行政部岗位职责及行政文员工作指引

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1、行政部架构及各职级岗位职责随着公司的不断发展，行政部团队也日益庞大，架构也日趋清晰。为了更健康、更合理的建设好文员团队，使之更好的服务于公司，现就对行政部架构及各职级岗位职责公布如下：后勤支援部各职级岗位职责行政主任直接上级：副经理本职工作：负责公司文员行政管理及保证公司各项规章制度执行。工作职责:1. 制定行政文员的工作程序及有关规章制度,且要严格执行。2. 积极协助部门副经理作好各项行政事务工作。3. 负责与营业部各区域、各分行工作关系的协调及沟通。4. 参加文员例会及公司有关方面部门会议.5. 负责公司行政文员的管理，协助各分行作好各项行政工作。6. 负责督促、检查公司营业部会议议定事项

2、的贯彻执行。传达公司各项管理规定及负责监督执行。7. 负责公司办公秩序、考勤制度、形象评比及分行财务管理的检查与监督，考核公司各项规定的实施情况并及时处理及上报。8. 根据工作需要协助人力资源部负责下属员工的招聘选拔、调配。9. 负责指导、检查下级的各项工作，掌握工作情况及有关数据。10. 定期作好周、月工作计划及完成情况，并向部门经理汇报。11. 建立畅通的沟通渠道，与所属行政人员保持良好的沟通，了解员工思想动态,传达公司最新信息动态;12. 定期与各区营业部各级人员进行沟通,同时保持与非营业部相关人员的沟通，促进分行工作顺利开展;13. 积极协助营业部做好各相关管理工作；14. 积极配合部

3、门组织开展各类员工活动,协助营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行;15. 及时完成上级领导安排的其他工作。任职资格:教育背景：具有大专学历以上,行政管理相关专业，入职公司并从事相关工作半年以上；经 验：3年以上同行企业行政外勤管理工作；技能技巧：具备解决突发事件的能力具有较强的语言文字表达能力、沟通协调能力、分析判断能力及组织管理能力；熟练使用常用办公软件;态 度：有事业心,品德好，能承受一定工作压力;办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。助理行政主任直接上级:行政主任本职工作:负责所辖行政区域的工作安排，跟进及上报工作.工作职责：1、

4、 协助行政主任对所属大片区人员进行管理；2、 对所辖行政区域各项工作执行情况的监督与上报;3、 所辖行政区域每月工作计划与目标的制定与上报;4、 对所辖行政区域每月财务的各项工作进行抽查,发现问题及时上报及跟进；5、 所辖行政区域行政文员的招聘工作的安排与跟进；6、 所辖行政区域各项办公用品成本的监督与控制;7、 所辖行政区域工作与各部门的对接与协调;8、 所辖行政域区各项重大事项的跟进与上报;9、 建立畅通的沟通渠道，与所属行政人员保持良好的沟通，了解员工思想动态,传达公司最新信息动态;10、 定期与各区营业部各级人员进行沟通，同时保持与非营业部相关人员的沟通,促进分行工作顺利开展;11、

5、积极协助营业部做好各相关管理工作;12、 积极配合部门组织开展各类员工活动,协助营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行；13、 完成上级安排的临时工作并上报。任职资格：教育背景：具有大专学历以上，入职公司并从事相关工作半年以上；经 验：3年以上同行企业行政外勤管理工作;技能技巧：良好的沟通、协调及处理事务的能力、组织能力强;具备一定的团队建设及领导能力;熟练运用Word、cel、oweroin等办公软件。态 度:有事业心,品德好，能承受一定工作压力；办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力；具有高度的工作热情,良好的团队合作精神。高级行政文员直接上级：助理行政主任本职工作：负责分行

6、行政工作及所负责区域文员的工作安排、跟进及上报工作。工作职责:1、 对负责片区每两月一次合同、财务检查工作；2、 对负责片区内各分行各项工作执行情况的监督管理与上报；3、 协助对所负责区域的区总做好各项分派的工作，并可合理将相关工作安排给区域文员完成,同时进行跟进上报;4、 积极配合营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行;5、 协助营业部做好分行各项管理工作；6、 完成直接上级临时安排的工作并上报；7、 需担任一家分行的文员工作，根据工作内容安排，履行分行行政文员的基本职责。（具体事宜参见文员岗位职责）。任职资格:教育背景：具有大专学历以上，入职公司并已转正的员工；经 验：2年企

7、业行政外勤管理工作；技能技巧:良好的口头、文字表达及协调能力;熟悉各类公文格式、写作能力强;性格开朗、良好的协调、处理能力;熟练使用常用办公软件； 态 度:有事业心，品德好，能承受一定工作压力；办事执行能力强,具有一定的人际沟通能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。按揭部文员工作职责直接上级：助理行政主任本职工作:负责按揭部的相关行政工作.工作职责：1 负责按揭部的收付款工作。2 负责按揭部会议记录的整理和打印存档工作.3 负责按揭员交来的回执及房产证的签收保管工作。4 负责按揭部平台的设计、内容文件的添加、更新及监管工作.5 按揭部的基金管理工作。6 按揭部的相关借款、报销相关事宜的

8、跟进.7 按揭部打印合同密钥的保管，便按揭员领用打印合同。8 负责保管成交报告领取签收登记工作以及本部门成交报告的对佣工作。9 负责按揭部人员各项事宜的通知。10 负责按揭部所有外单的对佣和存档外单资料工作.11 负责按揭部经理签名的通知及内部文件跟进处理。12 考勤做到监督工作,负责每月底按揭部全体人员的考勤记录统计及制作考勤表交部门经理签字交人事部。13 负责评估报告的签收和发放工作。14 负责在代收代付系统中扣除评估费、抵押费、担保费等相关费用的跟进工作。15 税票的登记及按揭员交资料的签收、保存、分发工作。16 负责填写按揭部每月需填表格，跟进办理按揭部人员的入职与离职手续,（包括试工

9、人员的表格资料填写等）并及时通知相关部门。17 负责按揭部人员请假单的跟进。18 每天负责成交报告的复印、分类。19 接收按揭员交来的资料，并且做好分类及发放的工作。20 负责完成按揭部领导临时安排相关其他工作。跟进人：按揭部文员任职资格：教育背景:高中以上学历; 经 验：1年以上工作经验；技能技巧：良好的口头、文字表达及协调能力;熟练使用常用办公软件； 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事执行能力强,具有一定的人际沟通能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。前台文员工作职责直接上级：助理行政主任本职工作：负责总部相关行政工作。工作职责：1. 每日负责领取报纸,并定期清理过

10、期报纸；2. 负责总部考勤监督工作，负责每月底总部打卡人员考勤记录统计及制作考勤表交部门副经理签字交人事部；3. 负责打印公司平台上的相关通知、文件，包括更新水松板的相关通知；4. 负责总部办公文具、名片、集群号申请及维修工作；5. 负责总部文具仓库领用管理，定期进行盘点工作；6. 负责公司通讯录修改更新工作；7. 负责业绩表修改更新工作；8. 负责每日制作公司业绩表,将成交报告的复印、分类到各相关部门;9. 负责公司业绩表的上数及MSN报数系统导入,并制作平台首页业绩;10. 负责每月话费清单录入及填写报销单；11. 负责每月底收集各分行上交的D表，交部门经理;12. 负责每月底收集各分行当

11、月申请办公文具派送单；13. 负责完成部门经理临时安排的相关其他工作；14. 负责每月业绩获奖统计工作.跟进人:前台文员任职资格:教育背景：高中以上学历; 经 验:1年以上工作经验；技能技巧：良好的口头、文字表达及协调能力;熟练使用常用办公软件； 态 度：有事业心，品德好，能承受一定工作压力；办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神.行政文员直接上级：助理行政主任本职工作：负责分行的日常工作安排，跟进及上报工作。工作职责：一、 后勤管理方面1、 负责检查分行员工的考勤及是否按公司规定着装、有无佩带工牌、外出有无填写外出登记表.2、 行政文员每周需写工作报告

12、，将分行情况如实、及时上报给高级行政文员。3、 负责制作地铺店面的楼盘广告,吸引客户的注意力；负责每月上报纸广告的安排、校对跟进以及收集整理地产广告剪报.打印每日业绩报告贴于公告栏,公司通告、相关地产信息并整齐贴于公告栏，旧通告按日期存档。4、 负责分行办公平台的建设及通知的上传下载,并及时通知到分行；部分人员还需协助行政主任进行住宅部平台、部门平台及区域平台的建设与维护。5、 负责简单公文的起草,负责所有文件资料的打印、复印、分发、归类、建档等工作。6、 负责办公场所的工作秩序以及办公设备和环境的管理,保持办公环境的整洁，爱护办公设备,如有不正常或损坏即时上报维修.7、 每月根据需要申请办公

13、用品,不得浪费,营业员名片由文员及时上行政部平台登记资料，特殊办公用品先填写购物申请单经相关领导审批同意后由行政部统一购买。8、 对新入职营业员进行有关规章制度、办公设备的使用以及相关表格填写等方面的培训。二、 业务管理方面1、 对所在分行每一单成交都详细登记，并及时传真每日成交业绩到前台文员陈华处以便第一时间作出每日业绩报告；陈华会根据业绩上报到MS系统。2、 收佣后将成交报告联同合约按规定及时去财务部对单,将核对完的成交报告按月份存档，对没有收到或没收齐佣金的单要作好详细记录并跟进。统计个人成交收佣记录存档备查。3、 协助分行经理将已成交资料及时录入在信誉系统中（转成交），保证盘源数据库能

14、为营业员提供最新的盘源信息;4、 每天将分行楼盘广告上传至搜房网站上的搜房帮系统,并进行多次更新，以确保分行资源获得更多的点击率。5、 每日负责核对分行所开出收据收取的款项是否按公司规定存入指定账户,协助分行经理及时将收取的订金楼款等存入银行，负责每日现金日记帐的记录及财务代收代付款系统的输入，核实收入与支出是否相符。6、 及时传真放款数据至法律部经理李炜昭处,并及时核对传真的资料完善，跟进放款及补备用金的进度,及时与跟单业务员说。7、 负责管理公司所有资金监管协议、房屋租赁合同、二手房买卖合同，营业员领用时严格登记,跟进使用后要回收核销，及时到公司总经办ANY处重新领用新合约；成交报告、客户

15、委托书、佣金支付承诺书、业主委托书（独家)等,营业员领用时严格登记,跟进使用后回收在分行按类归档,及时到公司总经办FANY处领用新的租售合约及委托协议书。8、 严格管理公司所有收据及发票，发票及收据必须由分行经理或行政文员开具, 不得随意交给业务员.9、 负责业主放盘钥匙的清点与管理，营业员领用、交还钥匙都需作出登记，对作废的钥匙及时作出整理，并存档分行.三、 其它方面1、 根据需要进行内、外工作联系，与同事协调配合；与行政主任、分行经理、区域经理保持良好沟通，发现问题及时反馈。2、 公私分明、严守公司机密。3、 协助分行经理处理好分行其它相关事务。4、 完成领导临时交办的任务。注：本职责履行人