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1、大型监理工程公司项目监理机构行文制度一、目的：规范项目监理机构的文件格式及往来程序。二、原则：1、项目监理机构按照统一的格式及程序行文；2、建设局有规定格式的文件，使用建设局规定格式；三、文件分类：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类、F行政类、G公司经营类、其他类。四、文件编号： 按照公司监理资料管理制度中“资料编号”的规定执行。五、发文格式：1、 会议纪要：按公司统一会议纪要模板，写明公历年月日，主题词，会议纪要名称用小二号宋体字加粗，内容用四号宋体字，后附签到表；2、 监理通知：监理通知使用建设局规定表格；3、 监理函件：按公司统一模板,函件名称使用小二号宋体字
2、加粗,内容使用四号宋体；六、其他类文件：按公司相关要求执行。六、容要求：简洁、流畅，条理清晰，数据准确，不使用文学描述词藻，准确地表达主题，无歧义。七、发文时间要求：a) 会议纪要：必须在会后一个工作日内发出；b) 监理通知：根据工程中具体情况及时发出；c) 监理函件：根据工程中具体情况及时发出；d) 其他文件：根据该文件具体情况及公司相关制度规定及时发出。八、发文程序：拟稿审稿签发e) 会议纪要由总监（或其代表）指定拟稿人；f) 监理函件由提出发文的监理人员拟稿；g) 根据授权，发文内容必须通过总监（或其代表）审核后才能定稿；h) 所发文件必须经过项目总监（或其代表）签字盖章后，方可发出；i
3、) 所发文件严禁涂改；j) 文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。九、 收文程序： 来文签收登记传阅承办收集归档1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；2、按资料管理制度规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上；3、各参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的，资料员应及时提出，拒收并要求更改；4、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理：第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字总监（或其代表）审核签字、盖执业注册章返回发文单位第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；专业监理工程师（监理员）传阅总监（或其代表）批准转发有关单位第三
4、种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字总监（或其代表）审核签字、盖执业注册章公司盖章返回发文单位第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；专业监理工程师（监理员）批阅签字归档第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件；专业签阅归档5、资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收登记。6、凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。7、资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交接手续。 附件：会议纪要模板（见会议制度）、监理函件模板；监理通知（函件、
5、会议纪要）跟踪记录表。第一章 工程部巡视检查管理制度一、目的:督查项目监理机构“独立、客观、科学、公正、诚信”的开展工作。二、检查：对所辖项目每月月底前定期检查一次，要求全面检查，填写检查记录表。三、巡视：1、 每周必须到所辖项目巡视一次；2、执行巡视记录表，检查不少于三十点。四、建设工程的合法性：检查项目总监及监理机构对项目的合法性是否检查、对不合法行为是否采取有效（书面）措施。重点检查：1、施工许可证；2、专业工程是否有施工许可证；3、是否办理质量和安全监督；4、施工单位是否具备施工资格；5、施工人员的从业资格。一般检查：1、计划立项批文；2、投资许可证；3、规划许可证；4、是否按规定招标
6、；5、参建单位是否有违章行为；6、总包、分包是否合法；7、其它。五、质量控制： 重点检查：1、预控函件份数；2、旁站是否按要求执行，记录份数；3、监理日志；4、监理人员的巡视检查记录、份数；5、质量问题整改通知单份数、编号。一般检查：1、预控计划是否有；2、旁站监理方案是否有；3、监理资料B、C表；4、材料（成品、半成品）报审，是否见证送检，多少次；5、隐蔽验收是否及时，签章是否规范；6、是否及时检查质量控制资料；7、质量事故是否如实、及时上报；8、是否执行强制性标准。（书面资料）；9、施工方案是否及时审批；10、工程验收是否及时；11、图纸及变更是否熟悉，现场测问；12、其它。六、安全文明施
7、工： 重点检查：1、预控函件份数；2、安全施工方案是否审批；3、安全检查记录份数；4、安全整改通知单份数。一般检查：1、预控计划是否有；2、现场安全警示牌；3、安全事故是否及时处理；4、文明施工预控函件份数；5、现场是否封闭管理；6、现场防火有无预控函件；7、易燃易爆物品管理有无预控函件；8、有无防暑、防毒预控函件；9、其它。七、进度控制： 重点检查：1、预控函件份数；2、工期滞后有无采取措施，函件份数；3、进度控制图是否上墙。 一般检查：1、各阶段的进度预控点是否明确；2、预控计划是否有；3、工程形象进度；4、工程是否按计划进行；5、工期滞后有无原因分析。八、投资控制： 重点检查：1、预控函
8、件份数；2、进度款是否按合同审批；3、进度款是否在一周内审批完成，未完成是否向业主，承包商发函说明；4、节约投资的合理化建议；5、确认的函件份数。 一般检查：1、阶段投资控制点是否明确；2、预控计划是否有。九、现场办公：重点检查：1、工程会议纪要是否按时发出；2、晨会是否正常召开，检查记录；3、上班是否佩带工作牌；4、“独立、客观、科学、公正、诚信”是否上墙；5、平面图、进度控制表、晴雨表、岗位职责、组织机构、卫生值日表是否上墙。 一般检查：1、办公室是否整洁、卫生；2、是否有穿拖鞋、短裤上班，打电脑游戏、打电话聊天、上网等不良行为；3、上工地是否戴安全帽，女同志有无穿高跟鞋；4、工地是否有配
9、合细则；5、监理细则是否按要求编写；6、技术参数是否按要求编写；7、监理通讯是否按时下发。十、资料管理：重点检查：1、资料收发是否及时，归档分类是否清楚；2、合同收集是否完善；3、资料按规定签字盖章；4、是否按资料管理制度上报公司。 一般检查：1、A表签字是否规范；2、B表拟制是否标准；3、C表填写是否及时、完全；4、资料、收发是否规范；5、工地的规程规范、标准是否满足工程需要。十一、设计变更： 重点检查：1、所有的工程变更，总监须填写变更处理记录表；2、不允许在设计变更上签章；3、专业监理工程师是否在相关图纸上标明变更的编号、内容。 一般检查：所有工程变更是否汇总登记。十二、经济技术签证：
10、重点检查：1、签证的时限是否符合规定；2、签证单是否有专业监理工程师（监理员）和总监签章；3、签证汇总表是否在本月28日上报公司、业主；4、未签证事项是否已发函件说明。 一般检查：1、签证的依据、条件附加资料是否完善；2、有无离开工地的监理人员继续签证的行为；3、监理人员签名是否在相应位置；4、各种文件资料是否按规定盖章；5、经济签证是否独立登记。十三、考勤： 重点检查：1、监管多项目的专业监理工程师，是否在当日上班的工地考勤；2、总监不清楚的无故不上班（离岗）的人员，按旷工记录。 一般检查：1、请假是否有批准的假条；2、因公外出是否请示总监；3、总监外出考察一天以上，是否请示工程部；4、考勤
11、表是否当天记录；5、是否按时上下班。十四、廉洁： 重点检查：1、检查监理人员的廉洁行为，未经批准不得接受业主额外补助；2、有无接受施工单位或材料供应商不适当的宴请；3、有无推荐施工单位或材料供应商；4、有无在施工单位或材料供应商中兼职。 一般检查：1、有无接受业主的额外补助；2、未经总监允许不得与材料推销员攀谈现象；3、有无接受施工单位或材料供应商的馈赠；4、有无索、拿、卡、要；5、是否安排亲属朋友在承建商中任职；6、其它方面的廉洁。十五、其它： 重点检查：1、当月监理费总监是否催收；2、业主投诉是否及时得到整改；3、公司和工程部的整改意见是否及时落实。 一般检查：工程会议是否按规定召开。 十
12、六、巡检记录表须项目总监签字，项目监理机构、工程部各存一份，并报总工办备案存档。十七、对本处各个项目进行考核评比：1、考核评比后，根据得分排队，并作为考核项目总监绩效的依据；2、考评结果报总工办。十八、考核（由公司总工办负责）：1、巡检次数是否满足要求，检查巡检记录；2、对工地是否全面了解；3、对工地存在的问题，是否下发整改通知，多少份；4、公司下发的整改通知是否及时整改；5、业主提出的问题是否及时落实。工程部检查（巡视）记录表 表4-1序号项目检 查 内 容检查结果有（是）无（否）1项目合法性施工许可证是否有2专业工程是否有施工许可证3是否办理质量和安全监督4施工单位是否具备施工资格5施工人
13、员的从业资格6质量控制总体预控计划是否有7月预控计划是否有8旁站监理细则（方案）是否有9施工组织设计（方案）是否审批10是否组织图纸会审11图纸及变更是否熟悉，现场测问12旁站是否按要求执行，记录是否真实、齐全、及时填写13监理人员的巡视（旁站日志）检查记录每天一份14主要材料（成品、半成品、设备）进场报审的签章是否合法，是否见证送检15是否及时制止使用禁用的建筑材料16隐蔽验收是否及时，签章是否规范17隐蔽及分项分部验收时是否核查了相关的施工技术资料18是否检查和参与垂直度观测、沉降观测与各专业测试、检查记录19是否督促检查承建商执行强制性标准20重大质量隐患，项目总监是否及时下达停工令21质量事故是否如实、及时上报22各项工程验收是否按规定进行23专业监理工程师对有关部门提出的整改是否签认24安全管理安全施工方案是否审批、并督促实施25检查安全大检查的记录26专项安全检查是否进行，检查记录27预控计划是否有28是否检查现场安全警示牌及“三宝”、“四口”29安全事故是否及时处理30现场是否督促封闭管理31对重点部位、环节是否实行旁站32对安全防护用品是否进行检查、不合格的是否禁用；33是否根据检查情况，分阶段签付安全文明施工措施费34是否督促承包商办理安全竣工评价手续项目监理机构
