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1、大型商场采购管理制度为进一步规范集团各类设备、资产、材料的采购流程,降低采购成本,提高工作效率,杜绝营私舞弊,实现采购管理的制度化、规范化、科学化,特制定如下规定。一、采购管理原则1、公开、公平、公正原则实行二人采购、多家比价制,共同考察,公开谈判,公开报价,公开付款,力求透明,避免暗箱操作。多家比价制:一般情况下,在询价的过程中,应向生产厂(办事处)、总代理(二级代理)、总经销商(二级经销商)进行询价,不得只向经销商询价,且询价不得少于三家。2、采购文档留存原则所有采购工作均实行书面流程,便于领导和有关部门检查,尤其是询价及报价必须以书面形式进行。有关的采购文件应事后按类别归类、存档,并保存
2、完好。3、审批原则未经审批和审批不完整的采购申请不得进行采购,实施时严格按照采购审批单实施,不得随意调整。4、采购实施原则(1)厂家采购:适用于设备、标准件、耗材;(2)框架采购:适用于大批量物料、常用小批量多批次物料,但不得少于两家供应商;(3)零散采购:适用于日常小批量物料;(4)定点采购:适用于大宗物料;(5)招标采购:适用于工程、项目;(6)集中采购:适用于标准化、共性度高的物料。5、质量、价格原则在充分考察市场、降低价格的基础上,确保质量,之后考虑价格因素,同时对易升级、易更新的设备应有一定的前瞻性和预见性。6、企业内部采购原则在本企业有售的商品不允许到外部采购,可与本企业供应商谈判
3、后进行采购。二、采购申请单填写内容1、拟采购的资产、设备的原因、事由;2、拟采购物的品名、型号、规格、等级及特殊要求;3、原采购的品牌、单价、厂家及联系方式;4、设备等需标明相关的技术参数;5、注明供货时间;6、纸张:用A4/B5纸打印或手写,以一页为宜。以上各项须如实填写,应尽可能详细。三、设备、资产采购流程1、根据已经审批完毕的采购申请审批单,经主管领导审批后执行;2、进行设备选型、询价、报价、技术确认,这个环节必须以书面形式进行,并存档备查,在这个过程中对技术性强的申请必须进行技术确认,以保证技术的正确性;(1)选型:由使用部门和专业技术人员确定,采购部门进行采购; (2)询价:根据确定
4、的商品向有关供应商发出询价单,写明要采购的商品名称、型号、规格、单位、数量、技术参数等。一般需发出三份询价单,必须向制造厂家发出一份询价单;(3)报价:接受询价方的回应。一般包括价格(是否含税及发票形式)、供货周期、付款方式、运费承担、税票形式、质保期限、随机物品、文件、资质证明、售后服务、各种数据等;(4)技术确认:由使用部门或技术人员负责,对报价中有关技术细节进行确认;(5)商务谈判:如果技术没有问题,进行商务谈判,就价格、税票、付款方式、供货周期、运费、售后服务等商务问题进行谈判,最后形成合同。3、一般需要形成采购合同,尤其对于技术性强、异型定做或金额大的采购项目必须形成采购合同。如不能
5、形成合同,也须形成相关协议。合同(协议)经律师审核、领导审批后办理相关手续,技术人员或相关部门应在合同中对技术数据、指标以及合同附件进行签字确认,方可执行合同;4、加强到货以后的质量检验,由使用部门(或技术人员)负责;5、凭发票、入库单及相关采购文件还款,保留还款单备查;6、一万元以上的项目由后勤部采购科长亲自参与,三万元以上的项目由后勤部设备处处长亲自参与;7、对该项采购过程中形成的所有文档装订存档,严禁只对签署合同的部分存档;8、建立采购计算机管理。将所有的采购数据按类别及企业进行统计(月度、年度),便于整体掌握集团的采购情况;9、其它物料的采购参照设备采购流程进行;10、根据合同执行进程
6、,按要求填写付款登记表。四、采购分类和权限1、各企业自行采购(1)日常采购单价在100元以下,累计金额在500元以下,由申请部门负责人填写申请单,经楼层经理(后方处长)签字,总务处长签字,由各企业采购员购买;(2)日常采购单价在100元500元以下,累计金额在500元2000元以下,由申请部门负责人填写申请单,楼层经理(后方处长)签字,总务处长、后勤主管领导签字,由各企业采购员购买;(3)日常采购单价在500元以下,累计金额在2000元3000元,由申请部门负责人填写申请单,楼层经理(后方处长)签字,总务处长、后勤主管领导、总经理签字,由各企业采购员购买;(4)日常采购单价在500元以上,累计
7、金额在3000元以上,由申请部门负责人填写申请单,楼层经理(后方处长)签字,总务处长、后勤主管领导、总经理签字,报后勤部审批,由后勤部安排实施。2、集团授权采购单价在500元以上,异地采购没有优势、售后服务要求较多的项目,可经集团后勤部授权各企业采购,但是仍要按上述原则、程序执行,并将合同送集团后勤部审批后方可执行。3、集团统一采购标准相同、共性度高且统一采购有价格优势、成批量的大宗采购项目,由集团统一采购。五、采购员岗位要求及纪律规定 1、二人采购制:采购员应会同申请部门(相关的技术人员)协同采购,通过各种渠道(市场考察询价、电话、传真联系、网上查询等)多方考察市场、比较质量与价格,货比三家
8、,追求质优价廉,以最合适的价格,购买最合适的产品,违者罚款100元; 2、采购员必须充分掌握市场信息,随时收集市场物资情况,预测市场价格变化,为企业物资采购提出合理化建议;3、采购标准以采购申请单中需求的质量要求为准,严格按照采购审批表中的品牌、规格、型号及技术参数进行采购,不得随意更改、调整,违者罚款50元,造成损失由责任人赔偿;4、严格执行采购程序,未经审批和审批不完整的采购申请不得进行采购,违者罚款50元;5、采购要及时完成,保证物资的供应和申请方的需求,违者罚款50元;6、使用部门和技术人员必须认真做好设备的选型和技术确认工作,违者罚款100元,造成损失由责任人予以赔偿;7、随时调查、
9、了解、反馈所采购物品的质量状况及使用情况,为后续的采购提供参照和依据;8、验货时按照购货合同和订货单进行验收,严把质量关,认真检查质量,不合格坚决退、换货。必须及时办理入库手续,不得未经入库就交付用户使用,违者罚款50元;9、严格按采购计划办事,认真执行物资预算,遵守财务纪律,违者罚款20元;10、外加工订货,要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察,将结果与使用单位协商,择优订货; 11、除日常材料外的采购项目都应签订合同,合同应注明供货品种、规格、型号、质量标准、价格、交货时间、付款方式、供货方式、违约经济责任等。报价单、合同必须经集团后勤部审批,违者处以50元罚款,造成损失由责任人
10、赔偿; 12、及时与库房联系,做到购货迅速,减少运输中转环节,降低库存量;13、常用物料的采购要有一定的计划性,充分考虑到前线的需求和销售的淡、旺季,避免盲目采购造成物料积压、占用库房、浪费资金;14、建立好一套完整、规范的采购账,清晰的登记好每天采购的所有物料(设备、资产的品名、规格、型号、数量和实际购买价格、购买地点、日期等)明细及结款情况,日清月结,随时接受有关部门和人员的检查,如涉及变项的须填写变项登记表,按要求填写付款进度表,主管领导须定期检查每张表并签字确认,违者罚款50元;15、月末报表:每月5日根据上月所采购状况,依据采购账本,以报表的形式向总务处长及后勤部采购科进行汇报。每月将所有采购审批单、询价单、报价单、比价单、考察报告、购货合同等采购文档按类别分类归档,违者罚款50元;16、严格执行内部采购原则,违者罚款100元;17、严格遵守业务八不准中的相关规定,廉洁自律、洁身自好,严禁在采购中弄虚作假、贪污舞弊,严禁以任何借口谋取私利、虚报价格、虚开发票、多款自留、帐实不符,违者按有关规定严惩;18、集团后勤部有权对各企业的采购渠道、采购质量、价格及流程进行不定期检查、核实,各相关人员必须予以很好的配合,对不积极配合的予以100元罚款。