《会议的流程管理及其案例》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议的流程管理及其案例（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会议的流程管理及其案例举行会议1不要离题举行会议，千万不要离题。要使会议不离主题，会前最好明确以下两点：（1）思考在前传阅议程及所有的相关资料；会前争取来自可能同盟者的支持。(2)避免陷阱确保在会议之前明确会议目的；当与会者偏离议程时提醒他们。图30-1 举行会议准备会议1.邀请与会者(1)考虑与会者在一个小组中如何工作。(2)排定会议时间要考虑旅行时间。(3)如果有人不能出席，就重新安排会议。(4)议程的每个项目旁列出发言者的姓名。会议角色（贡献）提供信息 他们是否有共同分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反映。提供建议 他们能否提供特殊的意见或信息？提供特殊专长 他们的专业身份是否有用
2、？例如，处理合同争议的律师。 授权行动 他们能否实施以获得统一的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。2.准备议程(1)编排议程避免在情绪低落时段开会。保证将议程的任何改变都通知会议主席。议程应尽可能简短，试将议程限于一页纸。尽早讨论最重要的问题，此时与会者最精神。(2)构想议程议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。目的明确。全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。把类似的议题放在一起，分配给每一项议程的时间应体现出它们的优先次序。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间会令人不快。(3)分发议程（议程草案和最终议程）决定需要在会上提出的问题。将议程初稿发给全体与会者，征求他们
3、关于项目的建议。将建议汇总到下一草案中。重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。(4)确定地点不同类型的会议需要不同的会议场所，正确选择会议场所才能达到最佳的会议效果。表30-2 各种类型会议场所的特点会议场所特 点你的办公室你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子你的全部资料在手边你的权威性可能得到加强可能会有电话干扰，或者有人打扰下级的办公室下级的工作处可能提高一位下级的地位和士气如果工作处狭小，可能会使双方都感到不适单位会议室供员工使用的公司会议室避免由于使用个人办公室而引起公司等级问题外人可能同与会者接触而打扰会议外面的会议室在公司之外的中立会议室保证没有任何一方占地主优势如果
4、保密是重要的，这类会议很有用可能很昂贵，并且每个人都不熟悉会议中心一个大的聚会场所，例如在一所大学里具有开大会的设备需要时能够提供技术支持和安全保卫可能缺少非正式的小规模聚会的机会城外的会议场所异地的一间办公室、会议室或饭店适合与会者来自各个地方的情况在某种场合增加几分魅力旅途时间和食宿耗费很多(5)安排座位会议的管理者应该根据不同的会议目的采取不同的座位安排方式。一对一形式。这种安排座位的形式适用于小型会议。一对一形式又有三种安排座位的方式，而这三种方式分别包含着三种暗示。例如，主管找你谈事情，会出现以下三种情形：情形一 主管：小张过来，坐在我身边，咱们谈一谈。 暗示：支持性，即彼此之间是一
5、种互相支持的关系。情形二 主管：小张你坐这儿，咱们交流一下。暗示：合作性，即彼此之间是一种合作关系。情形三 主管：小张，请坐这个地方，咱们谈一谈。暗示：面对面，感觉像是在跟客户面对面的沟通，表明彼此是平等的合作关系。 在召开正式会议的时候，会议安排者应该根据与会者的级别和商务礼仪的规范分别安排就座。例如，如果会议室的桌子是长条型的，那么短边最靠里的位置是最尊贵的位置，应该把最重要的与会者安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。运用策略安排座位图30-2 运用策略排座会议主席的位置决定了其他座位的意义。一个会议里往往会有几种人，有支持者，有反对者，还有观望者。合
6、理安排这三种人的座位，可以帮助达到会议的目的。对于有争议的会议，尽量避免安排观点相反和观点相近的人相邻而座，还可根据你了解和分析的与会人对所要讨论问题的观点规划座位。此外，与与会者会议中的目光接触也很重要，谁与谁会进行正面目光接触，就相应安排他们相对而坐。(6)会议用品会前应检查会议场所相关用品是否准备妥当，它们包括：茶具休息室、吸烟处停车位资料通讯设备书写用品【自检】填写下表，检查你的会议是否准备好了？ (1)出席会议的目的：(2)是否一定要开会才能达到上述目的？ 是 不是(3)会议的形式？ 非正式会议 正式会议 新的会议形式(4)会议时间？(5)会议的议程及主持人？(6)会议的地点？(7)
7、会场如何布置？(8)出席人数？(9)出席者名单？(10)出席者的职称及座位安排？(11)是否安排出席人员往返会场的交通工具？ 是 不是(12)是否安排出席人员住宿？ 是 不是(13)会议通知单何时发出？(14)是否有资料随会议通知单预先送达？ 是 不是(15)准备哪些辅助视听设备？(16)准备哪些文具？(17)准备停车位？(18)准备会议场所周边的位置图：电话间 洗手间 茶水间 餐厅 休息室 安全门(19)是否要求准备资料及副本，资料及副本的份数？(20)安排膳食及座位？(21)其他：是否有饮食禁忌 是 不是是否需要翻译 是 不是 是否有残障者参加 是 不是出席会议1.积极参与会议参与者应该积
8、极参与会议讨论，收集会议信息，结识新朋友并辨认对立方。2.倾听发言(1)聆听发言时注意力应集中，目光直视发言者，表示对发言内容很感兴趣。(2)与会者在会场上交头接耳和坐立不安，会使倾听发言的人感到不快。(3)对于无关事项的讨论，在刚开始时就应当进行劝阻。(4)倾听不仅用耳，倾听发言时的肢体语言也很重要。3.处理问题(1)为了使会议取得成功，会议发起者应负起个人责任。(2)鼓励与会者在会议上轮流担任主席。(3)你若拒绝一项动议，就应该提出一个可能取得一致的新动议。(4)作为主席，应该让大家讲出所有观点。4.做备忘录(1)备忘录应当简短，并写成笔记形式。(2)及时递交备忘录，可以促进被讨论问题的及
9、时解决。(3)会议秘书若对一个问题不太明了，应当与会议主席进行讨论。(4)备忘录应能让缺席者完全理解。5.分发和跟踪备忘录(1)确保会议主席批准备忘录。(2)会议结束一两天内分发备忘录。(3)在两个会议之间跟踪备忘录中那些要采取的行动。(4)利用备忘录中某个正在进行的事项编写一份情况报告，与下次会议的议程一起传阅。 (5)每次会议上，与会者一起核实并审批上次会议的备忘录。【本讲总结】会议是沟通协调的一个重要手段，也是公开表达意见的形式，通过举行会议及参加会议，能够听取意见，获得资讯。如果不懂得会议管理技巧，会议不仅会变得毫无意义，而且会浪费大量的时间。因此，要想真正发挥会议的作用，必须明确会议目的，做好会前准备。参加会议者要想达到参加会议的目的，也必须做好参加会议的准备。同时，会后的后续工作也很重要。【心得体会】_
