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1、中交物产集团有限公司信息资源采购中管理手册2011年3月目 录采购手册的编订目的第一章 采购的定义第二章 适用范围第三章 采购政策第四章 采购制度第五章 采购授权第六章 信息资源采购中心门职责第七章 采购人员选用第八章 采购计划与预算第九章 询价及成本分析第十章 供应商评选第十一章 合同的签订 第十二章 交货 结算第十三章 信息资源采购中心门总结制度 采购手册的编订目的为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，使采购工作过程标准化，提高工作效率，并且可以被衡量和监督。便于最适当时间、在可能范围内以最优价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的物资或服务，特制订本手册。第一章 采购的定义采
2、购的定义公司根据战略发展需求，经审核后选择供应商，经过商务谈判确定采购物资品项、规格、价格、交货、结算及相关条件，最终签订战略采购合作协议，并按要求下单、收货、付款的过程。第二章 适用范围适用范围1基础建设物资协议量采购：是指与厂家（钢厂）直接签订年度供应协议的所有物资采购；如：（1）钢材：（2）2其他大宗物资采购：是指公司在打造基础建设物资一站式服务平台中，直接提供给客户用于基础建设的所有物资采购。如：（1）建筑钢材系列：螺纹钢、高线、型材、冷热卷板、中厚板等； （2）钢绞线系列：（3）声测管系列：（4）锚具系列：（5）伸缩缝系列：（6）工程机械系列：叉车、装载机、沥青混凝土摊铺机、凿岩机、
3、钻孔机等（7）沥青系列：（8）道路设施系列：防撞护栏、减速带、水马、道钉等（9）其他系列：3生产物资采购：是指用于我公司工厂生产的所有物资采购；如：（1）原材料：无缝钢管等；（2）辅助材料：（3）低值易耗品：劳动防护用品、五金工具、备品备件等；4其它：（1）（2）第三章 采购政策采购政策1、公司物资采购供应采用集中采购制度。信息资源采购中心为公司唯一采购责权部门。2、公司物资采购计划系根据销售计划、工程进度表、物料需求计划经MRP运算及市场分析预测而拟订。物资采购计划为公司唯一采购执行指令。3、公司对储备物料采取预购备用方式采购，对非储备物料采取现用现购方式采购。4、公司采购人员应采取客观公正
4、之态度并保持价值观念从事业务。5、公司采购得经由合格供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。合格供应商或制造商资格须经公司相关评定合格方可获得。6、每一购案供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以三家或三家以上询价为原则。7、公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。8、公司对物资采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。9、公司对物资采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。10、公司对物资采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。第四章 采购制度采购制度 （一）基础
5、建设物资协议量采购制度 1、由信息资源采购中心负责与协议量供应单位进行年度谈判，核定年度协议量，签订年度采购协议； 2、由销售部根据核定的年度协议量，在每月25日前结合库存情况编制下月月度需求计划报信息资源采购中心； 3、信息资源采购中心审核销售部月度需求计划，两个工作日内编制完成月度采购计划，经审批同意后一个工作日内编制资金计划报财务部审批； 4、信息资源采购中心根据已批准的采购计划和资金计划以向协议量供应商以采购订单形式明确每次到货品种、规格、到货时间、交付地点等； 4.1信息资源采购中心凭签订的采购订单向公司财务部提出付款申请； 5、信息资源采购中心跟踪落实订单执行情况，确保订单按约定履
6、行； 6、信息资源采购中心需在到货前24小时通知收货人准备接货并检验； 7、信息资源采购中心必须确保协议量供应商在交货时，随货同行提交送货单、质检报告等相关必要文件。 7.1 有效的送货单经收货人签字盖章后为双方结算主要依据； 7.2送货单必须详细、准确列明本批到货的收货单位、到货地点、发货单位、承运单位、订单号、品种、规格、单价、数量； 7.3由收货人负责对到货进行验收。核对送货单内容，并依据相关质量标准进行验收，确认无误后验收人签字并加盖公司收货专用章； 8、到货码头的物资，由码头验收货物合格后，及时录入高达系统定价销售。并在三天内将签收单据交信息资源采购中心； 9、信息资源采购中心获得签
7、收单据后，应及时向供应商催讨发票。10、到票后由信息资源采购中心进行核对及时交财务部；10.1到票期限最迟不得超过三十天，如有逾期，暂缓发放责任人绩效薪酬一千元，直至到票并未给公司造成损失予以发还；10.2信息资源采购中心采购员必须确保供应商提供的是包含17%增值税的有效发票；11、订单执行完毕后，信息资源采购中心应及时做好订单关闭，收集执行过程的所有资料装订编码后交公司档案室存案。 （二）其他大宗物资采购制度 供应商管理 1、信息资源采购中心供应商资源管理员负责供应商管理； 2、资源管理员对潜在供应商进行搜寻，如有合适则收集供应商资料，填写供应商调查表，交部门总经理审批； 3、对重要供应商除
8、部门总经理审批外，还需提交公司法务部、技术部、财务部、资金管理部共同评审，评审结果报公司总经理审批； 4、经审批同意的供应商为公司合格供应商，列入公司合格供应商名录； 5、公司一切采购必须首先从合格供应商名录中选择； 6、如合格供应商名录无法满足采购需要，必须及时增补。如属偶然采购需申请临时供应商资格，报部门总经理审批同意； 采购操作 1、销售部提供的月度销售计划、工程进度表、需求计划出库单为采购编制采购计划的主要依据； 1.1销售部应在每月25日前提供月度销售计划； 1.2销售部应在签订项目销售合同后，首次供货前提供该项目工程进度表给信息资源采购中心； 1.3销售部需提前七天提供审批同意的需
9、求计划出库单给信息资源采购中心； 2、信息资源采购中心根据采购计划编制月度资金计划报备财务部； 3、信息资源采购中心采购员根据采购计划在合格供应商名录中搜寻合适供应商询价； 4、信息资源采购中心采购员根据询价报告，原则上应选择与价格最低供应商签订采购合约。除非有特别充分理由经主管领导同意后方可选择价高之供应商； 5、信息资源采购中心采购员用公司合约模板编制采购合约提交公司审批。提交审批同时需附询价单、采购计划； 6、公司审批同意的采购合约必须对方先盖章签字； 7、信息资源采购中心采购员负责对采购合约的执行进行跟踪，确保合约切实履行，并有责任和义务在执行过程中对风险予以充分防范及预警； 8、信息
10、资源采购中心采购员必须确保供应商在交货时，随货同行提交送货单、质检报告等相关必要文件。 8.1 有效的送货单经收货人签字盖章后为双方结算主要依据； 8.2送货单必须详细、准确列明本批到货的收货单位、到货地点、发货单位、承运单位、订单号、品种、规格、单价、数量； 8.3由公司指定收货人核对送货单内容，并依据相关质量标准进行验收，确认无误后验收人签字并加盖收货专用章； 9、信息资源采购中心采购员应提前24小时通知收货单位准备收货； 10、信息资源采购中心获得签收单据后，应及时向供应商催讨发票。 10.1到票后由信息资源采购中心进行核对及时交财务部； 10.2到票期限最迟不得超过三十天，如有逾期，暂
11、缓发放责任人绩效薪酬一千元，直至到票并未给公司造成损失予以发还； 10.3 信息资源采购中心采购员必须确保供应商提供的是包含17%增值税的有效发票； 11、订单执行完毕后，信息资源采购中心应及时做好订单关闭，收集执行过程的所有资料装订编码后交公司档案室存案。 （三） 生产物资采购制度 1、 由生产部根据销售计划和原辅料库存情况编制物资需求计划经公司审批同意后交信息资源采购中心执行； 2、信息资源采购中心收到审批同意的物资需求计划后，在合格供应商资源库中选择合适供应商询价； 3、除非金额特别微小或情况特殊，原则上需向三家以上合格供应商询价； 4、信息资源采购中心采购员根据询价报告，原则上应选择与
12、价格最低供应商签订采购合约。除非有特别充分理由经主管领导同意后方可选择价高之供应商； 5、信息资源采购中心采购员用公司合约模板编制采购合约提交公司审批。提交审批同时需附询价单、物资需求计划； 6、公司审批同意的采购合约必须对方先盖章签字； 7、信息资源采购中心采购员负责对采购合约的执行进行跟踪，确保合约切实履行，并有责任和义务在执行过程中对风险予以充分防范及预警； 8、信息资源采购中心采购员必须确保供应商在交货时，随货同行提交送货单、质检报告等相关必要文件。 8.1 有效的送货单经收货人签字盖章后为双方结算主要依据； 8.2送货单必须详细、准确列明本批到货的收货单位、到货地点、发货单位、承运单
13、位、订单号、品种、规格、单价、数量； 8.3由公司指定收货人核对送货单内容，并依据相关质量标准进行验收，确认无误后验收人签字并加盖收货专用章； 9、信息资源采购中心采购员应提前24小时通知收货单位准备收货； 10、付款 10.1 生产物资采购付款原则上遵循票到30天到45天付款； 10.2 必须支付预付款或款到发货的，信息资源采购中心采购员在提请付款申请时，需同时提交物资需求计划和采购合约，有可能的情况还需提供发票； 10.3 预付款或款到发货的发票应在到货后30天内催讨并交财务部核销； 10.4 到票期限如有逾期，暂缓发放责任人绩效薪酬一千元，直至到票并未给公司造成损失予以发还； 10.5
14、信息资源采购中心采购员必须确保供应商提供的是包含17%增值税的有效发票； 11、订单执行完毕后，信息资源采购中心应及时做好订单关闭，收集执行过程的所有资料装订编码后交公司档案室存案。第五章 采购授权采购授权为了圆满执行工作并达到目标，信息资源采购中心门应有下列四种决策权：1 供应商的选择权。2 交易价格及条件的决定权。3 采购规范的确认权。4 与潜在供应商接触联系的权力。 为实施分层负责，提高工作效率，公司采购设置下列两种授权措施：内部授权采购主管秉承上级主管或公司制度，在一定金额内有决定采购权。超过此一权限，仍需呈请上级主管核定。外部授权对于执行专案计划人员的授权（不受公司原有采购制度之约束），或信息资源采购中心门认定由使用部门自行办理更
