《采购及费用报销管理办法》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购及费用报销管理办法（12页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、*有限公司采购及费用报销管理办法编制部门：财务部总则1 .为保证*公司”（以下简称“公司”）的运作效率，进一步加强公司财务管理、费用管理及各项开支审批流程的规范性，本着节约、高效与强化经济效益的原则，特制定本办法。2 .适用范围：本办法适用于公司各部门。3 .本办法部分名词解析：“费用经办人”，就是指主办发生费用并报销的直接经办人；“代办费用报销人”，就是指受费用经办人委托，代办费用原始单据归集、统计、粘贴、填写审批表等报销手续的代办报销人；“部门经理”就是指负责部门全面工作的部门经理；“部门总监”就是指就是指负责部门全面工作的部门管理人员；“财务经理”就是指负责财务全面工作的部门经理；“财务
2、总监”就是指由董事会直接任命的主管公司财务工作的高级管理人员；“总经理或副总经理”就是指由董事会直接任命的主管或分管公司各项业务活动的高级管理人员；“员工”就是指公司所有人员；“一般员工”就是指主管以下的员工；公司”中层管理人员”就是指经公司总经理任命的部门经理、部门副经理、主管人员等管理人员；公司“高层管理人员”就是指经公司董事会任命的总经理、副总经理、财务总监、总经理助理等高级管理人员。二、费用管理原则1 .费用管理的总原则就是：根据公司高层管理人员、部门经理的职责分工，对其所管辖范围产生的管理费用实行预算编制、监控分析管理。各项费用的开支定额按照公司各项管理规定及审批的各部门预算定额的本
3、年累计进度进行审核。在具体执行中体现为事前申请、授权支出、限额内使用，总额预算控制。2. 各部门每年按零基预算编制本部门年度费用预算。费用预算的编制原则就是:实事求就是,既要满足正常工作需要,又要厉行节约,不铺张浪费,强化投入产出的费用管理理念。3. 费用报销采取在规定限额内凭票实报实销原则,遵守以下规定:1) 费用的报销单位原则上就是在实际发生费用并产生经济效益的单位。2) 费用报销应附清晰、合法、齐全的原始单据(合法的发票),除国家事业单位与出国公务发生的国外(包括香港)费用外,任何收据不可作为报销凭据。3) 本着“谁经办,谁负责”原则,严禁提供虚假发票与收据报销费用,费用经办人对取得的发
4、票真伪负全部责任,经税务机关查出任何虚假发票,由费用报销人负责解释与承担相应责任。报销的发票正面或背面须有费用经办人签名确认;定额发票(如停车费、巴士/地铁票、的士费等),可在按顺序粘贴后,在骑缝处签名确认。4) “费用经办人”根据费用性质完整填写相关费用审批表,保证报销单内容、金额的完整性及合法性,不得随意涂改,将原始单据按费用类型与顺序粘贴后,按财务审批条例规定的费用审批程序完成签批手续。5) 高层管理人员作为“费用经办人”时,可委托人力资源与行政部指定人员作为“代办报销人”。“代办报销人”完成费用原始单据归集、统计、粘贴、填写报销单等报销手续后,须将成套费用报销单据交给“费用经办人”在“
5、经办人”栏上签名确认,并提示费用经办人须在发票正面或背面签名。6) 财务部有权拒绝办理有涂改痕迹的、不合法、不完整及没有费用经办人签名确认的费用审批表。7) 当月发生的费用原则上必须在当月到财务部办理报销手续,因特殊原因不能在当月报销的,不能超过下月;当年发生的费用必须在年度内到财务部办理报销手续;对跨年度的费用报销不能超过次年1月份。8) 严格执行会计法、税法等相关管理规定,规范报销人员的签名,保证签名的清晰、合法性。经办人及审核人必须以清晰、端正的字体在费用报销单上签名确认,签名为可识别的中文字样,高级管理人员的签字可使用英文,但应具有可识别性。9) 任何费用报销的批准人不得就是当事人,费
6、用审批人为费用经办人时,须交上一级主管审批人审批。即部门经理的费用交部门总监审批;高层管理人员发生的业务费用,在审批权限范围内相互交叉审批;特殊情况下超签批范围的业务费用需由总经理签批同意后执行。4. 费用审批权限分项目管理,总体遵循“预算总控、逐级授权、限额审批”原则。各部门必须根据实际情况,预算下一年度的费用总额,报公司管理层会议商讨同意,报财务部备案。1) 预算控制原则 在季度预算总控及限额范围内,预算考核范围内进行签批。 超过季度预算累计额度未超年度预算总控范围,或超限额范围的费用,由部门经理提出书面费用申请报告,经部门总监同意、财务总监审批同意后,交财务部备案。 超过年度预算总控或限
7、额范围内,必须由部门经理提出书面费用申请报告,经部门总监、财务总监与总经理审批同意,上交董事会批准后,交财务部备案并调增预算额度。2) 预算考核范围内的审批标准:各项费用审批权限按照董事会批准制定的财务审批条例执行,需要财务总监、副总经理与总经理审批但因出差或外出而无法现场签字的,可由其授权代理人签字,出差返回后及时补签。5. 费用经办人、费用审批人、财务审核人、人力资源与行政部指定费用管理员的职责。1) 费用经办人的职责: 经办人为费用直接报销人,任何代办报销及代整理报销单据的代办报销人不得在经办人栏签名。 费用发生前,经办人按费用审批人事前约定的费用管理模式,以邮件或书面申请的方式提出费用
8、开支申请计划。 费用发生时,经办人归集相关费用单据,提前填写费用开支审批表,按照财务部的格式要求粘贴单据,填制相应费用审批表,并在“经办人”一栏签名,提交费用审核人审核及审批人审批。 经办人必须使用黑色水笔,如实填写费用报销的内容、金额,不得涂改,经办人负有对报销的费用进行合理解释的责任。2) 费用审批人的职责: 一般员工的上一级费用审批人为部门经理,部门经理的上一级费用审批人为部门总监;高层管理人员费用实行交叉互签审批。 部门费用审批人在费用管辖范围内,对费用的必要性、合理性与合法性进行事前管理。 费用发生后,审批人审核费用报销人的报销金额及相关单据的真实性、合理性与合法性,并按审批权限签名
9、审批。费用审批人负责监控管理所管辖的费用,对预算管控范围内审核审批费用,对超过预算进度的费用进行合理性解析,并采取措施。3) 财务审核人职责: 财务部负责审核原始报销单据的合理性、合法性、金额准确性、流程签批的完整性,对各部门费用预算进度进行合理分析。 财务经理审核费用性质的合理、合法性。 会计核算员审核费用单据金额准确性、流程签批的完整性及填制单据的规范性。 财务审核费用时,如发现存在不合规、不合理与不合法的事项、有涂改痕迹的报销单证,应退回费用经办人予以更正或重办,不得私自更改或办理报销手续。4) 人力资源与行政部费用管理员的职责: 作为高层管理人员费用汇总的经办窗口,对费用与单据流转进行
10、清晰、高效、安全的管理。 负责归集高层管理人员及人力资源与行政部的费用单据,集中传递费用审批人,并做好费用登记及签收记录。 遵循费用报销人为经办人原则,费用管理员归集费用时,负责通知费用经办人在原始发票背后及报销单据经办人栏签名确认业务内容。6. 报销付款时间:每月报销截止日期根据集团规定的结账日期执行,具体时间由财务部每月提前通知各部门。三借款(备用金)1. 因工作需要,经申请审批,员工或部门可申请备用金借款。2. 申领备用金,必须遵守以下规定:1) 申领人需填写借款(备用金)审批表,注明申请款项用途金额预计还款日之前就是否有未结清欠款等事项,并按备用金限额办理相关手续后方可到财务部申领。2
11、) 备用金根据需要申请,具体审批流程按下述财务审批条例执行,需要财务总监副总经理与总经理审批但因出差或外出而无法现场签字的,可由其授权代理人签字,出差返回后及时补签。3) 所有备用金借款须在相关事项办理完毕后的3个工作日内,由经办人办理核销手续。逾期未办理核销手续的,不允许再次申领备用金。如特殊原因需延期核销备用金的,或因特殊原因需长期使用备用金的,须在申请备用金时备注说明清楚。4) 财务部定期检查未核销的备用金,对逾期未办理备用金核销的借款,及时通知经办人办理清还手续;如果经办人接财务部通知后仍不办理核销手续的,须报财务经理及经办人所在部门经理处理。5) 对于使用时间跨会计年度的备用金,经办
12、人应于12月8日前办理核销手续并于次年年初重新办理申领手续。四支票汇款管理1. 支票由出纳员妥善保管。支票使用时需按照国家关于票据使用的规定执行,出纳应设置登记簿,登记票据使用情况,包括领用日期收款单位用途金额等信息。2. 支票汇款的审批权限标准如下:1) 支票汇款付款审批权限按按照董事会批准制定的财务审批条例执行。2) 如审批领导因出差或外出而无法现场签字或签章的,可由其授权代理人签字审批,出差返回后及时补签等手续。3. 不得签发空白票据。如有特殊情况,须经财务经理审核同意并交财务总监副总经理与总经理签批后,方可签发限额票据。4. 开出的票据必须在签发后3个工作日内,由票据领用人凭票据存根及
13、相关费用发票交由出纳办理票据核销手续,再将相关单据交由会计进行账务处理。对逾期未办理票据核销手续的,财务部及时催促领用人办理有关核销手续,并向其上级主管反映,予以处理。5. 所有汇款,财务人员均须审核付款发票审批表等付款资料,制作付款凭证按下述的付款审批权限审批后方予以付现或汇款转账,银行预留印鉴管理及使用按照人力资源与行政部制定的印章管理办法执行。五业务招待费1. 业务招待费包括:招待客户用餐或其她公务接待用餐食品酒水礼品等费用。2. 业务招待费必须就是与经营活动有关的合理支出,并能提供足够的有效凭证与资料,证明费用的真实性合法性。3. 各部门的业务招待费报销限额,在各自年度预算考核范围内,
14、年度招待费用总额不得超过核定的年度招待费用预算总额,如超过的按公司预算管理办法的相关规定处理。4. 业务招待费的使用原则:1) 提倡勤俭节约,注重费用效益,各部门发生的业务招待费限额按年度预算执行。2) 严格控制业务招待费开支,反对铺张浪费,因工作需要宴请客户或各单位人员工作用餐,应注意限制陪同人员数量,原则上陪同人员不得多于来宾人数。3) 关联单位工作往来的,原则上只安排工作餐。4) 部门内部活动及公司部门间活动一律不得使用公款消费,不得报销业务招待费。5. 业务招待费报销需列明接待对象、来访人数、来访事由、接待时间、地点及陪同人员等,写明事前预算金额及实际报销。上述资料如填写不全,财务部有
15、权退回更正或不予报销。报销招待费必须填写招待费审批表并按下述审批流程签批。6. 月结的接待餐费及酒水,由人力资源与行政部制定签订合同,报财务部备案。月结的接待餐费,须提供接待明细清单,列明接待时间、地点、接待单位、接待事由、接待人及陪同人员数量等。所有的接待事项必须由接待经办人签名确认,按招待费审批流程签批。7. 集中采购的接待酒水,人力资源与行政部应每月根据实际使用情况,提供每次接待的对象、接待事项等明细清单,及时办理报销签批手续。六、 差旅费公司差旅费报销原则及标准,按照人力资源与行政部制定的公司员工出差管理规定执行,报销差旅费必须填写差旅费审批表并按下述财务审批条例执行审批。七、 个人通讯费公司通讯费报销原则及标准,按照人力资源与行政部制定的公司通讯管理规定执行,由各部门报送人力资源与行政部汇总,人力资源与行政部安排专人审核后汇总到财务部报销,并附各部门报销清单,报销通讯费必须填写费
