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1、档案管理制度石家庄远洋城房地产开发有限公司档案是过去去工作和和历史情情况的记记录，它它可以为为工作提提供备查查的依据据。档案案是历史史的真凭凭实证，是是第一手手的参考考材料。档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。为了加强档案管理，特制定本制度，请各部门执行。1.0档案案的基本本程序包包括档案案的收集集，整理理，签定定，保管管，销毁毁，统计计，检索索，编号号，利用用，这九九道工序序是档案案工作的的整体。他他们之间间相对独独立，但但又相互互制约。2.0归档档范围：公司各各种具有有保存价价值的文文件、图图纸、方方案、软软件、图图片、音音像、实实物等都都必须立立卷、归归档。具具体分类类：2.1办
2、公公文件包包括公司司的各种种请示和和批复文文件、各各种申请请文件（如如：用印印申请文文件）、公公司对外外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件2.2证件件性文书书资料：包括法法人营业业执照、土土地许可可证、开开发资质质证、施施工许可可证、规规划许可可证、预预售许可可证、企企业和产产品获得得各类荣荣誉牌匾匾和证书书，证书书、证明明等。2.3法规规性文件件：包括括上级频频发、需需企业执执行的，或或由企业业发行的的各种标标准、规规章制度度等。2.4企业业的重大大决议：包括由由企业股股东大会会、
3、董事事会、监监事会、总总经理办办公会及及其相关关行政会会议等形形成的文文件和会会议材料料会议记记录等。2.5计划划性文件件：包括括企业总总体计划划或规划划、开发发计划、项项目质量量计划营营销计划划、财务务计划等等2.6总结结性文件件:包括括企业年年度和月月度工作作总结、下下属部门门的年度度和月度度工作总总结、单单向性工工作总结结调查报报告等2.7批示示性文件件：包括括企业各各类计划划指标、技技术指标标、营销销指标等等以及企企业各类类任命工工作指示示等。2.8凭证证性文件件：包括括企业各各部门上上报的在在日常活活动中形形成的原原始记录录和凭证证、如财财产状况况房屋销销售、合合同书、协协议书、意意
4、向书等等原始记记录和文文本。2.9汇报报性文字字资料：包括企企业上报报各级主主管部门门的文件件资料和和相关统统计表，以以及公司司领导在在外部公公共场合合发言，汇汇报或发发布的各各类文书书资料。2.10声声像制品品资料：包括企企业及下下属各部部在其经经营活动动或政治治，文件件娱乐活活动中，以以及在外外学习，考考察时或或外部门门提供的的，以声声像形式式记录下下来的各各种资料料，如照照片资料料录音资资料，影影片资料料等。2.11题题赠性资资料：包包括上级级领导和和外协友友好部门门或个人人提供的的题词书书画，工工艺制作作等。2.12工工程档案案：立项项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文
5、件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。2.13会会计档案案：有关关会计工工作的方方针、政政策、制制度、预预算、计计划、总总结、报报告、合合同以及及往来文文书都应应归档。会会计凭证证、会计计帐薄和和会计报报表等会会计核算算专业材材料可由由会计部部门自行行归档。2.13人人事档案案：人事事档案由由部门自自行立卷卷、归档档、管理理。3.0公司司设置档档案管理理员，档档案管理理员的职职责：保保证公司司及各部部门的原原始资料料及单据据齐全完完整、安安全保密密和使用用方便。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，
6、认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。逐步实现档案管理的现代化、科学化。4.0档案案的收集集，就是是把分散散的，以以及散失失到其他他部门的的各类档档案资料料，按有有关规定定，有计计划地分分别集中中起来。其其收集的的主要方方式是归归档，即即把公司司活动中中产生的的有保存存价值的的各类材材料，由由办公室室及企业业下属部部门和个个人定期期协同档档案进行行整理，立立卷，归归档。各各部门在在规定的的归档时时间，把把整理审审定完毕毕的档案案资料，进进行归档档。4.1移交交档案要要填写档档案移交交清单（见见附件22），移移交清单单一式两两份，双双方签字字后各执执一份。归归档的文文件资料
7、料必须完完整，真真实，准准确。4.2公司司各类证证照、批批文在颁颁发之日日起移交交总裁办办。公司司章程，股股东会、董董事会、监监事会会会议纪要要、决议议，应自自签发之之日起三三日内移移交总裁裁办。合合同协议议应在签签订之日日移交总总裁办。凡凡已办理理完毕的的具有保保存价值值的各种种文件资资料，均均应在33日内递递交总裁裁办立卷卷归档，对对于某些些专门文文件，或或驻地分分散在外外的个别别业务部部门的文文件，为为方便日日常工作作，立卷卷归档时时间可根根据实际际情况适适当延长长。5.0文件件质量要要求5.1 字字迹清楚楚、图物物相符、图图样清晰晰，图表表整洁，签签字手续续完备。请示和批复，印本和底稿
8、，正文和附件必须立在一起。5.2 永永久、长长期保存存的文件件不应用用易褪色色的书写写材料，一一律用碳碳素墨水水钢笔或或毛笔，禁禁止用圆圆珠笔或或铅笔。5.3 复复印、打打印文件件及照片片字迹、线线条和影影像的清清晰及牢牢固程度度应符合合设备标标定质量量。5.4 录录音、录录像资料料应保证证载体的的有效性性。声像像档案摄摄录必须须详细记记录事由由，时间间，地点点，主要要人物，背背景，摄摄录者，归归档声像像资料必必须是原原版，原原件，清清晰，完完整。5.5各类类实物档档案(奖奖品，奖奖杯，锦锦旗，证证书，牌牌匾，馈馈赠品等等)归档档必须有有原件，并并保持其其完好无无损6.0机要要档案按按其内容容
9、分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。6.1绝密密档案包包括：公公司经营营发展中中的经营营战略、经经营方向向、经营营规划、经经营项目目及经营营决策、战战略性的的合作协协议及金金额在1100万万元以上上的重大大合同。6.2 机机密档案案包括：（1） 财务资料；（2） 公司重要会会议纪要要；（3） 公司经营情情况；（4） 人事档案、薪薪资性档档案、劳劳动合同同；（5） 技术资料；（6） 金额在100万-1100万万元的合合同。6.3秘密密档案包包括：（1） 重要项目资资料；（2） 项目合同协协议。7.0档案案保存期期限除政政府有关关法令或或本公司司其他规规章制度度特定者者外，一一律按照照下列规规定
10、办理理：7.1永久久保存：（1） 公司章程；（2） 股东名簿；（3） 股东会、董董事会、监监事会会会议纪要要；（4） 公司证照；（5） 各级批文；（6） 印鉴；（7） 公司年度经经营计划划；（8） 公司年度经经营总结结；（9） 年度财务报报表；（10） 技术资料；（11） 不动产所有有权状及及其他债债权凭证证；（12） 人事资料；（13） 大型活动图图片、音音像资料料；（14） 其他核定须须永久保保存的文文书。7.2十五五年保存存：（1） 会计凭证；（2） 其他经核定定须十五五年保存存的文书书。(其其它财务务档案的的保存期期限 按按国家相相关规定定执行)7.3五年年保存：（1） 期满或解除除的
11、合同同协议；（2） 完结后的项项目方案案；（3） 其他经核定定须保存存五年的的文书。7.4一年年保存：（1） 部门工作计计划及工工作总结结；（2） 完结后的部部门请求求报告；8.0档案案的借阅阅8.1档案案主要供供本企业业利用，一一概不得得外借。如如情况特特殊，外外单位人人员须持持介绍信信，并经经公司领领导批准准，方可可查阅。8.2各部部门工作作人员可可直接查查阅本部部门业务务工作范范围的档档案资料料。如需需查阅非非本部门门重要文文件和有有密级档档案，须须经公司司领导或或原形成成档案的的部门批批准，方方可借阅阅。8.3档案案的借阅阅者应负负责档案案的完整整和完全全，不得得私自影影印，复复制，翻
12、翻印，不不得擅自自拆散，调调整，抽抽取，污污损，不不得转借借。8.4对珍珍贵或易易损的档档案，应应制成复复制品提提供使用用。复制制可采用用复印，照照片，重重印副本本，摘录录等方式式。复制制件应仔仔细校对对，与原原告无误误后，注注明档案案编号，然然后提供供使用。如如有必要要，给复复制件加加盖公章章，以示示复制不不会有误误。8.5档案案一般不不得借出出，如有有特殊情情况，可可以短期期借阅，最最多为55天，但但必须办办理借阅阅手续，填填写调阅阅单（附附件1），如如延长借借阅时间间，须办办理续借借手续。逾逾期不还还者，档档案管理理员要及及时催还还。借出出档案材材料，因因保管不不慎丢失失时，要要及时追追
13、查，并并报告主主管部门门及时处处理。8.6档案案管理员员和借阅阅利用档档案的人人员要树树立高度度的政治治责任心心，加强强保密意意识，双双方共同同做好保保密工作作。8.7企业业在职工工作人员员调离本本企业时时，需按按要求整整理已形形成的文文件材料料，并退退还所借借档案，经经审查无无误后签签字后，才才能调离离。8.8有有下列行行为之一一,据情情节轻重重,给予予（）处处理,若若构成犯犯罪依法法追究刑刑事责任任: (1)毁损,丢失或或擅自销销毁企业业档案 (22)擅自向向外界提提供,抄抄摘企业业档案 (33)涂改,伪造档档案 (44)未及时时上报归归档者9.0档案案清理。9.1档案案管理人人员应随随时
14、擦拭拭档案架架，维护护档案清清洁，以以防虫蛀蛀、腐蚀蚀。定期期通风、防防潮。9.2对破破损档案案及时进进行修补补。10.0档档案的销销毁10.1公公司任何何个人或或部门非非经允许许不得销销毁公司司档案资资料。10.2对对超过保保存期限限档案，由由档案管管理员登登记造册册，经有有关领导导和档案案形成部部门共同同鉴定，按按规定销销毁。10.3经经批准销销毁的档档案，可可单独存存放半年年，经验验证确无无保存价价值时，再再行销毁毁，以免免误损。10.4销销毁文件件必须在在指定的的地点进进行，并并指定专专人监销销，严禁禁将文件件作为它它用，或或做废纸纸出售。文文件销毁毁后，监监销人应应在销毁毁注册上上签字。销销毁册应应永久保保存。石家庄远洋洋城房地地产开发发有限公公司 20008年44月9日日印发 附件1档案调阅单单 填表表日期：类别调阅部门调阅人档案内容摘摘要调阅用途调阅期限自 年 月月 日起起至 月 日日，计 日复印张数/份数借出日期档号归还日期备注保管人签章章附件2： 档 案 移 交 目 录第 序 号题 名张数期限密级备注
