办校办统一印制。学校内设机构除党办校办和附属医院外，不得对外正
13、式行文。第十四条部门单位文件：（一）学校党政职能部门、教学科研单位等在职权范围内发布一般性的工作通知，安排日常工作，向学校报告有关情况，经学校授权的其- 6 -他行文事项等，加盖部门单位印章，由职能部门按照山东中医药大学公文处理办法的有关规定，自行办理。其主送单位一般为： “各部门、各单位”或“各有关单位，”如需报送学校领导的，应注明抄报。（二）部门单位文件，参照本办法执行；公文发文文号、版头须经校党委、行政核定后使用。（三）职能部门一般日常工作确需行文宜以函件（ “ 函字”）形式发文。第十五条附属医院公文处理可参照本办法，自行制定处理办法。第十六条 校发公文应依据公文传递的方向选择适当的行文
14、方式。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。第十七条 属于学校党委、行政职能部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或部门之间联合行文。 学校行政职能部门可与同级的党委部门、工会、团委联合行文。联合行文应当明确主办部门（单位） 。须经学校审批的事项，经学校同意也可由职能部门行文，文中应当注明经学校同意。第十八条职能部门对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。第十九条 学校行政部门和二级单位的重要行文， 应当同时抄送学校领导及相关的职能部门。第二十条 “请示”应当一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项；一般只写一个主送机关， 需要同时送其他机关的， 应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。第五章发文办理- 7 -
