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1、 陕西有色天宏瑞科硅材料有限责任公司 建设项目档案管理试行办法第一章 总 则第一条 为了规范陕西有色天宏瑞科硅材料有限责任公司（以下简称公司）基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局基本建设项目档案资料管理暂行规定、重大建设项目档案验收办法（以下简称办法）等有关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于公司建设项目。第三条 本办法所称建设项目档案是指公司所建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。建
2、设项目档案的内容包括：基建档案、科研档案、设备档案等。第四条 建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是公司生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。第五条 建设项目档案工作实行统一领导，分级管理。凡形成项目档案的部门，都必须按规定向总经办档案室移交档案及有关资料，维护建设项目档案的完整、统一与安全，确保建设项目档案资料的准确、系统和有效利用。第二章 建设项目划分及档案管理职责第六条 公司总经办主要职责是：（一）负责对本公司建设项目档案工作进行指导、监督、检查；（二）负责组织、参加本公司建设项目档案的专项验收；（三）负
3、责参加本公司建设项目的竣工验收工作；（四）负责检查、接收、保管本公司建设项目档案实体；（五）负责参加设备开箱验收，将随机文件收集归档；（六）负责收集出国考察、培训人员携带回来的技术资料及考察报告。第三章 建设项目档案管理第七条 建设项目档案工作要坚持“三同步” 的原则：（一）即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关公司对项目档案的职责；（二）在检查施工进度和质量的同时，对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。第八条 项目相关部门（基建工程部、总经办、采购部、监理公司、施工公司）要提高档案意识，要把建设项目档案工作纳入工程建设计
4、划，纳入项目管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规章制度；要将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任；要建立经济制约机制，坚持建设项目档案资料在工程质量管理中的一票否决权。第九条 基建工程部和档案部门密切配合，项目档案管理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程重大设备到货开箱验收、参加项目工程竣工验收；项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积累、整理、审查工作，资料分发部门应保证归档资料原件的齐全完整，备日后查考。第十条 建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪管理
5、、动态管理。各类资料的存档程序是：（一）项目前期资料（项目建议书、可研、初步设计等）由项目经办部门、设计公司形成公司档案室存档；（二）施工图（含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等）由设计公司、采购部、施工公司形成基建工程部分发到施工公司供施工和归档使用、公司档案室或项目组待工程中交后整理存档；（三）交工技术文件，由施工公司形成，项目建设过程中施工公司档案员保管积累，中交后与施工图、随机文件一并整理组卷归档。归档程序：施工公司监理公司基建工程部质量监督站签审后，送公司档案室；（四）随机文件由供货商提供采购部组织开箱（基建工程部、监理公司、施工公司和供货商共同参加开箱）公司档案员或项目组资料
6、员持技术协议到现场核对随机文件随机文件由档案员逐项登记，保存含原件在内的2套资料用于归档工程中交后，档案员或项目组资料员移交施工公司组卷公司档案室存档。未委托设计的项目，随机文件由（或设备）公司档案员收集整理，存公司档案室；（五）公司档案室或项目组负责收集的项目建设过程资料，如技术协议、工程联络单、设计变更通知单、施工图等，工程中交后，组成案卷存档或移交档案室存档。（六）项目管理文件由基建工程部形成并编制归档。（七）监理档案由监理公司形成并编制归档。（八）其它资料由公司竣工验收委员会收集，整理后移交档案室存档，内容包括：1.生产准备及试运考核总结；2.项目竣工验收报告书；3.工程设计总结；4.
7、工程施工总结；5.工程监理总结；6.生产运行总结；7.外事工作总结；8.物资采办总结；9.项目建设总结；10.项目质量评审材料；11.工程审计文件、材料、决算报告；12.竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件；13.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。第十一条 限上建设项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内，施工公司编制整理竣工档案（包括设备随机文件），一式两份，正副本移交公司档案室，公司档案员进行验收，并办理建设项目归档文件移交清单（具体格式见附件1）。档案室正本验收合格，同时见副本移交清单后，在工程交接证书上加盖公司公章，办理归
8、档手续。施工公司持工程交接证书领取竣工档案保证金。竣工档案的卷内目录（具体格式见附件2）以电子表格形式生成.XLS文件，随竣工档案一并归档。第十二条 在项目建设中，基建工程部要负责组织、协调和指导勘察、设计公司、施工公司、监理公司配合编制项目竣工档案。同时，各部门要认真履行下列职责：（一）总经办职责：1.负责项目前期资料、后期评价资料和竣工验收文件的收集归档；2.负责项目前期设计文件管理工作，具体内容见公司设计文件档案管理办法；3.负责监理档案、项目管理档案和竣工档案正本的验收归档工作；4.项目开工后，公司档案室要对施工公司的相关技术人员进行业务培训和指导，明确归档要求；5.项目建设过程中，随
9、时到施工公司和监理公司检查交工技术文件和监理文件的同步积累情况；6.检查过程管理文件、随机文件的收集积累情况。（二）财务部门职责：在设计合同款、设备款和工程款结算前，财务部门应扣留设计文件、随机文件和竣工档案保证金，见到（设计合同）合同付款审批单，（商务合同）付款申请单，工程交接证书上加盖公司公章后，方可全额支付各保证金。（四）采购部职责：1.负责组织协调随机文件管理工作，具体内容见公司随机文件档案管理办法；2.负责规范设备制造厂家提供详实的设备随机文件2套；随机文件必须标注设备位号；书写材料必须规范，内容包括检验报告、质量证明文件、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单、总图、装配图、零部件
10、图、铭牌等；随机图纸为新兰图，有变更的需变更核定后，再逐张加盖设备制造厂家的竣工图章；设备制造过程中如有变更，协调设备制造厂家将设计变更通知单和随机文件一并归档。3. 项目中交后，向公司总经办档案室提供设备采购台帐，其中各项目设备和材料部分应分别统计，不能混淆。4. 负责招投标资料以及采购合同的归档工作。（五）基建工程部职责：1.项目开工10个工作日内，应向总经办档案室移交项目单项、公司工程划分表，注明项目的工程名称（公司立项批文名称，不能随意简称）、单项工程名称、公司工程名称、是否委托监理公司和质量监督站，并在划分表内标注具体实施项目施工公司及负责人的联系方式，便于总经办档案室检查指导；2.
11、负责认证竣工档案的准确性、完整性；3.保证2套原件交工技术文件、竣工图、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单用于归档。原件是指亲笔签名、红色印章，禁止复印件、传真件归档。设计文件管理工作，具体内容见公司设计文件档案管理办法；4.依照建设项目文件归档范围和保管期限表（附件3）中第4项内容，安排专人负责限上项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内完成项目管理档案的编制归档工作；5.协调施工公司限上项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内完成竣工档案的编制工作；6.协调监理公司认证交工技术文件、竣工图及变更核定的准确性、完整性；签审“竣工图章”的相关内容；依照建设项目文件归档范
12、围和保管期限表中第6项内容，限上项目在工程中交两个月内、限下项目在中交一个月内完成监理档案的编制归档工作，并随监理档案提供监理公司相关人员签字备案表；7.协调质量监督站将施工公司移交到质量监督站的竣工档案，限上项目在15个工作日内、限下项目在8个工作日内完成相关评定工作。质量评定和核定情况栏中加盖评定意见章和质量评定章，相关人员亲笔签名确认；8.负责协调随机文件管理工作，具体内容见随机文件档案管理办法。9.负责项目设计合同、施工合同、监理合同等的的归档工作。第十三条 应加强对项目执行中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、
13、改扩建提供翔实可靠的凭据。档案完整、准确、系统的含义是：（一）档案的完整指按建设项目文件归档范围和保管期限表所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全；（二）档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备；（三）档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第十四条 建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理：（一）项目在签订合同（技术协议）时，设立专门条款，明确乙方公司应提交甲方公司项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及
14、违约责任，以及对提交文件进行整理归档的责任；（二）在合同（技术协议）中明确相关文件及档案保证金，额度为合同款5%10%；（三）每份合同（技术协议）支付最后一笔保证金款项时，必须经总经办、工程管理部、等签署同意付款的意见，财务部门方可履行付款手续。 第十五条 建设项目档案资料应按照GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求及DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范进行整理。第四章 案卷质量要求第十六条 建设项目档案应包括：前期资料、勘察设计资料、项目管理档案、监理档案、交工技术文件（包括随机文件）和竣工图、涉外文件、财务和器材管理资料、消防文件、投料试车及生产
15、考核资料、竣工决算资料及竣工验收文件等内容。第十七条 交工技术文件编制要求是：（一）交工技术文件应在工程建设工程中汇集和形成，必须与工程实际情况相符，内容和真实反映工程的实际情况，确保资料的原始性、真实性和准确性，做到资料齐全、图物相符、数据准确、字迹清楚、图形规整、签证手续完备；（二）交工技术文件必须采用计算机编制打印，但相关责任人员签名及日期应由当事人手书。书写工具和材料应符合国家档案管理的要求，利于长期保存，不得用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝及红墨水等易于退色的材料书写；（三）交工技术文件应使用中华人民共和国法定计量公司及符号，文字及书写方法符合国家档案管理的有关规定；（四）用于归档的交工技术文件要求原件归档，禁止复印件，其中原材料质量证明文件及检验报告可以采用复印件，但复制内容必须清楚，并由提供文件材料的供应商加盖公章进行确认；（五）交工技术文件文字资料和表格的纸张均采用A4幅面（297mm210mm）。竖向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上20mm，下20mm,左侧装订；横向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上30mm，下20mm,，左侧装订；（六）交工技术文件表格的栏目应填写齐全，不需填写的栏目应标以
