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1、0A协同办公系统使用管理制度1 范围本制度适用于集团公司范围内的协同办公，业务应用范围包括个人办公、文件办理、公文处理、办公业务流程、电子邮件、即时通讯等日常协同办公业务。1.1 职责信息办负责OA系统运行所需的软件及硬件设备的日常维护和管理，负责系统所有基础数据及业务流程的建立、维护和管理，负责系统用户使用的培训及指导，负责系统内所有数据的备份，保障系统运行的安全。OA系统由信息办安排系统管理员进行日常的管理和维护。1.2 秘书办公室秘书办公室负责OA系统中总部经过审批流程所生成的正式电子公文的制作、盖章、下发、归档管理，并负责少量存档或上报纸质文件的打印。发出的电子公文必须具有符合规范的文
2、件头和文件主体。1.3 人力资源部人力资源部负责配合信息办进行OA用户信息变动更新，用户注册和注销。1.4 各部门各部门负责本部门办公业务及工作流程需求的提出，提供详细准确的配置信息，包括表单、流程、审批人员，并设兼职部门收文员（原则上为部门统计）管理部门电子文档。各部门应严格遵照本制度要求进行使用。1.5 各事业部OA用户各事业部负责本事业部公文处理及办公业务工作流程需求的提出，提供详细的配置信息，包括表单、流程、审批人员。负责本事业部生成的正式电子公文的管理。负责配合总公司信息办进行信息变动更新，用户注册和注销，各事业部网络管理员负责本地用户的使用指导。各事业部员工应严格遵照本制度要求进行
3、使用，必要时可制定相应管理制度。1.6 用户信息管理用户账号建立规则1）0A账号建立规则OA账号由姓的全拼加名字拼音的第一个字母组成，账号简码由姓名汉字组成。若有账号重复则将姓后面紧跟的字以全拼形式建账号，若简码有重复则后面编1-9。（例如：王英，账号为wangy,简码为王英；王艳，账号为wangyan，简码为王艳。）2）RTX账号建立规则RTX用户账号集成0A协同办公系统账号，因此用户账号、用户名、组织机构从0A系统中集成，登录密码单独由RTX服务进行管理，初始密码为8888。当用户第一次使用RTX时，必须先通过登录0A协同办公系统进行0A账户信息与RTX账户信息的同步，实现与0A系统的集成
4、之后方可单独登录RTX在完成第一次登录后，用户必须进入RTX个人设置修改密码，不允许使用默认密码，所设置密码必须8位以上。RTX用户账号与0A协同办公系统用户账号集成，实现即时信息提醒，因此用户在进行RTX用户信息设置时，不允许对姓名进行修改，不得对“代理设置”及“服务器设置”进行修改。在进行个人信息维护时，必须填写真实有效的信息，不得胡乱填写。1.7 账户申请及变动各部门及事业部需要增加用户时，由部门统计代为填写用户账户申请审批流程，经过审批后由系统管理员为其建立账号。当用户部门变动、用户权限变动，由本人填写变动审批流程，经过审批后由系统管理员进行更改处理。表单及流程见格式1。1.8 账户禁
5、用公司总部有用户离厂时，人力资源部在文件下发后一个工作日内上报信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户0A账户。各事业部有用户离厂时，由各事业部网络管理人员在文件下发后一个工作日内上报公司总部信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户0A账户。1.9 账号使用规定当用户第一次进入0A系统后应立即修改初始密码，同时通过RTX即时通讯工具个人设置修改初始密码，严禁继续使用初始密码，不得将修改后的密码告诉他人，密码最小长度为8位。账号密码由用户自己管理，不得将自己的账号转借他人使用，发现密码不可靠时应立即修改密码。任何人不得采用任何方式获取他人账号密码，一经发现根据情节按公司奖惩制度予以警
6、告、罚款等处理，同时公司保留对其追究保密责任的权力。基础使用规定4.1使用人员每日上班后应立即登录RTX即时通讯工具（可设置为自动登录）或0A系统，并根据相关提醒及时处理相关工作。上班时间始终保持RTX即时通讯工具登录，确保信息和联络畅通，下班前必须登录OA系统查看是否有需要处理的工作。临时出差或出差时间较长，必须在个人设置下“工作状态设置”进行设置，并在“工作代理”中指定授权的代理人代办相关流程，避免没有及时打开0A系统导致工作延误或受影响。4.2 系统中经用户电子签名、电子印章及签署日期所发布的文件在集团公司范围内与纸制签发的文件具有同等效力，签署人将承担自签署日起所有的责任追溯。4.3
7、在系统中需要用户签署意见但用户又未写任何意见时视为该用户同意。4.4在0A系统内严禁处理涉及国家秘密的信息。1.10 各功能模块使用规定首页设置原则上0A系统的首页面在集团公司范围内统一定制，在首页中必须包括：代办文件、文件办理提醒、进行中任务、邮件等内容。各部门、事业部可以根据自己的需求提出首页面其它需要显示的内容，经过审批之后，由系统管理员进行设置，使用范围仅限于部门，其表单及流程见格式2。1.11 个人办公个人办公模块是用户进行日常工作设置、汇报的地方。用户需要开通默认权限以外其他权限必须通过审批流程进行审批，在审批结束后由系统管理员开通相应权限。表单及流程见格式3。在个人办公模块下必须
8、按照以下规定进行使用：1）个人设置A）个人信息设置不允许对“中文名”、“账号”、“用户简码”进行修改，其余信息一旦要设置就必须真实，不得将虚假信息上传。B）工作代理的设置是指流程中的审批代理，当用户具有流程审批权限时，在休假或出差时必须设置工作代理，避免不在期间审批流程滞留，无法处理的现象发生，保障工作的顺利开展。C）工作状态设置分正常状态和其他状态（包括休假、出差等），一旦设定工作状态为非正常状态，当有人发送工作及流程给该用户时，系统会根据设定状态给发送人提示。因此，当用户休假及出差时必须设置相应的工作状态，以便提醒他人及时将工作转交其他人员。2）工作日志工作日志模块包括“我的日志”、“下属
9、日志”、“日志查询”、“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”。普通用户只能使用“我的日志”；部门领导除“我的日志”以外，可以通过“下属日志”、“日志查询”查看本部门员工填写的日志信息，可以通过“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”对项目进行设置、分类、统计。3）工作汇报工作汇报模块包括“我的汇报”、“下属汇报”、“汇报查询”、“模板设置”。普通用户只能使用“我的汇报”进行工作汇报；部门领导可以通过“下属汇报”、“汇报查询”查看本部门员工的工作汇报，可以设置汇报模板。4）任务中心任务中心模块包括“我的任务”、“任务安排”、“定期任务”、“任务查询”、“任务分类”。用户可以对自己负责的任务在“
10、我的任务”中进行汇报，可以在“安排任务”或“定期任务”中给自己或他人安排任务。普通用户只能进行任务安排、任务汇报，需要其他功能必须经过审批方可开通。用户一旦接收到任务后，必须按照时间节点进行任务汇报。5）催办管理催办管理模块包括“接收的催办”、“发出的催办”、“反馈”。当下发给他人的任务或流转给他人的工作流程对方没有办理时，发起人可以通过“发出的催办”中给对方发送催办，督促办理。在“接收的催办”中是他人给自己发来的催办信息，在接到催办信息后，必须立即反馈并对相应的工作进行处理。1.12 工作流程/修工作流程的建立、修改及取消由流程管理部门在OA系统发起OA协同办公系统工作流程新建改/取消审批流
11、程流程进行审批，审批结束后由系统管理员负责设置，表单及流程见格式4。新建流程时流程管理部门应提供准确的流程图、表单和表单内各项内容由谁填写及可修改人以及每一个审批环节具有审批权限的人员名单，该流程的使用范围，流程办理查阅人员。修改流程必须提供详细的修改内容，及修改原因。取消流程必须要有明确的取消理由。工作流程模块包括“新建流程”、“办理查阅”、“流程分类”、“流程设置”。对于所有用户只开“新建流程”权限，通过新建流程发起流程进行审批。“办理查阅”功能用于对所有审批流程进行导出，对导出的数据进行分类汇总处理。需要开通此权限必须经过审批后，由系统管理员进行权限设置。“流程分类”、“流程设置”仅系统
12、管理员具有操作权限，对工作流程进行维护。工作流程经审批后在系统中发布试用，试用结束后由流程管理部门确定是否正式使用及是否取代原有纸质审批单。确定取代原有纸质审批单之日起，该工作流程审批完全实行电子审批，不再使用原有纸质审批。1.13 文件办理文件办理用于分类汇总办理的工作，用户可以通过文件办理随时查看流程流转情况，或查阅自己发起及自己处理过的流程。在“代办文件”、“待阅文件”中显示的为需要处理的工作。当用户收到“代办文件”或“待阅文件”应及时处理。“在办文件”是由他人发起并已经经过自己处理但还没有办理完结的文件，“办结文件”是由他人发起并已经经过自己处理已经办理完结的文件，“已阅文件”是自己已
13、经阅看的文件，“我的在办文件”是由自己发起的未办理完毕的文件，“我的办结文件”由自己发起并已经办理完毕的文件，“我的退回文件”由自己发起并被退回的文件。5.5内部邮件0A协同办公系统内部邮件原则上每用户总容量为100M,每封邮件大小不得超过10Mo用户应经常对邮件内容进行清理和维护，以避免在进行邮件传递时不能正常收发邮件。5.6公文管理公文管理应用重点是“发文管理”和“收文管理”两个功能，实现电子化拟稿、审批、编号、排版、签章等，提高文件监控、查询的方便性与灵活性。从0A系统公文管理正式使用起，除特殊情况使用纸质文件下发外，将取消上级来文和公司发文纸质文件的下发。a）发文管理1）公司包括各事业
14、部发文统一使用0A发文管理进行拟稿、审批、编号、排版、签章、分发，需要纸质归档或上报时同意由排版人员进行打印，签章人员盖章后归档或上报。2）起草正文时拟稿人从“公文管理发文管理新建发文发文流程”起草发文。进入发文页面后，拟稿人对发文表单中的内容进行填写，发文标题必须填写。填写完表单后，从标题栏的弋/起車正文按钮进入拟稿界面，点击“文件打开本地文件”找到已经起草好的文件选中后点击发送,按钮，进入下一审批环节。3）审批完成后的公文由专人进行编号、排版、签章、分发。所有签章采用密码与用户权限进行绑定，只有授权用户通过密码方可进行签章。4）总公司秘书办负责公司总部流转中公文办理情况的监督，发现没有及时
15、处理环节，应及时给办理人员发出催办督促办理。各事业部公文负责部门负责对公文办理情况的监督管理。b）收文管理收文管理使用分两个方面，第一方面为公司总部机要室收到的上级下发的非涉密文件的收文管理，第二方面是公司总部发文到各部门及事业部，各部门及事业部的收文管理。1）公司总部机要室收文管理由机要秘书从“公文管理收文管理新建收文外来文件登记流程”发起收文登记，填写外来收文登记流程标签中的内容并上传收文内容，填写完毕后点击标题栏工宀按钮，进行收文流转。机要秘书负责收文流转的监督及督办。2）各部门及事业部收文由各部门及事业部指定兼职收文员进行办理。总公司秘书办将公司发文分发给各部门及事业部指定兼职收文员，
16、当收文员收到收文后，进入“公文管理我的收文未读收文”，从未读列表中打开收文，从收文页面的“转收文”进入收文管理流程，对收文进行登记并进行流转处理。各部门及事业部收文员负责收文办理过程的监督及督办。5.7综合办公综合办公包括“资料管理”、“会务管理”、“档案管理”等功能。“会务管理”实现会议室使用管理，各部门需要使用会议室时，必须办理会议室使用申请。“资料管理”实现资料信息使用情况的记录管理。“档案管理”实现公文、工作流程、发布信息归档目录管理。5.8 信息管理信息管理用于集团公司内信息发布和查阅。栏目设置及发布查阅权限由系统管理员根据集团公司信息发布需求进行设置。需要在信息管理模块中增加发布信息栏目或需要信息发布、修改、维护权限的部门或个人，必须办理信息管理模
