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1、人事档案管理办法1 总 则1.1 为了规范人事档案管理工作，督促综合管理部妥善保管人事档案，维护员工档案资料的完整，为公司降低劳资风险，特制订本办法。 1.2 本办法有利于确保人事档案资料归档及时、排列有序、分类标准，以便高效、有序利用档案材料。2 适用范围2.1 范围：本办法适用于全公司。2.2 对象：与我司签订劳动合同，包括但不限于签订相关具有法律效力的协议书的所有员工。3 细 则3.1 人事档案定义本办法中的人事档案是指员工从入职开始（包括以后可能存在续签、调动、离职等）涉及的一系列档案资料。3.2 人事档案分类按照员工劳动关系的变动，人事档案分为新入职员工档案、续签员工档案、调动员工档
2、案以及离职员工档案。自执行之日起，全公司每位员工的档案资料由综合管理部统一管理，并以一个员工一套档案（即一个档案袋）为准则。3.3 新入职员工档案管理每个员工档案资料的管理从新入职开始，由综合管理部为每个新入职员工建立个人档案并统一管理。3.3.1 档案资料内容（1）一寸电子照（按社保中心要求）；（2）身份证、工资卡复印件各1份（身份证正反面正面复印在同一页A4纸上，工资卡复印件需员工本人签字）；（3）最高学历证书（毕业证、学位证）复印件1份（仅适用于有学历要求的岗位，专科学历以上必须提交毕业证复印件）；（4）离职证明原件1份；（5）劳动合同书1份；（6）应聘申请表/职工简历表1份；（7）职工
3、履历表1份；（7）其他可供公司参考、有保存价值的资料。3.3.2 备注（1）离职证明原件需加盖上一家公司/单位公章；（2）常州本地户口且在常州工作的员工需提交就业失业登记证原件；（3）保洁员、厨师（若招聘）需提供健康证，且在一年有效期内，具体期限可结合当地政策。3.4 续签员工档案管理根据公司发文的劳动合同管理办法，办理员工续签，同时需将以下资料存档：（1）续订劳动合同意向书（员工及公司各1份）（2）劳动合同书（1份）（3）签订劳务协议意向书（员工及公司各1份）、退休返聘协议书1份（仅适用于退休返聘的员工）3.5 调动员工档案管理调动员工的档案管理，有以下注意事项：（1）员工调动之前所在的公司
4、（简称调出公司）需与调动员工签订劳动合同变更协议书，并将协议书存档；（2）调动员工的档案跟随员工一起异动，调出单位于每月15日之前将上一个月调动员工的档案邮寄至调入公司，由调入单位综合管理部保管，调入公司有义务提醒调出公司及时邮寄档案；（3）调出公司邮寄调动员工档案时，需将该员工所有档案资料一同寄出，档案资料需与员工档案清单（附表1）一致；调入公司收到邮寄的员工档案后需核对清单，若不齐全则退回，由调出公司核实确认之后再重新邮寄。3.6 离职员工档案管理3.6.1 分类：根据公司规定，办理离职，分主动离职和被动离职两类。3.6.2 员工主动离职按公司规定办理完离职手续后，综合管理部需将离职员工的
5、离职流程批件（包括离职申请，需员工本人确认签字）、离职确认函（加盖公司公章）、解除（终止）劳动合同证明书各1份存档。3.6.3 员工被动离职综合管理部需将离职流程批件（包括离职申请，需员工本人确认签字）、解除/终止材料原件（警告信等）、解除/终止劳动合同通知书（需员工本人确认签字）、解除（终止）劳动合同证明书各1份存档。3.6.4 对于拒绝配合办理离职手续的员工，除上述离职材料（不包括离职申请）之外，还需将未办理手续离职确认单1份存档。4 人事档案管理检查点4.1 资料存放每个员工的档案资料均放入档案袋保管，档案袋上注明员工工号、姓名以及所属公司，档案资料必须齐全并与员工档案清单所列内容一致。
6、4.2 内容填写4.2.1 人事档案资料一律用黑色水笔填写；4.2.2 劳动合同书中的全部信息必须填写正确完整，不需填写的地方需用“/”划去；4.2.3 综合管理部应确保员工档案资料内容填写正确无误，不得代填，不得随意涂改；若有涂改必须重签，若无法重签必须让员工本人按手印并签字，此规定同样适用人事档案管理人员。4.3 档案排放4.3.1 所有员工档案按照工号顺序排列；4.3.2 在职员工档案与离职员工档案分开管理。5 人事档案资料更新为使员工档案准确、真实，在员工基本档案资料发生更改时（如身份证换代、学历变动等），员工应及时书面通知综合管理部。6 档案查/借阅管理6.1 人事档案属于员工机密，
7、原则上非综合管理部人员不得查/借阅员工档案资料；6.2 若有特殊情况，其他部门查/借阅员工档案资料需提出书面申请并由直属领导签字，申请中应写明查/借阅原因并明确归还时间（借出档案资料不得超过2天）6.3 员工本人查/借阅档案资料需提出书面申请并由员工本人签字，由综合管理部相关负责人视员工申请理由决定是否批准，若批准则需办理登记手续。6.4 档案管理人员和查/借阅者不得私自增删、涂改、泄露、复印档案资料内容。7 人事档案管理职责综合管理部负责管理人事档案，保证员工档案资料齐全完整，并做好档案安全、保密、保护工作，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。附表1员工档案清单工号： 姓名： 公司： 档案资料内容提交数量身份证复印件工资卡复印件毕业证复印件学位证复印件离职证明原件劳动合同书应聘申请表/职工简历表职工履历表就业失业登记证原件其他资料
