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1、某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号DocNo.QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page1/4发行日期Issuedate2018.06.061、目的Purpose为使我司各部门间的讯息及联络事项均在良好的沟通模式下进行，促进并保证在综合管理体系运行管理各项活动质量、环境及有害物质管理控制和其持续运行在我司内/外部及时、顺畅地传递及交流，发挥效用，特订定本程序2、适用范围Scope公司各职能部门间及与外部相关方之间的信息交流3、职责Responsibility3.1 综合管理者代表：负责公司内部、外部质量、环境及有害物质管理信息交流的窗口，负责内部、外部综合
2、管理信息的受理、审查、批准与传达3.2 ISO/TS16949顾客代表：行使顾客代表职责和权限，以确保顾客的要求得到体现，包括特殊特性的选择、制定质量目标和相关培训、纠正和预防措施、产品设计和开发；公司内外部信息交流的交流沟通、协调与处理3.3 各权责部门：作为各自职责范围内的综合管理体系管理信息窗口，受理和传达相关方的综合管理体系管理信息的交流协调与处理4、定义Definition4.1 综合管理体系：指根据体系规划管理要求或需求等方面，通过对两个以上（包括两个）相关管理体系进行整合而成的综合性管理体系，在此其包含IS09001、IS0/TS16949、IS014001、QC080000、S
3、S-002595、程序内容ProcedureProcess5.1 外部交流内容5.1.1 外部交流之内容随公司经营管理的需要而决定，原则上所有交流均需谨慎对待，要口径一致，维护公司利益、形象与商誉5.1.2 对重要环境因素、环境管理物质标准和其它要求与外界进行交流，如工程承包商、周边小区及与重要环境因素有影响的组织或团体，依据相关方环境影响管理程序、重要环境因素清单作业5.1.3 对我司最新版本重要环境因素与有害物质/环境管理信息传递给供应商，使其提供原辅材料符合无有害物质要求，依照采购控制管理程序作业5.1.4对内部发生重要的有害管理物质/环境事件，由市场部或相关职能部门及时与客户或外界使用
4、信息交流表进行信息沟通5.1.5其他交流内容及负责部门某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号DocNo.QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page2/4发行日期Issuedate2018.06.06交流内容负责部门社区的投诉和环保机构的信息管理者代表、资材部来自于环境法律、法规和其他要求等的信息管理者代表、资材部来自消防部门的信息资材部来自顾客的信息（客户标准）市场部、品质管理部、研发部有关有害物质管理方面的信息管理者代表、研发部、品质管理部、市场部、资材部来自相关方的信息各有关部门综合体系方针目标指标和要求向外部传递的信息管理者代表、资材部、品质管理部我司相
5、关要求（如环境管理禁用物质标准与要求）采购部5.2 对外交流方式5.2.1公司内部程序文件、管理规范等文件对信息交流有明确规定者，依该相关规定执行；若无者，依本程序执行5.2.2公司与外界的信息通过E-MAIL、电话、传真、会议等形式，重要信息要确保必要时能追溯到交流的客观证据5.2.3 对外公告：凡公司重大讯息须对外发布或向主管机关申报事项，需呈报总经理核准后，才能发布及公告5.2.4 各部门接收的外部信息由接收部门做好记录，并根据实际情况决定是否向其他部门进行沟通。如需沟通，则通过填写信息交流表进行，并明确是否需要信息处理部门作出答复5.3内部交流内容5.3.1经营阶层之间的沟通5.3.2
6、管理阶层之间的沟通5.3.3部门之间的沟通5.3.4部门内部的沟通5.3.5上司与下属之间的沟通5.4内部交流方式5.4.1发布公告类5.4.1.1 部门内公告：部门内相关实施注意事项有必要对内倡导者，由单位内最高主管签认无误后，仅限张贴部门内部公布栏5.4.1.2 全司公告：凡涉及公司内部之人事异动、晋升、政策性倡导等全司性事务者，呈总经理签核后，方能公布张贴5.4.1.3 文件配布：公司内跨部门事务可以用书面或电子文件的方式配布相关部门某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号DocNo.QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page3/4发行日期Issuedat
7、e2018.06.065.4.2会议沟通类5.4.2.1管理评审会议：依管理评审程序执行5.4.2.2普通会议召集a. 各部门因业务需要，须临时召开会议时，由主办单位以书面或mail/电话的方式召集相关人员进行b. 会议主办部门须提前做好预订会议室、投影机、会议签到簿等工作c. 会议与会者在与会前请自觉将手机等通信设备调至震动无声状态，避免因来电而影响会议进行d. 会议议程：本公司会议均须按会议议程规定之内容进行，如另有其它规定时，则须遵循相关规定办理e. 本公司推荐会议议程为：(1) .主持人致词(2) .上次会议决议执行情形(3) .工作报告(4) .检讨与建议(5) .问题解答(6) .
8、临时动议(7) .下次会议主席(8) .散会f. 临时会议及专项会议可按会议内容进行增减，但必须包含以下内容(1) .检讨问题点(2) .原因分析(3) .决议事项h.会议记录(1) .会议召集部门须指派专人负责会议筹备并整理会议记录，但各部门可另行编制记录格式，交权责主管承认后，配布相关单位并存盘备查(2) .各单位在会议中所提报之工作报告于会议结束时，均须交至会议记录制作人员处以汇总编制会议记录(3) .会议结束后，对于会议中之主席交办事项及指示、裁示事项，会议召集单位须登录于会议记录，必要时，得将追踪结果记载于会议记录中5.4.3 计算机讯息类5.4.3.1 各部门之电子档文件资料均须按
9、规定登录于计算机内之相应文档，并保证其正确性及有效性5.4.3.2 各部门计算机内之文件由各部门依需求向网管提出定期备份，各部门如因电子文件数据不慎遗失时，须提请网管协助办理某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号DocNo.QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page4/4发彳丁日期Issuedate2018.06.066、应用文件ReferenceProcedure6.1相关方环境影响与控制管理程序6.2采购控制管理程序6.3管理评审程序7、应用表单ReferenceForm7.1 重要环境因素清单7.2 信息交流表7.3 会议记录8、流程图CourseDrawing
