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1、做好会务工作的主要做法和心得体会昆明市官渡区 杜春甫近年来,随着官渡区区域经济的快速发展,三区建设步伐的日益加快,区各级领导各项事务不断增多,行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构,各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战.按照市党委、政府提出的改进会风、精简会议的指示精神,行政系统办公室应以高度负责的工作责任感和使命感,始终保持严谨#的工作作风,不断加强队伍建设,积极抓好会前、会中、会后的各个环节,有力保障会务意图的全面实现.现将会务工作的主要做法和心得体会总结如下： 一、主要做法在办公室会务工作中,应坚持团结拼搏、积极奉献、力求卓越的工作理念,着力抓好六个关键环节
2、： 一高度重视,加强组织领导.各类会议的胜利召开,都事关中心工作的安排部署,代表着形象,承担着传递工作思路、要求的重要使命.因此,对于每次会议,不论会议规模大小,办公室都要高度重视,精心组织安排.具体办会时,一般由办公室主任负总责,分管会务工作副主任具体抓,会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动,分工协作,确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成. 二务求细致,拟定会议筹备方案.按照领导或上级文件的明确要求,结合近期工作的统一安排,在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上,拟定详细的会议筹备方案.方案内容着重对会务各项工作任务,如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通
3、知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解.草拟完成会务筹备方案后,与时向领导请示,在征得领导同意后,指派专人迅速协调落实. 三言简意赅,编发会议通知.会议通知是会前准备工作的基础性工作,其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然,绝不能出现歧义.要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容.一般正式会议,都要争取在会前2天编发会议通知.拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关.一些动员或总结表彰会议,除区领导总结讲话外,还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报.对此类会议,通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间,避免会上发言拖沓冗长、偏
4、离中心.对一些重要的大型会议,如党代会、区委区政府扩大会议,通知中还应加入由参会单位反馈参会人员的要求,了解参会人员的主要信息,包括#、职务、 、性别、民族等内容,为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础.四全员动员,安排 通知.会前进行 通知是一个有效且必要的程序,对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用.因此,办公室每次在会议召开前一至两天,由分管副主任,召集秘书或办公室工作人员,按照常委领导、四大班子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别,分批进行 通知. 通知要与各部门负责人充分沟通,切忌该说不说、模棱两可,很可能一次疏忽,就导致预定参会人员不能与时参会.对
5、于临时有事无法参会的人员,要询问原因做记录,并要求其严格履行书面请假手续.通过发动全体办公室干部协同配合,有利于培养和锻炼能力,同时也有利于保证会务工作质量和效率. 五注重细节,抓好会场布置.会场布置是会务工作的重头戏.需要注意和做好的细节颇多,关键是要始终保持严谨#的作风,认真负责地做好会场布置的各项工作.会场的布置一般在前半天进行,即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布置,以妥善应对可能出现的错漏或突发情况.会场的布置要依次做好五个摆放.实际办会时,根据会议类型也可能增减两三项.一是摆放花卉.主席台上的花卉既要枝繁叶茂,又不能太高,以免遮挡主席台就坐领导的视线.台下的花卉则要蓬勃怒放,其
6、旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围.会前半小时,可适当喷水,使花卉显得更加鲜艳.二是摆放会标.即将会标悬挂到指定高度和适宜位置.会标的内容应体现会议主题和会议口号等.对于一些重要的外事会议,还应加上外方语言的会标.悬挂位置一般应在主要与会领导的正上方.一些小型座谈会或者工作汇报会,也将会标悬挂在侧上方.三是摆放座签.召开的会议,一般都需要为台上台下的区各级领导,严格按照排名顺序摆放座签.而一些特别重大的会议,则需要为全体与会人员摆放座签,确保与会人员整齐有序、各就各位,同时也烘托了正式隆重的气氛.四是摆放饮用水.摆放为茶水杯的会议室,请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放.饮用水
7、为瓶装矿泉水,除务必摆放整齐外,每一瓶的正面都要统一朝向与会人员.五是摆放材料.根据会议需要,一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来,同简装笔记本、笔等一并装袋,摆放在会场上,这对与会人员来说十分方便,也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况.这里的材料装袋,往往需要秘书、办公室工作人员全体出动,一份份整理装袋,并尽量避免错页、缺页的情况发生.通过精诚协作,有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务,同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识.六与时总结,不断完善提高.办成一次高质量、高水平的会议,会前的精心组织十分必要,会后的总结提高一样也不能缺少.一是归档整理会议资料.会后要将会议所有文
8、件,包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来,以备查考.同时还应做好录音、录像资料的收集整理,以便会议纪要、会议总结等材料的撰写.根据#原则,对需要回收的会议材料要逐份清查回收.二是严查会议参会情况.要收集整理收到的书面请假条,比照参会人员和签到参会情况,对旷会、迟到、早退人员给予通报批评.这对于按要求参会的人员是一种激励,而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示,有利于形成按制度办事的优良会风.三是与时分析总结会务服务工作.分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作.注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见,虚心采纳,以便在下一次会议前整改
9、提高,防止出现类似的错误.二、心得体会会务服务工作是一项细致繁杂的工作,没有捷径可走.唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节,并在长期的会务工作实战中,全体办公室干部同心协力,集思广益,不断总结,形成一套操作性强、行之有效的经验做法,才能灵活运用到实际会务保障工作中.现将其梳理总结如下： 一主动作为,做好会前准备工作.充分发挥主观能动性,主动加压,积极作为,以严谨务实的服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发情况,也能与时妥善地应对.正所谓台上一分钟,台下十年功.一个人员齐整、流程顺畅的会议,需要会务工作人员付出更多的时间和精力.会前编制专门的
10、会议 簿,把与会领导,街道和各部门负责人的联系 梳理成册.提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标,根据参会人员制作座签,会标和座签必须反复核查,确保准确无误.要与花卉店联系订好会议室需要的花卉,花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求.根据会议方案印制会议材料.与文具用品店联系,购置文件袋、笔记本、笔等必备品.与矿泉水公司联系提供足够的饮用水.准备屏蔽设备、签到册和录音笔.在冬天,对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作.按照全面周到的原则,会务服务工作要做好的环节颇多.每个环节,都要坚决避免出现可能、应该或者差不多的情况,一定要落实到位、责任到人. 二开拓思路,座位安排有妙招.在没有
11、设置座位牌的会议中有个现象很常见,那就是后排现象.所谓后排现象,顾名思义,即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因,习惯于坐在后排座位,致使后排满满当当,前排稀稀拉拉.后排现象的出现,影响了会议的有序进行,严重者还会影响到会务意图的实现.尤其是对于国家、省、市三级召开的各类视频会议,每个区分会场情况一目了然,参会情况的好坏直接体现出一个地方的形象和干部的整体素质.必须想办法予以解决.实际办会中,会议文件要求、由工作人员督促到前排座位等办法收效甚微.对此情况可以借鉴电影票对号入座的办法,在会场为每个座位标上行列序号,同时按从前排到后排的顺序,依次为每位到场参会的与会人员派发座位
12、卡,从而杜绝后排现象发生. 三加强考核,建立办会激励机制.在办公室内部建立一套会务服务制度,形成用制度管人、按制度办会的良好格局,促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展.研究制定工作人员办会量化考核办法,充分调动全体办公室干部的办会积极性,促进形成积极参与会务服务工作的良性竞争机制.考核办法鼓励工作人员多办会、多参会,根据参与会务服务情况给予一定分数.根据会议和办公室工作人员的实际,会议按参会人数分型三类会议,30人以下为小型会议,30至80人的会议为中型会议,80以上的为大型会议.主办会议人员小型会议计2分,中型会议计4分,大型会议计10分.协办会议方面先确定总分,小型会议1分
13、,中型会议3分,大型会议10分,然后根据实际会务工作中协办人数将分数平均分配.年终根据个人得分情况兑现一定的物质奖励,同时将考核结果作为评先评优和推荐提拔使用的重要依据.会务工作是一项复杂的系统工作,也是机关行政办公室的一项重要职责,在筹备组织的过程中,稍不注意就会出现难于弥补的错误,造成不良影响,如何确保万无一失,切实把这项工作做实做好做出特色,成为所有办公室工作人员面前的一项重要课题.现将一些好的办法与流程作为附件供大家参考.附件：1.会务工作24节点法2.会务工作流程图与解析3.会议领导座次安排附件1：会务工作24节点法会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量与水平直接影
14、响到决策与其落实的质量和水平.通过办公室实践探索总结,可将会务工作归纳为24个节点,把会前筹备、会中服务、会后总结三步曲细化量化为24个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道.一、会前筹备1.拟定会议方案.会议方案是组织会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式.内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成与职责分工等.制定会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性.方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分
15、解.2.起草、审核会议通知.会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件.起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然.通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等.会议通知一般由会议的承办单位负责起草,报办公室审核,由分管领导或办公室主任签批.做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速与时.3.下发会议通知.要把握好两点：一是与时,使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确,防止重发、错发、漏发.在召开紧急会议需要 通知时,要注意言语的使用,避免出现
16、明天、后天等字眼,必要时说明星期几,防止产生歧义.4.落实与会人员.按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行 核查、督促,统计汇总后拉出请假人员,并与时向有关领导报告.5.协调出席领导.根据会议性质拟写领导出席安排,报请分管领导或办公室主任同意后,逐一进行 通知.内容包括：会议时间、地点、议程.并帮助对接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保与时送到相关领导手中.会前半小时再对出席领导或分管秘书进行一次手机短信提醒.6.预定会议室.会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预定会议室,并安排做好先期准备工作.7.编印会议须知.与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握.大型会议活动需要编印会议须知,须知编
