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1、山西金晖煤焦化工有限公司行政管理制度盛勤管理咨询2003年11月1目录第一章办公用品管理制度第一条本制度所称办公用品分为消耗类、管理类和财产类三种。（一） 消耗类：铅笔、胶水、订书钉、回形针、大头针、图钉、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、口取纸、记事贴、信纸、圆珠笔芯、夹子等。（二） 管理类：剪刀、订书机、打孔机、钢笔、尺子等。（三） 财产类：桌椅、公文柜、电话机、复印机、传真机、投影仪、打印机、电脑等。IfI11f第二条消耗类办公用品由办公室制订出统一的名录和发放标准。按11C/,ptI.s.,7F照标准于每月的10日前以部门为单位定额发放。_X第三条管理类办公用品如有故障或损坏，应以旧品换新
2、品，如有遗失应由个人或部门赔偿或自购。i1第四条新进人员到职时，根据其所在岗位的标准，由办公室以部门,-jI匕.为单位向新员工发放消耗类办公用品。人员离职时，必须将剩余的办公用品全部交回办公室。第五条对于财产类办公用品，办公室每年12月底前需办理财产盘点一次，并与财务部核对财产数量。第六条已不具备使用价值的财产类办公用品要办理转让或报废手续，并报财务部作帐务处理。第七条各项财产的使用说明书、产品质保书等资料交由办公室统一保管，各部门需要使用时，尽量以复印件代替。第八条各使用部门对所使用及保管的财产需定期保养及小心使用，财产发生损害时，需负损害责任。第九条严禁员工将公司办公用品取回家私用，一经发
3、现则按购买价格的2倍赔偿。第十条负责购买、保管办公用品的人员要做到办公用品的品种、数量、质量符合要求，同时建立账本、严格执行出入库手续，出库时由领取人员签字。第十一条公司办公用品的采购工作由办公室制定计划、公司供应部统一办理。第十二条统一采购业务范围：办公事务用品及办公日常用品、表单印制。第十三条统一采购工作流程：I;（一） 各部（室）于每月25日前提出下月办公用品需求计划单送办公室。（二） 办公室依据各部（室）月度需求计划、参考现有存量及每月平均使用量，制订办公用品购买计划。（三） 将制订好的购买计划交由供应部采购。（四） 采购的办公用品经验收入库后，交使用部门使用及管理。第十四条其他采购应
4、注意事项：（一） 在确保质量的前提下，尽量降低采购成本。（二） 对办公用品的用量进行科学统计，并据此制定采购计划。（三） 采购办公用品时应注意售后服务的质量及供应商的信用。第二章保密管理制度为维护公司合法权益、保守公司秘密，现根据金晖公司的实际情况，特制定本制度。第一条公司保密制度由办公室负责制订、修改、贯彻执行与监督实施。第二条全体员工要提高保密意识IfI11公司的保密制度关系到金晖公司的生存和发展，公司全体员工都有保IX1，X*LIi;Thtx,“一2J，守公司机密的责任和义务，全体员工尤其是管理人员更要充分认识到保守-_公司机密的必要性和重要性，增强保密法制观念，加强保密意识，确保金晖公
5、司的秘密不被泄露。第三条保密工作的组织机构及职能,-jI保密工作由金晖公司办公室负责管理及监督检查，具体职责包括：制定和完善保密管理制度，准确确定密级，加强保密工作法制教育，检查保密情况，提议处罚违反保密制度的行为，协助公司领导对保密工作的奖惩做出裁决。第四条公司机密的级别分类及范围公司的机密按密级的由低到高分为“秘密”、“机密”和“绝密”（特级机密）三种。(一)“秘密”：“秘密”是指公司的初级机密信息，对外泄露会使公司的利益受到损害。“秘密”包括：1.生产技术方面(1)原辅材料供应商的名录和档案；(公开与不公开)(2)机械设备的参数与资料；(3)产品质量标准(指企业的执行细则部分，国家标准不
6、在秘密范围内)；!ii!|/(4)辅助原材料的品种与要求；(5)产量；(6)制造成本；.一一?:(7)质量信息(含过程产品和成品的检验报告单等)；(8)技术性的资料、图纸、照片。.J：,2 .营销方面(1)经销商名录与概况；(2)市场行情、各经销单位的销售政策。3 .财务方面(1)财务的原始数据与原始凭证；(2)财务基本状况(成本费用、应收应付款等)；(3)财务相关信息；(4)经营分析。4 .发展项目方面(1)产品改良计划；(2)暂不宜公开的发展项目。5 .行政事务及其它(1)不宜公开的重大事故(事件)；(2)不宜公开的董事会或公司的会议决策和部署；(3)管理的制度、政策和方案；(4)尚未公布
7、的通报、人事任免、奖励方案及调资方案；(5)经济合同；(6)结案前的案件；|.s.,、(7)结案前的知识产权被侵权信息；(8)应予保密或暂应保密的有关事件和信息。(二)“机密”：.J：,“机密”是指公司重要的机密信息，“机密”的泄露会使公司的权益和利益受到严重的损害。“机密”包括：1.生产技术方面(1)工艺流程及主要机械设备信息；(2)技术指标及标准；(3)工艺技术的文件资料、图纸和照片；(4)重要质量信息(含不合格的产品检验报告和质量事故记录等)。2 .营销方面(1)销售政策，营销业务谈判中公司尚未公布的意向、方案、策略；(2)总体及个体的销售量(销售报表)；(3)市场信息反馈的产品信息、市
8、场覆盖率、竞争对手信息等；(4)广告的媒体投放计划(包括媒体选择、费用、时间等)；(5)实施结束前的营销战略、经营方向、经营规划、策略、措施。3 .财务方面(1)财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；(2)财务状况(资产、负债、盈亏等)；(3)重要的财务信息(财税、债务等相关信息)。4 .发展项目方面(1)产品开发项目及其状况(投产前)；(2)产品改良的具体措施；(3)金晖公司产品发展战略和策略。.J：,5 .行政事务及其它(1)不应公开的重大事故(事件)；(2)人事档案；(3)应保密的重大决策和部署；(4)计算机上含有公司密级的资源信息、数据库以及其它的记录介质(磁带、软盘、优盘、硬盘、光
9、盘等)；(5)法律事务的行动方案和安排；(6)应予保密或暂应保密的其它事件和信息；（7）金晖公司及其关联公司的经营管理资料，属于金晖公司内部掌握的合同、协议、报表及财务资料、信息。（三）“绝密”：“绝密”是公司最重要的机密信息，“绝密”的泄露会给公司造成不可估量的损失。“绝密”包括：1 .公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料；2 .产品的配方与生产工艺；3 .公司确定为“绝密”的事件、信息；4 .公司确定为“绝密”的决策、策略及其实施方案；5 .公司财务保险柜密码、计算机密码。第五条保密管理原则一一1;（一） “秘密”管理原则：1 .“秘密”的信息原则上不能对公司外界公开，确因工
10、作和业务需要公开的，应尽量控制公开秘密的数量，或缩小传播的范围。2 .需要公开“秘密”的，由办公室的领导进行审核把关并签字确认。（二） “机密”管理原则：1 .“机密”的信息一律不得对公司外界公开，确因工作和业务需要公开的，应严格控制所公开“机密”的数量，可不公开的部分一律不得公开，并且要减小传播的范围。掌握机密的外界人员要确实保守“机密”。2 .需要公开机密的，由总经理进行审核把关并签字确认。（三） “绝密”管理原则：1 .“绝密”的知情对象的范围由公司董事会决定。2 .不属于“绝密”的知情对象需要了解绝密的，由董事长审批。3 .产品配方的知情人员仅限于相关技术人员、董事长、总经理以及分管副
11、总经理。其它人员因工作需要了解配方的，一律要经董事长审批。（四） 公司的保密工作，实行“在确保机密内容安全的前提下，尽量保证工作顺畅”的方针。第六条保密管理规定（五） 保密资料在记录、拟稿、讨论、修改、计算、存储、印制、传递等过程中，各相关负责人要严加保密，不得使保密信息泄露。无特殊情况时，不得拿到公司外从事印制和传递工作。当确实需要外出印刷和复印时，必须经过各相关负责人按管理原则把关签字，并到指定的地点承印。打印、印刷或复印秘密文件过程中形成的蜡纸、清样、废件等必须及时销毁，不得随意丢弃。（六） “绝密”信息在记录、拟稿、讨论、修改、计算、存储、印制和传递等过程中，要由公司指定专人负责，尽量
12、减少中间环节。未经董事长审批的绝密资料，不得拿出公司印制和传递。绝密资料传递时必须封存，并直接交收件人签收。（七） 所有保密资料应尽量减少复制。秘密资料的复制（含打印和摘抄，下同）由办公室管理，机密资料的复制由办公室从严把关，绝密资料原则上不允许复制，在特殊情况下确实需要复制时，要报经董事长审批核准。（八） 所有保密资料的传递均应减少环节，移交时要有双方的签字确认。“秘密”、“机密”和“绝密”资料均要在封面的上方标注相应的密级字样。（九） 发放到个人的保密资料由个人负责保管，发放给单位的由单位负责人或其授权人保管。存放机密级和绝密级的保密资料的文件柜必须上锁以妥善保管。（十） 需要在单位内传阅
13、的保密文件资料，必须保守秘密，并履行有效的签名传递手续。（十一） 失去保存价值的保密资料和公司办公用的一切废纸均不得出卖或丢弃，必须销毁。机密级资料的销毁应有两人以上参加，并签订销毁I./s.,手续。（十二） 掌握保密材料的人员辞职或岗位变动时，要将保密材料向所在部门的直接领导移交，办公室负责监交工作。对于其岗位变动后仍然需要的保密资料，可由其继续保管。（十三） 计算机的信息和软件的保密管理由计算机负责人负责。（十）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场合谈论公司秘密，不准通过其它方式传递公司秘密。（十一）对秘密事项要做到：不议论，不打听，不传播。第七条保密管理措施（一） 属于密级内
14、容的会议和其它活动，主办部门应采取下列保密措施：1 .选择具备保密条件的会议场所；2 .根据需要，限定参加会议人员的范围；3 .凡规定不准记录的会议内容，与会人员不得记录；4 .确定会议内容是否传达以及传达的准确范围。（二） 对金晖公司的经营与技术信息要加强内控：1 .与用户或外商谈判时，不在不利于我方保密的场所进行，不透露金晖公司商业机密及我方内部的计划、对策、经营方案、补贴、盈亏，以及进出口商品的价格底盘、库存、商品换汇成本和资金状况等信息；2 .不在通信、电话、电报、传真、电子邮件等方面涉及金晖公司商业机密；3 .涉及科研，生产等方面的报道，未经总经理同意，不得在报刊、广播、电视、录像等
15、媒体上进行宣传报道；4 .在国内因公携带文件外出的人员，要时刻注意所带文件的安全，严防被窃。开会所带的密级会议文件，会后应立即交机要员登记保存，不得留作私用；5 .不该说的机密信息绝对不说，不该看的机密信息绝对不看，不该问的机密信息绝对不问；不在公共场所和子女、亲属之间谈论机密信息，不在非保密本上记录机密信息。（三） 加强对电脑、复印机、传真机、通讯工具等设备的使用和管理：1 .电脑、复印机、传真机实行专人管理和操作，未经部门领导批准严禁他人（包括其它部门人员）使用；2 .文件的打印、复印要经办公室主任审批后进行，并严格控制文件发放的份数；3 .需要发出的传真文件要经办公室主任审核后交由专人办理，并进行发文登记；4 .严禁使用通讯工具在不利于保密的场合与条件下谈论公司秘密；5 .加强保密设施建设，凡涉及机密文件保管的部门，防盗门、防盗窗、铁柜要齐全
