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1、机关文字材料的问题总结归纳目前，机关文字材料质量不高是个不争的事实。质量不高的文字材料有各种各样的毛病，归纳起来大致有以下十种。分析这些毛病，有助于我们在材料写作中有意识地减少或避免这些毛病。一是不要“摊煎饼”，要“挖油井”。有些材料的架子搭得很大，面铺得很宽，叠床架屋，层次和条条太多。看上去内容很全面、很系统，实际上非常散乱。有些同志在思考和安排文字材料的总体框架时，总想把一个单位、一次会议、一项活动、一次试点的情况反映得全而又全，生怕把所做的工作和成绩埋没了。须知，政府是高度集中统一的，一项工作布置下来，各单位的工作套路基本相同，具体做法大同小异。如果脱离不了“党委重视”“领导挂帅”“加强
2、指导”“形成合力”“发动群众”“典型引路”“狠抓落实”这一套模式化的东西，就很难给人留下印象。许多时候，不是工作本身没有特色，而是写材料的同志没有发现特色、抓住特色、突出特色。于是，在贪大求全、宁多毋少心理的驱使下，面面俱到、平分秋色。这样做的结果是处处兼顾、处处薄弱，即使有一些新颖的做法和经验，也被雷同化的叙述淹没了。总结也好，汇报也好，讲话也好，不在于你说了什么，而在于受文者听到了什么、记住了什么。比如，关于会议和文件的贯彻落实情况，闭着眼也知道，不外乎：党委专题研究，原原本本传达，成立领导小组，深入单位帮抓，联系实际找差距，针对问题定措施，检查指导促落实;然后是：这个进步、那个提高，这个
3、完善、那个改进。这样的汇报和总结只能是例行公事，没有多少实际意义。压强定律告诉我们：当压力一定的时候，受力面越小，压强越大。写材料也是这样，要想打深烙印，就要跳出“求全”的思维定势，收缩正面、突岀重点，抓住本质、体现特色。要把力量集中起来，像挖坑道、掘深井一样，从一点进入，实施纵深突破。这样写出的材料才会有力度、有深度。安排材料结构要从实际出发，不要叠床架屋、密密麻麻，里三层、外三层，搞得过于繁杂。三个问题能说清楚的，就不写四个问题;四个问题能说清楚的，就不写五个问题。“无三不成文”其实是个陋习，要敢于突破“三三制”的模式，不能认为条条多、篇幅大就是有分量。二是不要“趋同化”，要“有个性”。这
4、些年，我们在机关材料写作中讲创新讲得最多，重复雷同的东西出得也最多。有人戏称是“讲创新不遗余力、雷同化俯拾即是”。看文件也好，翻刊物也好，总感到大同小异、似曾相识。首先是标题雷同。如调研材料，不是对某某问题的调查与思考，就是从X看需要解决的几个问题。经验材料，往往是突出几个“性”，抓住几个“字”，搞好几个“结合”，处理几个“关系”，做到几个“加强”。工作总结，一开始必定是“在上级党委、领导的正确领导和上级业务部门的帮助指导下，坚持以X为统揽，以X为牵引，以X为目标，以X为依据，认真贯彻落实X精神，按照X的工作思路，加强X，狠抓X，圆满完成了X任务”。其次是情况雷同，问题雷同，特点雷同，观点雷同
5、，论证角度雷同，对策措施雷同。再次是写作手法雷同。有些材料，从大标题到层次结构、进入角度乃至语言表述，都如出一辙。一旦出现一种新颖的写法，马上群起效仿，很快出现“流行结构”“流行语言”。造成雷同的原因很多。一是模仿所致。写材料的新手往往从模仿开始，结构模仿，观点模仿，语言也模仿。现在供模仿用的各种公文写作范本特别多，大有泛滥成灾之势，其中精品不多、次品不少，结果是，好的东西被模仿了，不好的东西也借机流传、“贻害四方”。二是懒惰所致。有的同志怕动脑、图省事，不愿下功夫辟新径、走新路。有的认为，机关就像个材料“加工厂”，材料天天写，篇篇写出新意谈何容易?索性就“几年一贯制”吧，既省力又保险。应当承
6、认，要写出有见地、有新意、能抓住人的好材料确实不容易。但“不容易”不等于“做不到”。作为机关干部，尤其是经常从事文字工作的同志，要刻苦学习、锐意进取，努力培养和提高自己的创新思维能力，有意识地在以下几个方面努力：一是摆脱习惯性思维方法和条条框框的限制，从本本和老经验中跳出来，用发散思维进行分析、思考，始终保持创新热情。二是勇于否定自己，对自己写的东西要多问几个“行不行”，不要轻易肯定、自我陶醉，以至于形成思维定势，使思路展不开、框框跳不出。三是请教同行，在讨论和碰撞中推陈出新。接受重要的写作任务后，找一些思想敏锐的同志共同探讨，大家各抒己见，在思想的碰撞中形成好的写作思路和观点。四是经常关注和
7、研究新形势、新动态、新情况、新问题，对老情况老问题要善观察、勤思考，同中求异，推陈出新。三是不要“走老路”，要“开新篇”。机关公文有很多种，功用不同，要求也不同。有的文书，如请示、命令、通知、通报，能把事情说明白就行。有的材料，像工作指示、工作总结、调查报告、领导讲话，则应有新的观点。有新思路、新思想、新措施，才能启发人、教育人、鼓舞人。通篇陈词滥调、老生常谈的公文，不仅起不到应有的作用，还会让人生厌。文书是用来指导工作的，要使工作有创造性，前提是计划、部署、指导工作的文书有创造性。模仿他人，重复旧文，怎能有创造性?写学术文章讲究的是有新观察、新见解、新思想，写大型文字材料也是这样，不能写成事
8、例的罗列、素材的堆积，像白开水一样平淡无味。观点陈旧和套话连篇是挛生兄弟。没有新话可说，必然用套话充数。近些年来广为流行的机关话语病，包括正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话。正确的废话，就是那些你挑不出毛病也抓不住把柄但又毫无意义的话。漂亮的空话，就是不咸不淡、没有内容、缺乏营养的话。说多说少一个样，说与不说一个样。在机关行文中，那些原则来原则去不着实调的话，云里雾里不得要领的话，包括那些看似抢眼、实则空泛的新话，都是漂亮的空话。严谨的套话，是指那些长此以往形成固定套路的语言模式，包括因循惯例的套话、配套成龙的套话。严谨的套话在公务场合使用频率极高，多见于大会讲话、总结汇报、经验介绍等书面材料
9、或口头陈述中。大话、空话、套话与废话没有多大区别，大而不实即为空，空而有序即为套，大话、空话、套话说到底都是正确的废话。套话多，组成套话的词汇的使用频率就高，最常用的有：搞、要、性、抓、狠抓、必须、坚持、注重、大力、加强、提高、突出、切实、发挥、反复、高度、结合、关系、完善、确保、充分、深入、务必、得力、可靠。这些词不仅使用频率高，而且不断叠加：“坚持”的前面加上“务必”“始终”“注重”“加强”“发挥”“提高”的前面加上“大力”“切实”或“进一步”“落实”前面加上“确保”“真正”“务必”;等等。四是不要“差不多”，要“有根据”。事实清楚、提法准确是公文写作的基本要求。所谓事实清楚，就是无论是报
10、告工作、请示问题，还是通报情况、总结工作，基本事实都要清楚明白、准确无误。造成事实不准的原因各不相同。有的了解情况不深不细，没有把事实搞清楚，这是工作作风方面的问题。有的故意掩盖真实情况，这是思想作风方面的问题。比如，事实本来是清楚的，但写材料的同志感到不太理想，力度不够，于是加以剪裁、移植和嫁接，使之理想化。有的是故意把清楚的事实弄得含混不清，误导受众，却又不留把柄。比如，“在X和X组织的演讲比赛中X次夺魁”。试问：其中X组织的演讲比赛有几次?X组织的演讲比赛有几次?执笔者心里是清楚的，只怕本级组织的演讲比赛层次太低，说出去“含金量”不够，便做了“艺术”加工，把三级组织的比武混到一起说，让人
11、听起来感到事迹很过硬。再如，“先后X次立功受奖”“在人民日报X报X报等报刊发表文章X多篇”等，都是故意把事实弄得含混不清的典型手法。“提法”不当是另一种“不准”。文书的一个重要功能是统一思想、统一行动、部署工作、指导工作，所以公文中的“提法”务必准确，不准就会产生误导。一旦形成误导，不仅会造成工作损失，还会损害机关的威信。提法是观点的集中表现，必须跟党的方针政策保持一致，符合政府法规，不要乱提口号、乱提要求、乱提标准。绝对化、片面化是“不准”的另一种表现。例如，“二十年如一日”“把全部精力用在了事业上”“X是当前和今后一个时期的战略任务”。有的同志惯常把正在做的事强调到不适当的高度，抓住一点、
12、不及其余，说什么就什么最重要，无论强调什么工作，都是主要领导是“第一责任人”，都要“一票否决”，等等。五是不要“四不像”，要“真麒麟”。有的文字材料主题确定后，在写作中偏离主题，脑体分家，文题不符，大标题往这里使劲，层次标题往那里使劲，上下错位，南辕北辙。比如，有份X工作总结，其中有个标题是“正确处理抓X与抓X的关系”。第一个层次，是过去没处理好两者关系的教训以及对这一问题的认识，即“认识是如何统一的”。接下来，本该谈在实践中如何妥善处理二者关系，解决哪些矛盾，使之互相促进，实现良性循环。但是，接下来的三个层次再也不提“处理关系”之事，而是大谈怎样抓好X。如怎样X、X，实行X;怎样处理工学矛盾
13、，保证到课率;怎样开展互帮互学、岗位练兵;怎样组织考核，促进学习落实;最后是在上级组织的考核中获得何种成绩，等等。显然，这些内容远远偏离了主题，处理二者关系只是他们的认识起点和思想前提，全部内容是“如何搞好机关自身”，而不是“如何处理抓X与抓X的关系”。笔者见过一份经验材料，毛病与此相似。材料中有个二级标题是：“注重实践锻炼、提高X队伍整体素质是发挥X职能作用的基础工程”。这是个判断句式，接下来的论述应该着重回答二者的因果联系，但下面的论述并没有回答提高X队伍整体素质对发挥X职能作用的影响，以及为什么要把提高X队伍整体素质作为“基础工程”，而是写了这样四层意思：一是注重提高政治素质;二是着力改
14、善知识结构;三是大力强化业务技能;四是努力增强指导能力。标题是“为什么”，叙述的却是“怎么办”，文与题南辕北辙。这份材料的毛病出在标题上，把标题由判断句式改为祈使句(表述做法)就可以了，如“把提高X队伍整体素质作为发挥X职能作用的基础工程”，或者“通过实践锻炼提高X队伍的整体素质”。注意：前一个标题是经验材料的标题，后一个标题是汇报材料的标题。六是不要“空壳子”，要“实芯子”。机关文字材料有一个共同的要求，就是内容充实、素材厚实。现在有些材料看了以后觉得有骨头没肉，干巴巴的，主要就是因为缺少情况和素材，泛泛而论，空洞无力。有的同志撰写机关文字材料，不是先掌握素材再提炼观点，而是凭着对情况的一知
15、半解，生生地“造”出几个观点，把架子拉起来，然后硬着头皮往下写。由于缺少素材，行文中不得不停下来“找米下锅”，找不到素材就“事不够、议论凑”，这就难免把材料写成“注水文章”。公文主要是说“事”，不能像学术文章那样只从理论上分析问题。现在有些公文，空泛的议论多，管用的对策少;上篇文章“精彩”，下篇文章“乏彩”;从议论到议论，总在道理层面打转转，老是飘在空中，落不到地面，提不出指导性、操作性比较强的要求，因而看了以后不知道该怎么做。比如，有份材料讲要用理论指导实践，对两者结合的重要性和这方面存在的问题及其危害写得都很充分，但没有写怎样做。后来，领导在修改时加了一段：首先，要深入实际，调查研究，了解
16、和掌握真实情况，切实做到心中有数。其次，要注意运用科学的思想方法观察问题，分析问题，把问题的原因搞清，把矛盾的症结找准，把握事物的本质。再次，要善于做结合的文章，把理论原则与军事工作实际很好地结合起来，创造性开展工作。有了这三点，操作性就比较强了，材料的指导性就体现出来了。七是不要“辨不明”，要“论得清”。有些文字材料，特别是调查报告、工作总结和汇报材料，没有明确的主题，分观点很多，但没有一条主线贯穿其中。由于缺乏统率材料的鲜明观点，整篇公文杂乱无章，令人读后不得要领，不知作者究竟想表达什么意思。有的调查报告有闻必录，不厌其烦地罗列大量材料，但没有中心思想，起的是照相机和录音机的作用，至于透过这些材料看到什么，有什么启示和对策，一笔带过。还有的调査报告，不是从整体上反映调查对象的情况，而是用个别代替一般，列举一些极端的毫无代表性的事例，使人产生错觉，由“局部真实”导致“全局失真”。文章的说服力来自观点和材料的有机结合。观点是“帅”，材料是“兵”，有兵无帅就不成
