数据透视表 I

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1、数据透视表 I：数据透视表为何如此重要？您有超出您处理能力的数据吗？您想一眼就看出趋势和模式吗？那么数据透视表适合您的需要。它们使您能在数秒之间创建出工作表数据的新视图。几百或几千条信息已准备就绪，为的是揭示数据的内涵。在这个较短的课程中，您将了解数据透视表能为您带来的好处，并且您将实际操作，快速生成数据透视表。假设您公司的销售图表采用 Excel 工作表，其中有几百，不，几千行数据。每个人对这些数据的含义都有疑问。您如何得到答案？数据透视表可组织和汇总您的数据，而不是对无人问津的工作表毫无作为。数据透视表可提供比较、揭示模式和关系以及分析趋势。在本课中您将了解如何使用数据透视表来轻松地完成上

2、述全部工作：它们通过以不同的视角显示数据来进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。数据之多超出您的处理能力。确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解决您的问题，并可以根据需要进行自定义。要比较事实，找出其意义，请从提出问题开始。您需要按区域、按销售人员、按季度、或按月份了解销售额吗？如果最好的销售人员只销售高端产品是否对您的业务更好？或者这样只意味着整个产品系列没有收入？有了问题之后，Excel 很容易找到答案。首先，它会提供向导，以便您为新视图准备数据。下一步，您需要将数据从销售图表拖放到新的数据透视表视

3、图中。通过确定您要了解的内容来操纵数据。创建数据透视表就是要将信息移来移去，看看各信息如何组合。不满意第一个报告？只需花费几秒钟，转动行和列形成另一种排列，如同转动万花筒一样，稍微转动即可看到不同的图案。数据透视表在数据处理方面的功能甚多，足以使用户晕头转向，但是不必担心会以“错误”方式安排报表。根据您问题的多少，反复地移动数据，从而获取问题的准确解答。您可以快速地从按销售人员排列的销售额报表转换为按国家/地区，或者销售人员按订单金额评级的方式排列的销售额报表，这一切如同把乌合之众转变为行军队列一样。安排不同的数据透视表回答不同的问题。您将了解如何将选中的数据拖至数据透视表的布局区域，您还将看

4、到新视图 提出问题。 使用向导。 创建数据透视表。假设 Excel 已打开，您正在查看销售图表。在本示例中，共有 799 行销售记录，按国家/地区、销售人员、订单金额排列。 如何使数据更容易理解？从您想了解的事情开始： 每位销售人员的销售额是多少？ 各国家/地区的销售额是多少？ 如果准备获取答案，单击数据中的任意位置，然后在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”启动向导。注意 “数据透视表和数据透视图向导”也用于创建数据透视图，即数据透视表的图形版本。长长的销售图表。向导一打开，就单击“完成”。正确。本应该花费更多时间设置向导，但在本示例中没有必要。单击“完成”让向导使用默认设置。默认

5、情况下，向导将： 使用 Excel 列表或数据库中的数据。 准备“布局区域”以创建数据透视表。 使用列表中的所有数据。 将报表布局区域放置在新工作表中。在“数据透视表和数据透视图向导”中单击“完成”以使用默认设置。向导只需用不到一秒的时间来准备新工作表，表中将包括创建数据透视表视图所需的全部内容：“数据透视表字段列表”（拖动项目的源位置）、布局区域（拖放项目的目标位置）以及数据透视表工具栏。 从“数据透视表字段列表”拖动项目。 将项目拖至数据透视表布局区域。数据透视表字段列表”包含“源数据”（销售图表）中列的名称：国家/地区、销售人员、订单金额、订单日期和订单号。源数据中的每一列都将成为具有相

6、同名称的“字段”。要创建数据透视表视图需要的操作就是将字段列表中的字段拖放到布局区域。 工作表中的列标题. .成为字段列表中的字段。布局区域划分为多个独立的有外边框的“拖放区域”，将字段从字段列表拖放到这些区域。布局区域将成为数据透视表。拖放区域上的标签告诉您将数据拖至何处以使其按特定方向显示。例如，如果将“销售人员”字段拖至标签为“将行字段拖至此处”的区域，将会看到包含每位销售人员姓名的一行数据。如果将“销售人员”字段拖至标签为“将列字段拖至此处”的区域，将会看到包含每位销售人员姓名的一列数据。接下来您将看到如何决定将哪些字段拖至布局区域（您不必使用全部字段）。通过拖放区域来控制表的结构。现

7、在应该将各项内容合到一起。比如您的第一个问题是：每位销售人员的销售额是多少？要找出答案，需要使用字段列表中的两个字段：显示销售人员姓名的“销售人员”字段和显示每人销售额的“订单金额”字段。决定使用哪些字段之后，需要决定将每个字段拖至何处。要将每位销售人员的姓名显示在自己单独的一行上，需要将 “销售人员”字段拖放至标签为“将行字段拖至此处”的区域。放置“销售人员”字段后，布局上将显示这些名字。要了解每人的销售额，需要将“订单金额”字段拖至标签为“请将数据项拖至此处”的区域。数据项拖放区域是您将经常放置包含数字的数据的地方，因为 Excel 可自动计算该区域中数字的总和。总和将出现在您的数据透视表

8、中。将“订单金额”字段拖放到数据拖放区域后，彩色的外边框将消失，您将会看到表视图。 将“销售人员”字段拖至按行显示的布局区域，使销售人员的姓名分别显示在单独的一行上。 然后将“订单金额”字段拖至“请将数据项拖至此处”布局区域，将会看到每位销售人员的销售额。您成功了！数据透视表汇总了 799 行信息，因而您可以一眼就看出每位销售人员的销售额。您可以按任何想要的方式使用这一信息：向他人显示该表、将它复制到 Word 文档中或将它在网页中发布。要同样快捷地得到其他问题的答案，可以将其他字段项拖至布局。也就是说，您可以在列或行中使用不同的字段来对数据进行排序或透视，从而显示不同的关系。这一切只需将字段项从一个拖放区域拖至另一个拖放区域即可。数据透视表汇总了 799 行信息。