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1、建筑设计事务所公司管理文件汇编印章使用管理规定为安全、准确、有效地做好我公司各类印章的管理使用工作，根据中国有关规定和我公司实际，特制定本规定。一、印章的刻制、领取（一）刻制1、印章的刻制须凭中国地方主管部门批准建制的文件办理。2、印章的规格、质地、字体和样式按公司统一规定办理。3、印章刻制归公司办公室管理。（二）领取各部门须指派专人来公司办公室领取印章。领取时须填写印章领用单，经部门负责人签字，并留下印模、注明保管人，签收后存公司办公室归档备查。二、印章的保管、使用（一）保管1、公司和部门印章，由公司办公室主任负责保管，严格按手续用章。2、印章应按保管要求存放在保险箱或加锁的文件铁柜里，钥匙
2、要妥善保管。除特殊情况外，印章一律不得随身携带。3、印章应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现，需追查有关人员的责任和法律责任。（二）使用1、公司和部门印章应严格控制使用，凡以公司名义对外发文、签订协议、合同等需用公司印章时，应经公司总经理批准；部门印章的使用由部门负责人批准。2、对外发信函、出具证明及一般事务性文件，原则上使用公司办公室印章；对外技术核定单等技术性文件，原则上使用公司技术专用章。3、以公司名义对外召开的各种会议一律盖公司章。4、设计出图章、发图章、技术专用章由专人管理，按照公司技术质量管理有关规定管理使用。5、印章应盖得清晰、端正、避免错盖、倒盖、漏盖。6、印章
3、未经批准，不能私带外出，如遇特殊情况，必须经总经理同意，并办理好领用登记手续。7、经济类合同由总经理审批，未经审批任何人不得动用印章。8、财务印签的管理使用，由财务室另行文规定。三、印章的作废（一）印章停止使用，应向有关单位发停用通知。（二）作废印章应归还公司办公室。办公室须在印鉴档案中注明作废日期，在监销人员监督下进行销毁。印章领用单（ ）第 号 印 模 保管人： 领用人： 日期：200 年 月 日负责人： 日期：200 年 月 日领用部门： 备注：1、本印章由领用部门专人保管。2、使用印章按印章管理规定执行，并作好登记。3、擅自使用本印章给公司造成损失的，由本人承担经济责任和刑事责任。-3
4、8-车辆管理规定一、适用范围本规定适用于公司公务车的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规及车辆损害处理等。（一）公务车管理由行政办公室负责，外勤出差或其他公务由部门负责人向办公室主任申请批复后方可用车。（二）在节假日期间公务车一律停放在公司停车位，如有公务外出须提前向办公室申请。（三）车况检查驾驶人出发前，先检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等，如发现不符及损坏或不良情况，应向办公室报备，并在登记簿上注明。二、公务车保养与检查（一）定期保养：每行驶5000km送公司指定保养厂定期保养。（二）车辆保管人负责洗车，保持车辆清洁。（三）公务车一周未使用时由
5、车辆保管人发动一次，温车分钟。三、保持车内清洁（一）物料应放在行李箱，不得放在椅子上。（二）怕震的仪表或设备须放在椅子上的，应事先垫东西。四、违规的处理（一）超速、超载、任意停车及其他违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责，指定驾驶人如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿。（二）违反本规定有关条款追究责任人责任，予以适当经济处罚。乘公交车、出租车费用报销规定因公务外出乘坐公交车、出租车费用由公司实报实销，具体规定如下：（一）因急务外出乘坐出租车须事先向所在部门负责人请示，经批准后费用可予以报销。（二）报销公交车、出租车费用，须附合法票据并由报销人在票据背后注
6、明事由。（三）报销人须在费用发生后七日内持乘车票据给所在部门负责人签批，逾期不予报销。公文处理工作规定结合我公司的实际情况，使内部公文处理工作程序化、规范化、制度化、进一步提高工作效率，特制订本工作规范。一、收文（一）办公室收到各种文件后应签收、编号、登记。外出开会带回的正式文件或函寄给私人的正式文件均应交办公室统一处理。（二）文件分阅件或办件二类，凡需公司领导或有关部门处理的文件为办件，需有关领导或部门阅知的为阅件。（三）阅件应先确定传阅范围，由办公室用文件传阅夹送总经理室及有关人员传阅，紧急文件可复印同时送达。传阅方式采取办公室传递方法，以便掌握文件流向，阅完后应尽快退回文件，并在传阅单上
7、签字。（四）办件应附上公文处理单，由办公室提出拟办意见，经总经理阅核后交有关部门办理。（五）办件应在规定期限内抓紧办复，对逾期未办复的，办公室负责催办。（六）凡本公司收到的公文、资料等均按有关档案制度和规定立卷、归档。（七）机密文件、资料、刊物等按保密规定和保管期进行存档和销毁。二、发文（一）各部门向公司“报告”、“请示”不得混用，报告中不应夹入请示事项，请示应“一文一事”。报告一般不作答复，如需总经理批示的，应以“请示”行文。（二）凡以本公司名义上报下送的公文，应用“发文稿纸”，写明“主送单位”、“抄送单位”、“主办单位和拟稿人”、“附件”、“打印和盖印”，如公文内容涉及几个部门的，应予会签
8、。（三）各类以公司名义上报下送的公文，拟稿部门应将文稿交公司办公室由办公室审核有无必要行文和核稿后，送总经理审批签发。（四）经公司领导审批签发的公文，由办公室负责编制文号、打印、盖章和发文。文件印制前，应由拟稿部门校对，并在发文稿纸的“校对”栏中签上校稿人姓名。（五）文件起草应注意：文种运用要准确，文稿要符合公文格式，文字要精练，层次要分明，篇幅要力求简短。（六）草拟、修改、审批公文应用钢笔、毛笔，不得用铅笔、圆珠笔，不符要求的，公司办公室有权退回重拟、重抄处理。电话使用管理规定（一）因业务工作确需使用国际、国内长途电话、传真的，必须事先向部门负责人提出申请，未经批准，不得使用。（二）严禁利用
9、公装电话机为私事拨打国际或国内长途电话，如有违反，严肃处理。（三）拨国际国内电话，应贯彻勤俭节约原则，简明扼要尽量缩短通话时间。（四）严禁员工利用公司电话聊天。（五）因公电话，当被叫人不在，接话人应客气地告诉对方，并请留言或留下回电号码，然后以书面留言或回电通知单形式放于被叫人办公桌醒目位置上，员工回公司看到留言后，应立即回电。（六）收发电子邮件由专人负责作好登记，并及时确认是否收发成功。（七）上网密码由专人保存记录，并不定期更换。移动电话的配置、使用、费用报销规定（一）移动电话统一由办公室办理配备手续。各部门不得随意用公费配备移动电话，如果因公需要配备，由部门提出申请报办公室，办公室提交副总
10、经理、总经理审批。（二）总经理、副总经理由公司配备每人移动电话一部，通话费用全额报销。（三）部门负责人原则上自配移动电话一部，通话费用全额报销。（四）特殊员工原则上每人自配移动电话一部，通话费每人每月补贴100元。（五）持机人应注意节约开支，不得因私随意拨打电话。（六）公司配置移动电话的持机人因职务变动或工作岗位调整，其工作不再符合配备移动电话条件的，应将完好的移动电话交回办公室。（七）由于个人原因致使公司配备的移动电话丢失的，由个人负责赔偿；由于使用不当造成公司配备的移动电话损坏的，由个人承担修理费。（八）由公司支付话费及补贴话费的持机人，如无特殊原因，原则要求全天开机。微机及网络管理规定一
11、、设备管理（一）办公室负责委派专人对公司的微机及网络设备进行管理工作，定期做好设备检查和维护工作，以确保设备正常运行。（二）微机配备、调换、更新，统一由办公室负责，分配完毕后微机基本固定不动。（三）对现有微机进行全面清查，编号登记。登记内容包含编号、CPU类型、内存容量、硬盘大小等项目,办公室做好造册登记，微机上贴简明标签。（四）办公室登记册上一机一页，除登记微机的基本内容外，还要登记使用人及起止时间，维修记录等。（五）在微机更换使用人或原使用人离去时对登记的基本内容进行确认，如有不符及时追查责任。二、微机使用管理（一）微机使用实行固定制，即员工固定使用本人微机并登记上册。（二）微机使用者为微
12、机的使用责任人，责任人应对本人使用的微机设备负责。（三）微机设专人管理，其它人员严禁打开机箱私自拆卸微机配件。（四）非专管人不得安装其它硬件设备。（五）除公司提供的网络联接外，严禁采用串并口等形式将两机相连。（六）使用者不得为微机私自加设密码。（七）严禁用公司微机打游戏。（八）下班后关闭微机电源，防止意外事故发生。（九）爱护微机，保持外观整洁，做到定期清扫灰尘。（十）对违反以上规定者，视情节轻重给以相应的处罚。对由于个人原因造成设备损坏的，原则上一律由个人负责赔偿；对文件丢失造成经济损失者，予以重罚并从责任人奖金中扣除。三、网络使用管理（一）严禁盗用公司的上网密码上网；严禁任何人在公司微机上安
13、装与工作无关的软件。（二）应将正做工程的文件存放两份，一份放在自己的硬盘里，一份放在另一台备用微机的个人空间里，尽量使两份保持同步，以确保文件安全。如若不按此操作造成文件丢失，则追究其责任。（三）若需与别人共享文件，最好在自己本地硬盘上新建一目录，将此目录设成只读共享，然后把需要共享的文件拷入此目录即可。（四）工程结束后，由工程负责人将各专业文件存放位置目录提交办公室。办公室先将所存文件收集起来，编目刻光盘存档。待刻盘完毕且检查无误后，通知工程负责人可删除该工程文件。（五）工程名、图形文件名均采用汉字标明。差旅费审批有关规定一、适用范围本规定适用于公司全体员工。二、审批报销外地出差，一般员工由
14、部门负责人报总经理审批，部门负责人以上人员需经总经理批准。三、外埠出差借款手续出差人按出差地点来回火车、船、机票及膳宿天数等预计费用后先填制“现金借款单”，经部门负责人签证总经理审核后向财务领款。四、旅差费标准、交通：以火车、轮船为主，必须乘坐飞机的须公司总经理批准。交通费用实报实销。、住宿标准：内地出差，总经理500元/天；副总经理400元/天；部门负责人300元/天；一般人员200元/天；沿海及特区省、市上浮10。、外地出差补贴为：每人50元/天，乘座除飞机及公司车辆以外的交通工具出差者，往返当天另补贴每人50元/天。五、旅差费结算出差人在完成任务返回公司上班后三天内，应将全部出差费用填制
15、“报销单”，经逐级审批，交财务报销并清算、销帐。标准内由副总经理批准核报，超出标准的，需经总经理批准后方可报销。现金报销规定（一）现金报销分费用报销和差旅费报销，报销人需填写费用报销单，填制的单据必须按单据所列要求填写，不能漏项，包括日期、内容、金额等。并在报销单后面附上原始发票，发票内容必须与报销单上所填写的内容一致。（二）费用报销在3000元以内由副总经理审批报销，费用报销在2000元以内由部门负责人审批报销，超过以上限额由总经理审批报销，部门负责人以上个人费用报销直接由总经理审批。（三）不能取得发票原则不予报销，如果有发票遗失的情况应及时跟财务联系，并尽快补上复印件，并加盖收款单位公章；确系特殊情况且不能补上复印件的，应附上情况说明，且由申请部门负责人签字并经财务审核后报总经理审批，总经理审批同意后方可报销。（四）若需向财务借款时，经办人必须填写借款单。借款单一式三联套写，要写明借款用途及
