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1、文书立卷归档制度一、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一 个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作 的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。二、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。三、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要 加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。四、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进 行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关 部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理， 防止文件材料的散失。
2、如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要 求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。五、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来 文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党委和行政形成的文件及上级来文分别由 校长办公室立卷。六、文书立卷归档的具体要求：1. 立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚， 以保证归档的文件材料齐全、完整。2. 立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值， 分类整理立卷。3. 把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特 殊性文件，分年度时可采取以下作法：前一年形成
3、的本年度工作计划和下一 年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年； 连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。4. 把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的 批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料 在后；其余按上、下级文件分开立卷。5. 按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形 成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。6. 把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。7. 卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内 文件系统化地反映问题。单一问题的文件按
4、时间顺序排列。几个问题的文件 按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前， 来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答 复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕 的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文 字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。8. 案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负 责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。9. 各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档 案在下一年的 6 月底以前移交完毕，并履行移交手续。 七、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷 工作。
