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1、顺峰地产U8-OA系统需求分析及解决方案报告2011-04-15目 录一、企业简介3二、信息化状况32.1 信息化现状（举例）32.2 办公现状4三、组织结构43.1 组织机构图43.2 人员及权限设置说明5四、业务审批54.1 顺峰行政部业务流程64.2 合生综合部业务流程6五、公文管理75.1 发文管理75.2 收文管理8六、文档管理96.1 文档权限描述96.2 文档管理结构10七、公共信息107.1 应用描述107.2 应用栏目11八、其它应用11九、总结与实施建议12一、企业简介成立于 2003 年 12 月，注册资本人民币伍仟万元，主要经营房地产开发及房地产项目投资。公司资质等级为
2、壹级，通过 ISO9001 ：2000 国际质量体系认证。公司目前已经具备规范的管理体系和制度流程。二、信息化状况2.1 信息化现状（举例）A、已购买了用友U8财务软件，U8财务软件独立布署在专业服务器；B、用友协同管理软件需要在全国范围内使用，需采购独立专业服务器部署OA系统；C、硬件情况，顺峰地产OA办公系统主服务器，如下图（推荐）：硬件情况设备型号CPUIntelXeon (3.0GHz)硬盘5*146GB HS SAS HDD内存8GB网卡2*GigaEtherne软件情况已安装的软件版本操作系统Windows Server 2003 企业版Windows office 2003SP1
3、企业版瑞星杀毒软件网络版数据库Oracle10g、MySQL5.0、Oralce9i网络环境设备/网络结构型号/备注星型网络普通工作组方式，无域管理方式高级网络设备高性能设备固定IP，高速光纤接入优质网络带宽2.2 办公现状A、日常沟通：日常工作中，主要使用电子邮件、会议、口头传达、手工、电话、QQ等方式。B、业务审批：以纸质人工找领导审批的方式。C、公文流转：以纸质文件审批方式为主，收、发文人工派送、快递收发。D、知识管理：纸质文件存档在档案柜，电子文件存储在部门各自电脑中，缺少知识共享。E、信息发布：通过传真、邮件、电话、张贴公告栏、网站等方式发布。三、组织结构3.1 组织机构图 3.2
4、人员及权限设置说明经调研，协同办公系统注册用户数373个，岗位信息共160个，职务级别共8级。角色说明列表角色定义设置入口点使用点备注单位文档管理员单位文档的管理人员，对单位文档进行授权管理系统管理组织模型设置系统角色设置文档管理单位文档-单位文档的初始建立和分配；所有文档、公共信息的管理和察看单位信息管理的最高权限者；单位文档推送到首页的人表单管理员设置A6系统的表单和流程模版的人员，办公室或职能部门管理人员居多系统管理业务设置表单应用管理新建表单管理员定义表单流程、模版流程；定义表单的统计、查询内容并授权他人使用使用表单功能必须配置表单管理员部门主管指部门领导系统管理组织模型设置-人员及权
5、限设置-个人信息-个人权限系统中一个虚拟角色概念，不直接涉及权限部门公文收发员部门公文签收和发送的人员系统管理组织模型设置-人员及权限设置-个人信息-个人权限公文管理发送公文、签收公文部门公文封发后，可交公文收发员发送给其它部门和单位四、业务审批经调研，目前存在并计划转为电子流程的共有80个（不含公文流程）；经分析，对其中部分流程进行了优化，详细见各部门工作流程。（由于部分表单均缺乏严谨的样式，部分审批流程需确认，表单样式和流程需由用友顾问和系统管理员、行政部共同优化后，经相关领导确认后，再设计到OA系统里。）注：可根据项目实际情况，做相应调整。4.1 顺峰行政部业务流程部门名称行政部（顺峰）
6、部门主管许刚填表人（被调研人）许刚办公电话调研记录人李族流程列表：【1】 办公用品申请流程【2】 用印审批流程【3】 车辆维修保养申请流程【4】 人事管理相关业务流程说明： 【4】包含员工招聘、入职、试用、转正、调动、离职、出差、请假、存休等业务流程4.2 合生综合部业务流程部门名称综合部（合生）部门主管夏长明填表人（被调研人）郭晶办公电话调研记录人李族流程列表：【1】 物资采购审批流程【2】 用印审批流程【3】 宿舍迁出、入住申请流程【4】 人事管理相关业务流程【5】 合同审批流程【6】 工程部相关业务流程说明： 【5】包含各类合同审批单；【6】包含工程款、工程验收等相关业务流程五、公文管理
7、5.1 发文管理公文文号：文号类型文号描述起始值权限分配备注发文文号发文2011第1号1行政部小流水发文流程：对发文流程变化较多，集团、部门发文流程各不相同，解决方式为：A、集团收、发文可以按照公文发文模板格式进行收发；B、办公室收、发文可以按照公文发文模板格式进行收发；C、除办公室以外的部门，如果以部门名义发文则可自行选择自定义发文流程进行收发；D、在公文审批过程中，某审批节点需要领导会签时，由当前节点的人使用“高级”处理功能，选择“会签”加入相关领导参与此公文的审批流程。E、公文发文流程：拟稿（各部门文员）审核（部门领导、或相关部门领导会签）核稿（办公室秘书）复核（办公室领导）复核（分管领
8、导会签）签发（集团公司领导）套红（办公室文员）盖章（办公室综合事务员）分发相关人员（办公室综合事务员、归档）发文流程：流程图角色/人员节点操作备注（条件规则等）秘书分发（存档）董事长级别主管副总部门主管审批秘书核稿办公室主任审批拟稿部门人员、部门领导拟稿拟稿人部门主管审批秘书核稿许刚审批吴劲松：工程类姜坤荣：财务类郭宏升：营销类王芳：行政类会签董事长：常云签发秘书封发套红、排版、盖章5.2 收文管理收文文号：文号类型文号描述起始值权限分配备注收文文号收文2011011行政部收文流程：流程图角色/人员节点操作备注（条件规则等）办公室存档相关部门传阅办公室分发董事长审批副总经理审批办公室收文登记办
9、公室主任审批秘书 登记许刚：上级文件、公司内部文件、办公室内部文件审批吴劲松：工程类姜坤荣：财务类郭宏升：营销类王芳：行政类审批董事长：常云审批秘书分发OA用户传阅秘书存档六、文档管理6.1 文档权限描述A、单位文档由单位文档管理员负责管理、维护；B、各部门的文档资料由单位文档管理员来负责将文档授权相关人员管理、修改、删除、增加等，单位文档管理员有各部门文档资料的所有控制权。6.2 文档管理结构一级文件夹二级文件夹三级文件夹文档管理员共享范围公司制度办公室文书行政管理制度办公室文书公司全体财务管理制度财务部出纳公司全体人力管理制度人事专员公司全体办公室文件夹办公室常用文档办公室文书办公室办公室
10、单据样式办公室文书办公室领导讲话稿办公室文书办公室七、公共信息7.1 应用描述A、建立日常公告通知发布区，实现公司日常事务性公告通知的及时送达；B、在调查版块，通过发起调查，在企业范围内广泛进行民意搜集，协助企业了解企业、员工真实情况，为高层决策系统提供最真实的信息；C、在内部论坛版块，通过开设各种主题论坛，员工可以自由、轻松展开互动探讨，增强组织成员参与的兴趣，促进内部交流沟通，增强企业凝聚力。7.2 应用栏目序号信息类型讨论区名称说明管理员1公告行政公告公司日常性、重大事项通知2公告人事公告新员工入职，新人事制度公告3公告财务公告财务相关公告4公告IT公告信息建设相关事务公告5公告规章制度
11、公司相关制度6调查行政调查检查、了解等信息收集7调查人事调查员工真实信息收集8调查意见征集知识学习、意见收集9调查评比评选评比活动10讨论管理讨论区互动讨论活动11讨论职工园地个人成果展示12讨论留言板13新闻单位新闻公司新闻14新闻行业新闻同类行业新闻八、其它应用 序号应用内容应用情况备注1关联系统常用链接5个2九、总结与实施建议 建议一：基础应用阶段：事务过程控制、监督管理（日常信息发布，日程计划事务的管理，重点核心流程审批，日常工作沟通协作，文档的管理，建立OA管理制度，实行OA绩效考核机制，应用时间周期在6个月左右）；建议二：深化应用阶段（公司流程全面推广，OA功能全面深入应用）；建议三：以顺峰为实施地点；建议四：建立各部门的关键成员，包括表单管理员。
