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1、-首地房地产开发*工程资料档案管理制度(试行)1、编制目的为建立首地房地产开发*以下简称公司在建工程工程资料档案管理标准，使工程资料档案管理规化、制度化，根据、地建立工程文件归档整理规和标准以及首地集团工程资料档案管理要求，结合公司实际，特制定本制度。2、适用围本制度适用于公司投资建立的所有开发工程，及工程资料管理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理，以及对工程电子档案的收集、整理、备份管理。3、管理原则1. 工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交；2. 工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全，不得随意对其进展涂改、伪造、随意抽撤或损毁、
2、丧失。4、管理职责4.1公司总经理办公会审定公司工程资料档案管理制度。4.2工程部负责编制并修订公司工程资料档案管理制度;工程部经理：作为工程实施及现场管理的责任人，组织开展工程档案管理工作，协助配合工程资料管理各项工作的顺利进展；工程专职资料管理员：作为工程文档管理的执行者，负责工程开发建立全过程资料档案管理工作，包括工程资料档案的建立、收集、发放、整理、归档、移交、保管、*等；4.2.4工程资料管理人员负责工程参建各进场后的档案管理交底，并在工程实施过程中监视、检查各施工单位和监理单位对所负责工程工程文件材料的收集、整理归档工作；4.2.5负责催促公司开发设计部、合同预算部定期将相关资料整
3、理移交工程部归档，并建立相应台账；负责定期将重要档案整理移交公司综合管理部；负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件具体文件详见附表1;4.2.8工程竣工后，在规定时间组织参建各进展竣工档案移交及工程实施过程文件材料销毁工作，并按规定向公司档案室办理档案移交工作。负责将工程资料档案移交物业公司。4.3开发设计部 负责将工程相关报批报建成果文件交由综合部存档并签署交接清单，将报批报建上报文件和成果文件复本及文件清单交由工程部归档，同时将其复本留存。 负责将本部门归档资料及工程重要的工程设计资料详见附表1建立相应台账，定期整理移交工程部归档。同时将其复本和电子版留存。负责按集团设计管理部
4、要求上报相关报批报建成果文件详见附表1。4.4合同预算部负责将本部门归档资料及工程重要的工程本钱、招采资料详见附表1建立相应台账，定期整理移交工程部归档。负责按集团本钱采购部要求上报工程重要的工程本钱、招采资料详见附表1。5.工程资料档案管理5.1工程资料档案管理的归口部门为工程部，并设置专人负责工程资料档案的管理工作。开发设计部、合同预算部配合进展有关报建、设计、招标采购、合同预算和本钱资料的定期归档工作。5.2配合部门归档围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总结、报告、简报、合同类文件、招标文件、管理过程文件、首地集团要求移交的工程档案详见附表1等。5.3配合部门移交工程部的档案应包括纸
5、版资料、电子版资料假设有和相应台账。5.4工程部专职资料管理人员应根据归档围对归档文件进展分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进展。5.5工程部及相关部门应在首地集团对口部门要求的时限及时备案重要的工程文件详见附表1到首地集团相关职能部门。6、工程资料分级管理6.1为加强公司工程资料档案管理，根据资料的重要性程度，对工程资料实行分级管理，管理等级分主控文件和一般文件。6.2主控文件以*表示，一般文件以*表示，详见附表1。7、工程资料的收发管理7.1.1对于公司部统一模板表单，要求施工单位报送时不可随意更改原表单格式，容填写规、表单编号正确可
6、进展流转；7.1.2工程资料管理人员须建立收发文薄，对外收发文件材料要求必须进展收、发、流转登记、签收，跟踪、催办流转过程，使文件的流转处于受控状态详见3、4、5、6；7.1.3要求工程专职资料管理人员于每月底组织施工单位、对关于本月所发生的文件材料特指：设计变更、技术洽商单、施工图纸、施工案、收单、签证单、工程进度款审核等事宜进展清理核对并形成记录，对于未及时完成流转归档的文件进展追踪。7.1.4工程纸质文档归档工程实施过程中，建立单位、监理单位、施工单位应按建立工程文件归档整理规GB/T 50328-2001及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。建立单位工程部专职资料管理
7、人员应定期按规及档案馆关于竣工资料的相关要求进展检查，确保工程建立过程中工程档案与现场实施进度同步。7.1.5工程文件的主办人员在文件产生后三天向工程部专职资料管理人员移交文件书面文本或电子文本，由专职资料管理人员分类归档，并做好相关登记附表2：工程资料归档管理台账。7.1.6开发设计部在接到设计单位领取初设、施工图纸的通知后，应派专门人员在3天领取，施工图纸的变更图纸、零星出图在通知当天领取。图纸领取完毕后交由工程部专职资料管理人员登记、发放。7.1.7工程部专职资料管理人员应及时发放图纸，并做好施工图纸发放登记；监理单位、施工单位领取图纸时应有公司工程部专业人员确认。7.1.8工程部专职资
8、料管理人员应适时与设计单位进展施工图纸目录、图纸接收情况的核对工作，保证工程人员所使用的施工图是最新版。7.1.9 各工程归档文件档案盒脊背文字样式为*公司*工程*期标段+年份+文件类别。7.1.10文件类别按政府、建立单位、施工单位、监理单位、供应商、其他等大类区分，文件类别的细分名录可根据需要按以下原则命名。第一册： 政府文件第二册： 公司管理制度工程部人员架构及职责工程管理制度工程类表单第三册： 公司部往来文件报公司及各部门文件公司下发文件概预算文件目标本钱文件招采、合同文件结算文件审计文件其他文件第四册： 会议纪要公司/月例会纪要公司专题会议纪要工程部例会纪要合同预算部例会纪要现场工作
9、协调会纪要其他会议纪要第五册： 监理公司往来文件监理合同含招投标文件监理细则监理例会纪要监理月报及审核意见监理通知及回复意见发监理单位文件其他往来文件第六册：施工单位往来文件施工合同含招投标文件施工组织设计施工单位提供施工案施工单位提供施工单位来文及回复 发施工单位文件及回复 工程联系单 其他往来文件第七册：供应商考察报告及相关资料第八册：设计变更按时间顺序案、扩初阶段施工图阶段图纸会审纪要施工技术交底记录第九册：工程洽商按时间顺序第十册：工程签证第十一册： 验收检查记录中间验收资料竣工验收资料竣工图开竣工报告工程验收报告 7.11工程资料编号由工程资料管理员负责，每一个文件夹须有文件卷目总索
10、引、文件卷目索引表、文件目录表。文件卷目总索引列明归档文件各卷目编号及名称；文件卷目索引表列明本卷目归档文件的分类及名目；文件目录表作为整理记录、文件的最终目录，在文件归档时进展登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和供应商合同可按工程部所编序号进展排序，并在首页打印出目录表。7.12标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进展标识，标识应简单清晰、明了、易懂。在工程完毕时，原件需交政府部门留存，复印件留存公司，并在复印件上注明原件去处。8、工程资料借阅管理8.1 公司各部门管理人员借阅工程资料时，应办理借阅登记手续，填写借阅登记表；外单位人员借阅资料，需由主管领导批准附表7：借阅登记
11、表。8.2 所有借阅人员借阅资料后，应妥善保管，原则上借阅30日后必须归还特殊情况可申请续借，造成资料档案损失的，视情况进展赔偿或处理。9、工程资料的归档管理工程实施过程中，建立单位、监理单位、施工单位应按建立工程文件归档整理规GB/T 50328-2001及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。建立单位工程专职资料管理人员应定期按规及档案馆关于竣工资料的相关要求进展检查，确保工程建立过程中工程档案与现场实施进度同步。9.1卷目录：9.1.1每个档案盒必须附有卷目录；9.1.2必须具备文件编号、责任人、文件题名、归档日期等要素，建议可利用电子登记台账9.1.3要求一更新一次，可
12、先手写式，待更新至新档案盒时，对前档案盒中完整目录进展打印，并粘贴至档案盒侧，要求工程后期档案盒中目录均为打印版。9.2归档编号9.2.1所有归档文件材料必须具备归档编号，此编号统一要求写于归档资料封左上角；9.2.2从简化管理出发，归档编号仅为流水号，但不允出现断号、重号现象。9.2.3归档文件材料为完成审批的原始文件材料，且参建各签字、签章鲜章完善，附图完整，卷归档文件材料应与卷目录一一对应，按顺序整理摆放。9.2.4专职资料管理人员有确保工程归档文件材料完整性的责任，如被借阅，应在卷目录中进展标注。9.2.5为保证归档文件材料的及时清理，卷文件材料要求至少一更新一次；9.3工程档案管理交
13、底9.3.1总包单位、监理单位进场后一，由专职资料管理人员组织各参建资料员针对本工程工程档案管理进展交底，并形成交底纪要及存档；9.3.2工程实施过程中，由于后续分包单位的不断入场，由专职资料员对所有参建单位资料员进展二次交底，并形成交底纪要及存档；9.3.3工程即将办理竣工档案前，由专职资料员对竣工档案的收集、整理、装订、移交等工作对参建资料员进展最后交底，并形成交底纪要及存档。9.3.4工程电子档案9.4工程电子档案管理载体为工程团队共享平台；9.4.1工程部成立后，由工程专职资料管理人员联系相关负责人员建立工程团队共享平台；9.4.2工程电子档案要求及时、真实，施工单位报送的工程电子档案
14、要求与纸质文件材料同步、容一致。9.5工程部应将工程立项到工程验收合格全过程管理中形成的工程资料根据附表中的要求分类归档，确保同类文件集中归档，档案盒必须附有归档目录。9.6 归档的工程资料应为原件，当为复印件时提供单位应在复印件上加盖单位印章，并有经办人签字及日期。9.7工程资料一律采用A4规格归档作为的图纸应折叠为A4规格，文字、图标、印章应清晰，不得采用圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写和绘制；其容应完整、结论明确、签认手续齐全。9.8图纸一般采用蓝图，图面整洁，线条字迹清楚，修改符合技术要求；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况，竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，竣工图应有竣工图章及相关
15、责任人签字；图纸的绘制和折叠应满足当地档案馆的有关要求。9.9 移交当地档案馆的工程资料需在收集完整、系统整理后进展组卷，组卷原则应符合当地档案管理部门及当地建筑工程资料管理制度的要求，保证编有卷目录和移交目录；对于档案的形成过程和完整、准确情况要有简要说明，要有立卷人的签字。9.10 照片要求图像清晰，声像资料要求声音清楚，讲解与画面同步，照片与声像资料的文字说明准确精炼；电子档案应符合有关标准。10、工程档案的竣工验收10.1 公司应在工程开工后三个月派专人与当地档案馆沟通，了解当地工程资料档案管理规定及验收程序等问题。10.2公司在组织工程竣工验收前，应派专人按当地城建档案管理机构要求组织工程档案预验收。10.3公司在工程档案的验收阶段应按首地集团要求向集团备案以下资料：工程档案预验收工作方案安排、预验收后的整改要求及整改反响。11、工程资料的移交11.1要求工程各参建单位按照当地档案管理部门档案移交的围和要求，在工程竣工验收合格
