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1、宝龙商业集团企划工作管理规定编号：PLSY-QH-ZD-01-2012(A)页码：第 2 页 共 36 页商业集团企划工作管理规定 编制中心总经理 相关副总经理 商业集团总经理审核/审批 商业集团执行董事审核/审批 报批日期 一、 部门工作职责1. 部门架构 商业集团企划部总经理 商业集团企划部 各商业公司企划部经理 活动主管 活动专员 设计人员 专员n 商业公司企划部经理是商业公司企划部负责人，下辖活动执行人员、设计人员、文员专员等，企划部经理向商业公司总经理、商业集团企划部负责和报告（商业集团企划部主要是专业方面的指导和要求）n 商业集团企划部向商业集团企划部总经理负责和报告n 商业集团企
2、划部总经理向商业集团总经理负责和报告2. 部门职责n 负责完成所属商业项目总经理及主管领导分配的工作，执行商业集团企划部的业务指导和管理；n 负责通过企划活动提高客流量和销售；n 负责制定和执行所属商业项目的整合营销、企划活动、招商推广、装饰美陈、媒体宣传、品牌建设等工作；n 负责制定企划年度工作计划，各类企划活动及预算和相关合同；n 负责按集团VI进行统一规范管理和运用；n 负责组织制订年度、月度宣传推广方案及宣传推广费预算并总结；n 负责根据招投标管理制度，进行或配合企划业务的招投标工作；n 负责品牌推广，负责新闻和商业刊物的编辑；负责企划业务培训工作。二、 企划工作目标管理1. 目标a）
3、 客流目标n 日常活动客流增长目标：15% 以上n 重大活动客流增长目标：30% 以上b） 品牌目标n 通过企划活动推广企业品牌n 每月通过活动执行和创新，至少保证新闻媒体新闻或信息一次以上2. 目标考核a) 月度考核：每月通过考核来检查工作b) 年度考核：每年通过考核来检查该项工作的总体情况三、 企划方案管理1. 企划方案要求a） 年度企划方案要求n 年度企划方案需每年11月10日提报，通过相关审批流程n 年度企划方案需商业公司营运副总、商业公司总经理、商业集团企划部总经理、集团营运中心总经理、集团商业集团总经理等审批n 年度方案最终将形成方案和预算，是商业公司年度企划工作的指导方案n 年度
4、企划方案模板（见附件M-001），需按格式填写b） 月度企划方案要求n 月度企划方案需根据年度企划方案及商业公司月度工作实际情况进行撰写n 月度企划预算可以根据实际需求，在保证年度企划预算情况下调整月度企划预算项目，调整比例为月度预算的15%，需要经商业公司总经理、商业集团企划部总经理审批n 月度企划方案有固定的格式（月度企划方案表见附件M-002；月度预算成本分解表见附件M-003）,需按格式填写。n 商业公司企划部需提前45天提交月度企划方案，每月15日提交例如：3月15日应提交5月方案，以此类推n 涉及春节、五一、十一、圣诞等活动企划方案需提前60天呈报月度企划方案需月度企划方案表和月度
5、预算成本分解表进行审批n 月度企划方案提交时即需进行相关准备n 月度企划方案需审批确认后方可执行，商业集团企划部总经理可酌情批准提前执行n 集团企划总部统一安排的活动方案，各商业公司需按要求进行执行c） 月度企划方案成本预算报批要求：n 商业公司企划部填写月度预算成本分解表n 商业公司财务部、商业公司总经理审核签字n 集团企划部总经理审核签字，集团财务部审核签字，集团成本控制中心审核签字，商业集团执行董事审批签字，然后下发商业公司企划部并抄送商业公司总经理和财务经理d）月度企划方案预算变更要求：n 月度方案变更金额未超过两万（小于或等于两万）n 商业公司企划经理提出和填写预算变更申请表(变更申
6、请表见附件M-004)，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，批准后报集团企划部备案n 月度方案变更金额月度15%,商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，报集团企划部总经理审核批准，报集团商业总经理签批，下发商业公司企划部，并抄送商业公司总经理和财务经理n 月度企划预算变更原月度计划预算，商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，报集团企划部总经理审核批准，报集团商业总经理、执行董事签批2. 月度方案审批流程图3. 企划活动策划与实施流程图4. 企划活动总结分析5. 企划活动媒体宣传6. 软性宣传报道四、 企划活动管理1
7、. 活动管理概述及分类企划部通过筹备、执行和评估各类企划活动，达到商业公司品牌推广、品牌升值、公共关系维系等目的。企划活动分为SP和PR活动。2. 活动管理作业流程模板a） 以年度预算及月度预算为依据安排具体的活动执行细则b） 活动筹备n 广告公司或者企划部设计人员提交月主题的广告画面及延伸部分n 为保证活动正常有序的进行，需要根据活动轻轻撰写活动执行清单，并根据活动执行清单进行跟进。n 商场装饰n 媒体计划及预订n 活动执行细则n 人员分工n 撰写推广合作邀请函给商户/外部单位（经部门经理批准后，传真/手送/电邮至商户/外部单位）。并填写推广合作邀请函签收记录n 礼品、物料确定c） 电话跟进
8、确定商户/外部单位是否收到函件并解释活动/安排会议商谈细节d） 与商户/外部单位确认活动/赞助细节及赞助物品送达e） 电话/电邮/开会与商户/外部单位确认活动细项f） 根据活动需求安装室内/户外主题装饰及确定活动礼品/海报到位（建议提前一周）根据活动需求填写各部门工作联络单（按照各商业公司现行使用部门联络表单）g） 活动广告相关画面到位：对现场装饰/海报等进行检查验收，验收不合格需进行修改h） 将所有报纸广告复印发放至每家商户（建议活动开始前1-2天）i） 活动按要求开展执行，现场需拍照记录并存档j） 根据需求进行活动总结、分析、调查，并按要求进行提交五、 企划日常管理1. 每日工作a) 每日
9、巡场，检核场内外活动场地、美陈装饰布置b) 官方微博更新、检核及及时回复粉丝评论c) 企划部当时段各项工作执行及进度追踪d) 昨日客流情跟进，了解是否异常及原因e) 与集团企划部的沟通互动f) 主管交办事项之完成2. 每周工作a) 上周企划工作总结、修正（企划周汇报表，见附表M-005）b) 下周企划工作分工、安排及进度追踪c) 与主力店、次主力店企划部的沟通互动d) 每周客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改进措施和方案3. 每月工作a） 当月企划工作执行情况总结，次月5日前完成（企划月汇报，见附表M-006）b） 当月客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改进措施和方案c） 当月企划
10、实际发生费用支出检核（企划台账，见附表M-007）d） 下月企划工作计划拟定、追踪及商户联络e） 提前45天提报下下月企划预算方案提报、审批f） 下月招采计划提报、审批g） 同业竞争者市调h） 与当地主流媒体的沟通互动i） 部门文件的存档j） 仓库礼品盘点的更新k） 顾客资料数据汇总l） 消费者市场调查n 非重大节日期间，至少3个月进行一次消费者市场调查；重大节日期间必须进行消费者市场调查（重大节日以商业公司具体情况来定，如周庆，圣诞、国庆节等）n 根据活动情况拟出顾客调查问卷表，经部门经理确认后，安排人员进行顾客一对一问卷调查，对调查表进行汇总分析，并发送给相关人员，有需要的话，根据总结调整
11、以后的活动安排n 消费者市场调查问卷格式分为2个部分，第一部分以顾客基础信息为主，第二部分以当期活动情况或者调查目的而定；市场调查问卷内容不宜过多，以单页单面为宜，避免顾客不耐烦填写或者随意勾选，可附赠小礼品促进。（消费者市场调查问卷格式请见附表M-008）4. 每年工作（年度基本工作表）a) 年度工作总结b) 下年度工作计划及费用预算c) 年终部门文件的存档d) 年终仓库礼品盘点e) 年终资产盘点f) 年终顾客资料数据汇总六、 企划文件管理1. 档案管理a） 档案建立n 需提前向行政部申请相关文件夹、资料袋等存档文具，提前到位n 需根据文件夹的标签处大小，按要求打印出文件夹标签n 部门文件乃
12、保密资料，非部门同事均需经同意方可查阅相关资料n 所有相关的文件需按要求存放在文件夹内n 部门文件需存放在管理办公室的文件柜里n 除了纸质文件外，电子文件也需保存于指定电脑中n 共享电子文件应存放在部门共享盘中b）档案管理明细n 项目相关资料1) 城市地图（市区地图，标明竞争者位置，自己的位置，步行街位置，闹市区位置）2) 楼层平面图3) 调查表（1、媒体 2、学校 3、SWOT+竞争者调查）n 推广方案/总结1) 年度推广计划及全年预算2) 月度推广计划3) 月度活动总结PPT（按月排序）a) 仓库管理（按月份整理，见附件M-009）n 库存盘点表n 礼品跟踪表n 礼品派发登记表b) 财务及
13、支出（按编号排序）n 每月支出跟踪表（即台账M-007）n 相关合同n 相关附件（报价、发票、验收单复印件等）c) 媒体宣传（按月份进行归类）n 报纸n 软文n DM单d) 供应商n 所有供应商联系列表n 调查表（印刷、制作、设计、装饰等）n 基础报价表e) 商户n 商户联系列表n 商户日常活动n 商户宣传品n 商户沟通记录表f) 竞争者n 竞争者媒体报告，以及竞争者广告g) 赞助商及合作伙伴n 赞助商及合作伙伴联系列表n 活动记录2. 企划台账a） 台账建立n 根据月度企划台账模版，当月发生的各项物料、媒体、美陈装饰等需按照月度签批预算或者签批的变更预算，提前申请采购，在申请需求时即可登记填入台账表格。b） 台账盘点n 每月月底与财务部经理核对台账中各项各项物料、媒体、美陈装饰等的决算金额和是否
