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1、中国石油合同管理系统承办人员操作手册合同管理系统工程组2008年4月 目 录第 1 章个人工作助理31.1功能简介31.2使用说明3菜单结构3工作提示4合同运行总览5动态信息6委托代办6合同跟踪8用户信息8第 2 章合同立项102.1菜单结构说明10菜单结构10起草一份新的合同立项申请11立项查询16签约依据维护17新增签约依据18修改签约依据19删除签约依据19第 3 章合同选商193.1功能简介193.2系统用户193.3使用说明20菜单结构20选商查询20起草一份招标申请20招标审查审批22填写招标结果信息24非招标合同29专家信息维护31修改专家信息32删除专家信息32第 4 章合同申
2、报334.1功能简介334.2系统用户334.3使用说明33菜单结构33起草一份新合同34跟踪合同审查状态41修改审查退回的合同43合同申报查询44第 5 章合同签订445.1功能简介445.2系统用户455.3使用说明45菜单结构45合同打印45签订信息填写47生效信息填写47第 6 章合同履行486.1功能简介486.2系统用户486.3使用说明49菜单结构49履行提示50履行选择51付款申请52提供产品(或效劳)56合同变更57合同解除58违约情况59合同终止59第 7 章合同归档607.1功能简介607.2系统用户607.3使用说明60菜单结构60第 1 章 个人工作助理1.1 功能简
3、介个人工作助理包括以下内容：1) 工作提示：显示每个用户在本系统的全部工作并可直接点击处理；动态信息也在该页面上方浮动显示，单击信息标题即可查看信息内容。2) 合同运行总览：有权限的用户不通过查询功能就可以快速查看合同运行过程中的相关信息。包括合同签订信息总表、合同运行状态总表、审查审批动态表。3) 动态信息：查看管理员发布的系统通知，查看的范围包括本单位管理员及上级单位管理员发布的信息。4) 委托代办：实现用户外出期间将其职责权限范围内的业务委托其他用户处理的功能。5) 合同跟踪：跟踪查询本人、本部门及授权部门办理的合同信息。6) 用户信息：每个用户可以查看、更新自己的个人信息；选择待办事宜
4、通知方式。1.2 使用说明1.2.1 菜单结构个人工作助理主菜单下有六个二级菜单：工作提示、合同运行总览、动态信息、委托代办、合同跟踪、用户信息。如下列图：其中待办查询需要有用户角色管理的用户手动添加一个角色，有该角色的用户菜单中才会出现待办查询的菜单。选择个人工作助理主菜单后，页面右方的工作区默认显示工作提示的内容。1.2.2 工作提示进入个人工作助理模块，默认显示工作提示。工作提示包含两局部：待办工作、已办工作。其中，待办工作中显示的是所有待用户处理的工作履行选择待办工作除外，假设一项工作还没有被用户翻开查看过，那么工作前有一个“new图标；假设用户至少查看过一次待处理的工作，那么该工作前
5、的“new图标自动消失。所有用户处理过的工作自动进入到已办工作。工作提示中只默认显示用户最近几次处理的工作，如果用户需要查看以前处理过的工作可以通过单击页面中间的“更多链接，进行查找，查找的结果显示在页面下方。如下列图：1.2.3 合同运行总览功能介绍 局部有权限的系统用户不通过查询功能就可以快速查看当年1月1号截至当前日期合同运行过程中的相关信息。包括合同签订信息总表、合同运行状态总表、审查审批动态表。系统提供有下载功能，在合同签订信息表中，通过点击单位名称可查看该单位下的各部门合同运行情况。在审查审批动态表中，通过点击单位名称可查看该单位下各个审批人的审批超期情况。1.2.4 动态信息功能
6、介绍显示合同管理系统最新的动态信息。反映合同管理系统的工作要求，传达公司管理的重要通知。操作说明1) 选择需要查看的动态信息类型或者范围，下方显示出符合条件的信息列表，如下列图：2) 点击信息的标题，可以查看到动态信息的详细内容，如下列图：3) 如果文件带有附件，可以通过点击附件查看到详细的附件信息。4) 浏览完毕，点页面上“确定按钮回退到上一页面。5) 点击“首页，“末页，“上页，“下页按钮来翻页查看。1.2.5 委托代办功能介绍 委托代办功能可以解决以下两种情况，一种是用户工作太多可以将待本人处理的工作局部委托他人处理；另一种是用户由于外出等原因，无法使用系统，可以选择一个代办人，用户外出
7、期间的工作将自动转交给代办人处理；等到用户外出归来，可以取消委托。委托操作说明1) 进入委托代办页面可以看到委托的工作分为两局部，如下列图：2) 页面上半局部显示用户当前的待办工作，用户首先选择一项或多项工作，其次选择一个受托人，单击“分配按钮就可以实现将待本人处理的工作委托给他人处理，受托人的待办工作中将出现刚刚委托给自己的工作。3) 受托人的选择通过“选择受托人的图标实现。如下列图：4) 页面下半局部的操作步骤为：先选择受托人及受托期限，然后单击 “委托按钮，就可以实现将委托期限内需要本人处理的工作自动转交给受托人处理。注意在选择受托时间时，结束日期可不填，表示无限期委托，直至本人撤消委托
8、。撤销委托操作说明工作委托给代办人后还可以取消委托。单项工作委托的撤销通过将该工作再次委托给自己来实现撤销委托功能。长期委托的撤销操作与单项委托不同，当用户作过长期委托后，再次进入委托代办页面将看到撤销委托的提示信息，如下列图：假设用户需要撤销委托只需要单击“撤销委托按钮即可撤销委托。委托历史记录用户将自己工作委托他人的信息系统将记录下来，如下列图：1.2.6 合同跟踪功能介绍为用户提供查看本人工作的窗口。操作说明用户给出查询条件来检索自己需要的信息。如下列图：合同跟踪有范围控制，假设操作人员没有授权范围，那么只能查看本人及本部门的合同。当系统管理员为该用户分配了合同跟踪范围后，在审查审批部门
9、/人的下拉选择中会有授权单位部门项，可在授权范围内查看合同信息。1.2.7 用户信息功能介绍查看系统管理员分配给用户本人的角色及权限信息。并可对用户本人的个人信息如：地址、 等进行维护，选择待办工作的通知方式。修改密码用户登录系统的帐号统一使用门户的邮件帐号，密码的修改统一在门户提供的接口上进行。地址如下： :/www pc/default.htm 将鼠标放置如下列图示的“个人邮件，页面将弹出窗口，单击修改密码更改即可。修改个人信息单击用户信息可以查看到如下页面：其中：地址、 、 、 、 、身份证、其它Email七项是可以修改的。用户修改这几项信息后，单击“确定按钮后修改成功，单击“取消按钮后
10、放弃修改。查看本人的权限范围通过所属组、所属角色的查看，可以了解到本人在系统中所具有的权限。选择通知方式当用户有待办工作时，系统提供四种方式为用户给出提示，用户可以根据实际情况选择一种或多种通知方式。其中系统默认个人工作助理的工作提示每一个用户必须使用。考前须知1) 用户的个人信息只要存在就应该填写。2) 单位名称请从地区企业填写到具体科室。3) 的填写格式为：区号-号码。第 2 章 合同立项合同立项模块为合同承办部门提供了合同立项起草功能2.1 菜单结构说明2.1.1 菜单结构合同立项主菜单下有四个二级菜单：立项提示、签约依据维护、立项查询、工程维护。如下列图：选择合同立项主菜单后，页面右方
11、的工作区默认显示立项提示的内容。立项提示承办员通过此页面，完成合同的立项填报工作。在此模块下，承办员可以完成以下功能：1) 起草一份新的合同立项申请2) 临时保存或提交申请3) 修改一份已有申请签约依据维护相关人员通过此页面，完成签约依据维护工作。在此模块下，相关人员可以完成以下功能：1) 签约依据查询2) 新增签约依据3) 修改签约依据4) 删除签约依据立项查询立项查询是对已承办的合同立项申请的查询，包括承办员以及承办部门的领导，并可以将查询出的结果下载到本地。工程维护对已有工程进行修改或删除，也可以增加新工程。2.1.2 起草一份新的合同立项申请立项提示页面中包含两局部：待办工作及已办工作
12、。待办工作中显示的是用户起草并临时保存的申请信息；已办工作中显示的是用户起草并提交的申请信息。假设用户是第一次登录那么待办工作及已办工作中均无记录。已办工作中只显示用户最近几次办理的工作，假设需要查看更多的信息可以通过单击名称链接查看，已经招标审查审批的合同，可以点击最后一项链接查看审批的流程和过程详细信息。起草申请单击“新合同立项申报按钮进入合同立项申报填写页面，如下列图：合同立项申请信息需要填写的内容如下图，承办员在填写时注意以下要点：1) 带红色“*符号的信息为必填项。2) 合同名称由承办员手工输入，长度不能超过200汉字。3) 合同类别、二级类别、三级类别三个选项是系统管理员在系统初始
13、化时维护的，其中合同类别及二级类别“其它合同除外集团公司有统一标准，不允许修改，二级类别里的“其它合同和三级类别各单位系统管理员根据情况可以自行调整。承办员只能在给定的范围内进行选择操作，假设类别不能满足需要可以向本单位系统管理员申请增加或修改类别。4) 资金流向为“支出的合同还必须选择资金渠道项，资金渠道项包括“投资“直接本钱“管理费“其它。 5) 选商方式与资金流向有关联，即- 资金流向为“支出时，选商方式显示招标、合同谈判议标、电子商务、其它。- 资金流向为“收入时，选商方式显示招标、投标、合同谈判议标、电子商务、其它。- 资金流向为“不涉及时，选商方式显示招标、投标、合同谈判议标、电子
14、商务、其它。6) 承办员在提交申请前还需要确认预算金额、工作交接的对象及承办信息是否准确。签约依据的选择立项申请时需要为申请选择签约依据，签约依据的填写满足以下条件：a 资金流向为支出的合同，签约依据必填；资金流向为收入或不涉及的合同，签约依据非必填，如有依据如油品销售方案、配置方案等那么填报，确无签约依据可不填报。b 一份合同立项可以没有签约依据也可以对应多份签约依据，签约依据如果已存在于系统那么可以被引用，如果没有提交过，那么提交一份新的依据。签约依据的选择步骤为：1) 单击“从签约依据库中选择按钮，系统弹出新窗口，如下列图：给出查询条件可以查找需要的依据，将适宜的依据前的“图标打上钩然后单击“确定按钮后签约依据选择成功。如下列图：用户还可以单击签约依据编号后面的删除符号，删除选择错误的签约依据，或者选择多份签约依据。通过单击依据名称链接可以
