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1、珠海理想科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版 本： 02审批人：RISO项目经理 拷贝编号_文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份 供应商管理2操作说明2供应商2第二部份
2、发票的处理12操作说明12发票处理12第三部份 预付款处理19操作说明19预付款19第四部份 付款23操作说明23付款23第五部份 过帐与关闭会计期26操作说明26月末关帐流程26编写说明 本文档为最终用户使用手册,分供应商管理、发票处理、预付款处理和付款四部分的操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供应商及发票部分适用于财务部门处理应付款发票的财务人员，付款部分适用于作供应商付款的财务管理人员。参考文档第一部份 供应商管理 操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商的增加、合并。 供应商新增供应商录入菜单： 供应商基准输入1、 进入“供应商”窗口（供应商主界面）。 供应商全称：规范地录入
3、供应商的全称。 供应商编号：输入供应商编号。供应商税务代码 。失效日期，用来防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入。 父供应商名称 。供应商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须定义为供应商。 编号 父供应商编号。 客户编号 Classification: 分类。 类型：将供应商分为以下6类：国内,国外,Tax authority,public sector companies,suppler供应商、Employee员工,。 员工: 选择有效员工的姓名以将员工作为供应商的形式进行有关费用报销。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选择员工姓名。 编号：您已将其作为供应商记
4、录的员工编号 一次性交易One time: 启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用“供应商查找”窗口找出所有一次性的供应商。 SIC ：标准工业代码 Minority owned：少数股权。 供应商是少数股权企业时 Small business：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展 Woman owned：妇女拥有， 可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展 所有供应商接收值将默认到您为供应商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接收默认值。 Enforce Ship-To Location强迫发运目的地 ：您在此字段中输入的值，它可以确
5、定接收地点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无： 接收地点可以不同于发运目的地。Reject拒绝： 在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。Warning警告 ：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许接收。 Receipt Routing接收途径： 您对货物指定的默认接收途径：Direct delivery（直接交货）、Inspection required（要求检验）或Standard receipt（标准接收）。 Match approval level发票匹配： 如果将 Oracle 应付款管理系统与 Oracle 采购管理系统
6、或另一集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供应商对项目或劳务不超额开单。如果项目的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2-way双向 ：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1. 已开单数量 = 已订货数量2. 发票价格 = 采购订单价格3-way三向 ：此外要求接收：3. 已开单数量 = 收到的数量4-way四向 ：此外要求检验：4. 已开单数量 = 已验收数量 Qty received tolerance接收数量容限： 最大可接受
7、的多收容限百分比 Qty received exception接收数量例外： 采购管理系统如何处理超过“接收数量容限”的接收：None无： 接收可以超过选定的容限。Reject拒绝 ：采购管理系统不允许接收超过选定的容限。Warning警告：采购管理系统将显示一则警告信息，但允许接收超过选定的容限。 Receipt data exception接收日期例外： 采购管理系统如何处理早于或迟于选定的允许天数的接收。None无： 接收可以超过允许的提前或延迟天数。Reject拒绝 ： 采购管理系统不允许在选定的提前或延迟天数之外的接收。Warning警告：采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许在选
8、定的提前或延迟天数之外的接收。 Allow substitute receipts允许替代接收：接收者可以接收代替已订货项目的替代项目。需要事前在“采购项目关系”窗口中为已订货项目定义可接受替代项目 Allow unordered receipts允许未订货的接收：接收者可以接收未订货的项目。您可以为特定项目改写此选项。如果已启用此选项，则您可以稍后将未订货的接收与采购订单匹配。说明：一个供应商可能有几个供货地点，如联想公司可能在广州、上海、北京有供货地点，系统可反映该供应商不同的供货地点，并按地点对供应商进行控制。在供应商主界面输入的是其不同地点的供应商的共性信息。一般情况下一个供应商的地点
9、可能唯一，我们在供应商主界面简单进行有关设置后，就可以点击“sites”键，直接按供应商地点输入有关信息。2、接着点击“地址”按键，进入“供应商地址”窗口 一般:常规信息（供应商地点窗口）。 支付：支付地点。您发送发票付款的供应商地点。对于未定义作为支付地点的供应商地点，您不能输入发票。 采购：采购地点。您订购货物或劳务的供应商地点。在 Oracle 采购管理系统允许您输入采购订单之前，您必须输入至少一个采购地点。 RFQ only：RFQ唯一地点 。您不允许输入供应商地点的采购订单时启用。RFQ 唯一地点是您接收报价单的地点 联系人 联系人信息仅供参考，并且系统不使用此信息。 Prefix:
10、 称谓。 为联系人输入相应的称谓（Mr.、Ms.、Dr.等）。 Inactive on：失效日期。 在其之后，该联系人不再显示在此供应商地点联系人列表中的日期。 会计：付款帐户及有关说明。 在供应商主界面会计窗口输入的是其所有地点的默认会计值。在供应商地点窗口的会计窗口输入的是该地点供应商的发票默认会计值。可以在供应商地点输入和发票输入过程中改写任何会计默认值。但如果使用多组织支持功能，只能在供应商地点层输入会计信息，在供应商主界面会计窗口输入不进任何信息。 分配集Distribution set : 为供应商地点输入的所有发票的默认分配集。 负债Liability：负债帐户和说明。在您输入发
11、票时，应付款管理系统将自动对发票默认此负债帐户。 预付Prepayment：供应商发票的预付款帐户和说明。Control：控制通过对供应商地点而非每张单个发票应用挂起，可以防止支付多个供应商发票。您可以为供应商地点启用多种类型的供应商相关挂起。应付款管理系统同时在供应商主界面提供了这些选项，但它仅使用这些值来提供您所输入的新供应商地点的默认值。您在“供应商地点”启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程。 Invoice amount limit：发票限额 。如果输入的供应商发票超过您指定的发票限额，则应付款管理系统将在“审批”过程中对发票应用“金额”挂起。此挂起还可应用于您导入的 EDI 发
12、票。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过调整发票额来释放挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。 Invoice match option：选择发票匹配方式。可选择发票是与采购订单匹配，还是与收料单匹配。 Hold all payments：挂起所有付款 。最具有限制性的供应商地点挂起。通过选定供应商地点的“挂起所有付款”，您可以防止供应商地点被选定用于在付款批期间付款或快速付款。在撤消选定供应商地点的“挂起所有付款”选项之前，您不能支付供应商地点的发票。 注意：如果在供应商地点启用“挂起所有付款”选项，由于它是供应商挂起而非发票挂起，因此“发票窗口”中的“挂起”字段并不反映
13、此选项。 Hold unmatched invoices：挂起未匹配发票。 如果您为启用此选项，则应付款管理系统将在“审批”期间对未匹配发票应用挂起。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过将发票与采购订单匹配并重新提交“审批”来释放此挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。 Hold unpproved invoices：挂起未通过审批的发票。 Payment hold reason：挂起原因。 应用挂起说明： 使用以下三种类型的挂起可以防止发票付款： 发票挂起 您可以使用“发票工作台”的“发票挂起”窗口，人工将一个或多个发票挂起原因审批（“挂起”）应用于发票。 已计划付款挂起
14、 通过在“发票工作台”的“已计划付款”窗口中将一个或多个已计划付款标记为挂起，您可以挂起部分发票上的付款。 供应商挂起 在“供应商地点”窗口中， 您可以启用“Hold all payments（挂起所有付款）”、 “Hold unmatched invoices（挂起未匹配发票）”或“Hold unpproved invoices”等选项。您也可以选择为供应商地点指定一个“发票限额”。 注意：“发票”窗口中的“挂起”字段仅显示发票挂起，并不反映您在“已计划付款”窗口或“供应商地点”窗口中应用的挂起。例如，如果在“供应商地点”窗口中启用了“挂起所有付款”选项，并且发票中没有任何发票挂起，则“发票汇总挂起”字段将显示零。 应付款管理系统在“审批”过程中自动将某些挂起应用于例外发票。您不能人工应用这些系统挂起。例如，如果发票的分配总额不等于发票额，则应付款管理系统会在“审批”过程中将“分配差异”挂起应用于发票。 付款Payment:
