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1、简答题。6、国务院规定的行政公文共有几类？答：（1）命令（令）； ( 2）决定；( 3）公告；通告；( 4）通知；通报；( 5 ）议案；( 6）报告；( 7）请示；( 8）批复；意见；( 9）函；( 10 ）会议纪要。10、提高会议效率的做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。14、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡
2、或拒绝的目的即可。电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。16、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：议决性会议纪要和周知性会议纪要。17、办公用易耗品主要包括哪些？ 答：b8V5e,M1D)V;z电
3、大答案，电视大学教学，电大交流$u&N1E i9x2w8oD.O国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。1信封、纸张；.7dk5|)3W国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。2软盘、光盘等；(f,e)D6v3+f8t电大答案，电视大学教学，电大交流3铅笔； 4圆珠笔； 5签字笔或钢笔； 6修正液或修正带；%|9n5%QM电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛7印盒；+w:H4w?d1OU8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； 9小刀；*&Y:c
4、-j电大答案，电视大学教学，电大交流10日历等； 11其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。18、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 答：.l$o.|-l;f;F)A:星魂社区: 国内著名电大交流社区文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。B0f)ZQ&_)Z:星魂社区: 国内著名电大交流社区2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。4B(M,|;Zl*3K电大答案，电视大学教学，电
5、大交流3检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为： 5L6N-M(D-G$r1电大答案，电视大学教学，电大交流先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。19、从文员工作角度对比说明打电话和接听电话的异同。H&d-V2V5y%答：相同之处都应先问好，再传达自己的信息；都应保持耐性、热情的态度；通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；:M:i:
6、+u f7T7E%都应简明扼要表达自己的意思。9U6!J2_%p9s4g9P+N%n电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛不同之处打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。20、文秘人员对上司主要工作的辅佐包括哪些方面？ 答：1提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。&Y.A&a7:e)y%n2私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：
7、（1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。.6w;|e!s3g&（2）纯私人性请求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3财物管理。包括： a%O$5G W.o-B-I2U2e6R（1）薪金收入管理薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员
8、应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。2E9d0)Q9V$e4其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。设计题3、麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竟争力，以制定合适的价格打人市场，决定召开专家座谈会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？答：(1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者。(2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜。(3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；( 4）主持人负责引导、组织，可不做记录。( 5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做( 6）座谈会的时间不必严格规定，可
9、长可短；(7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。5、总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。6、康桥宾馆位于本市南京西路某企业准备召开全厂中层干部大会会议由总经办负责。小付要拟一个会议通知。应考虑的问题？答：(1）会议的名称；(2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；(3）日期
10、、时间（开始到结束的预定时刻）; (4）地点：（具体在几楼几号会议室）；(5）议题（或者议事日程）;；(6）主办者的联络处、电话号码等；(7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；( 8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。7、某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了办公室人员在会后应该做些什么工作？答：(1）要替搭车回去的人安排车子； ( 2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；(3）有留话时，切记务必传达；(4）检查会场有无物品遗漏；(5）要为参加会议的人员送行；( 6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，
11、如有，则必须加以熄灭；(7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；(8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；( 9）关紧门窗并上锁；(10）通知会场的管理单位，会议已经结束。8、文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？答：(1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名）旧期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码(3）为商务
12、洽谈收集资料。(4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。(6）安排差旅费。(7）建立旅行 旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。9、某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价
13、，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。10、某公司成立3周年，准备举行宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？答：(1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。( 2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。( 3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。(4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2 份菜单，供上司挑选。(5）寄发请柬。宴请需要发
14、请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；(6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。11、文秘人员要代替上司选择和赠送礼品，在处理过程中应如何考虑和操作？答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性
15、格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做
16、一张卡片记录。12、某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？来电单位来电号码来电者姓名分机来电时间年月日时BP 机或手机内容摘要：上司批示处理结果记录人13、所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？答：(l）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；
