《xx化工公司档案管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《xx化工公司档案管理制度（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、金晖煤焦化工公司档案管理制度第一章 总则第一条 为进一步提高山西金晖煤焦化工有限公司（以下简称公司）档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业生产经营管理服务。根据中华人民共和国档案法的相关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。第二条 公司档案是指公司在生产活动中直接形成的全部档案的总和，包括生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原始记录。本公司的档案主要有文书档案，科技档案和电子档案三类。第三条 档案工作是本公司各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、合法权益的一项工作。第四条 本单位档案工作实行统一领导、统一管理、分级负责。所属各部门的文
2、书档案由所属部门档案管理人员管理；工程项目形成的档案由项目与发展部负责整理，由公司办公室集中统一管理。第二章档案管理组织机构第五条 公司在办公室内设资料室，作为档案管理的归口部门、负责全公司的档案管理工作，各部门配备兼职档案员一名，负责本部门全部档案的管理工作。第六条 档案员必须忠于职守，具有中专以上文化程度，接受过档案管理有关知识的培训，具备档案专业知识。第七条 资料室的主要任务是：（一） 结合公司实际，拟定、修改、实施本公司档案管理制度；（二） 统一管理公司各门类各载体的档案，对所属各部门、车间的文书和科技文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督；（三） 接收各部门移交的案卷并及时整理归档；
3、（四） 编制检索工具和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供利用，更好地为企业管理、工程建设服务；（五） 会同有关业务部门，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁；（六） 负责组织开展档案业务培训，提高业务管理水平，使档案管理工作规范化；（七） 参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。第八条 所属各部门兼人员的主要任务是：（一） 负责做好本部门形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和归档工作；（二） 工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室，由办公室统一整理归档；（三） 接受档案部门的指导与监督，按时向公司档案部门移交档案，为总公司多积累档案财富；（四） 学习档案业务知识，提高档案业
4、务水平；（五） 负责本单位、本部门大事记的收集（包括工程简介），在每年年底报公司档案部门，由公司档案部门汇总整理后，交领导审阅认可后归档。 第三章 档案借阅第九条 本公司档案按保密性可划分为一般、秘密、机密、绝密四种。（详细划分标准参见金晖煤焦化工有限公司保密制度）第十条 公司内部员工可借阅档案为：（一） 借阅一般档案，需凭本人有效证件经资料室审查批准；（二） 借阅秘密档案，需凭本人有效证件经办公室主任审查批准；（三） 借阅机密档案，需凭本人有效证件经行政副总审查批准；（四） 如有特殊情况需查阅绝密档案的，需凭本人有效证件经总经理审查批准。且只能在资料室内查阅。第十一条 外单位人员可借阅档案为
5、：（一） 借阅一般档案，需凭单位介绍信由办公室主任审查批准；（二） 查阅秘密档案，需凭单位介绍信由行政副总审查批准，且只能在资料室内查阅，如由特殊情况需借阅的，应经总经理审查批准；（三） 查阅机密档案，需凭单位介绍信由总经理审查批准；（四） 外单位人员不能查阅、借阅我公司的绝密档案。第十二条 借阅底图档案，须凭图复印票、修改批准单，办理借阅手续。第十三条 借阅一般档案期限为七天，秘密、机密档案为三天、归还前应将卷内文件依次排好，规定时间不能归还者，可到资料室办理续借手续，续借期限为一天。到期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50元。第十四条 借阅者对所借阅档案负有保管责任和保密义务。保密程
6、度秘密以上的档案不许带出公司，不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应经行政副总批准，摘抄在专用保密手册上，需要复制时，经行政副总批准，按复制手续办理。第十五条 借出档案丢失或损坏，由借阅者负责。属于保密的，除罚款外，写出书面检查报行政副总酌情处理。第十六条 职工调离公司时，必须将所借档案资料还清，经档案部门签字认可后方可调出。第四章 文书档案管理第十七条 文书档案的立卷范围（一） 与本公司有关密切联系文书文件的应立卷归档；（二） 本公司产生的反映本单位重要活动的文件，应立卷归档。重复文件，临时摘录的文件和没有参考价值的文件不立卷
7、归档。第十八条 文书档案的立卷方法（一） 各部门形成的文件由各部门组卷，资料室派人指导，各部门组卷后拟好清单和资料室进行交接；（二） 文件立卷，应按机构-问题-时间进行排列，一个问题内按时间排列；（三） 本公司文件，应分级立卷，但请示与批复、来文与批复、专案文件等，不得分级立卷；（四） 卷内文件要根据文件之间的有机关系，进行系统排列，来文与复文，正文与附件，正本与定稿必须放在一起立卷。来文在前，复文在后；正文在前，附文在后；正本在前，定稿在后，不便和其它文件一起保存的文件，可以单独组卷；（五） 文书处理部门归档的案卷，都应根据公司制定的档案管理制度，划出案卷内文档保管期限和保密等级；（六） 案
8、卷的标题，要正确地反映出卷内文件的主要内容（作者、年代、问题、名称）一般不超过30个字；（七） 卷内文件系统化排列后，应立即编号，以大小文件的排列顺序，便于统计文件的张数或件数，编号的位置应写在文件的右上角，凡有字迹的每页编一个号（空页不编号）；（八） 案卷装订前须取掉文件上的金属钉，针等物，以防日久锈蚀文件，书写未留出装钉线的文件，须在左边加贴纸边，并将右侧宽出部分内折回，大张的文件和附表，也要折叠成一般文件同等大小，装订时用线或麻绳勒紧结牢。第十九条 文本档案的立卷要求（一） 书写材料时，底稿须用钢笔书写（蓝黑墨水或碳素墨水，不能用纯蓝墨水和园珠笔、铅笔、有色笔书写）纸张用发文稿纸和十六开
9、稿纸；（二） 底稿必须有主办单位拟稿人审核、签发、事由、文件标题、文件编号，需要时要有会签；（三） 立卷时必须有正文和底稿，有请示报告必须有批复，无批复的要说明原因。第二十条 文本档案归档时间要求（一） 各类案卷均应在第二年二月底以前向公司档案室进行归档；（二） 归档文件的准确率、完整率、齐全率均100%；（三） 文书处理部门（各部门兼职档案员）应将立好的案卷，编制案卷目录一式两份，经接交双方签字确认，备留一份备查。第五章 科技档案管理第二十一条 科学技术档案，是在生产建设和科研活动中形成的具有利用价值，并按照归档制度集中保管起来的科技文件材料，包括图纸，图表，报表，文字材料，记算材料，照片，
10、胶卷，录音录相带各种声音影像载体等 ，其种类有：（一） 基本建设档案；（二） 科学技术研究档案；（三） 产品档案；（四） 设备仪器档案。第二十二条 公司全部科技档案由公司资料室统一管理，以确保科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二十三条 科技档案的归档要求为：（一） 凡是归档的技术文件材料必须完整、准确、系统；（二） 图纸必须按照国家标准绘制；（三） 因检修修改过的图纸要及时填写图纸修改单，连同修改后的图纸，底图一并交档案室；（四） 设备档案在设备投用后一个月内归档；（五） 新到设备开箱验收时，要通知档案人员参加，随设备带来的说明书，图纸装箱单等材料要先归档进行登记编号后，再进行利用
11、，以免资料散失。第二十四条 科技档案按基建档案、设备档案、产品档案、其它科技档案分类、编目和编号工作，其要求是：（一） 基建档案公司两套；（二） 设备档案公司一套，机动部一套；（三） 产品档案公司一套，销售部一套；（四） 底图档案，各设备底图全部由公司资料室管理，零星底图暂由项目与发展部保存，齐全配套后交公司资料室；（五） 公司引进的技术设备档案资料，全部归公司资料室保存，不得留在任何部门和个人保存（要求财会人员凡有报销技术资料的项目，一律要求档案管理人员签注意见后再报销）。第二十五条 基本建设档案是公司新建、扩建、改建和大中修，技措，安措工程在设计施工过程中形成的具有利用价值的，并按照归档制
12、度集中保管起来的技术材料（包括图纸，照片、报表文字材料等），它是我公司建筑物，地上、地下管线等进行管理，维护和扩建、改建的依椐和条件。其归档范围为：（一） 计划任务书、厂地选择报告、改扩建方案、资源调查，地形测量、地质勘察、地区自然条件，可行性研究等技术文件材料等基础文件；（二） 设计任务书、初步设计、技术设计、施工设计、设计概算、预算，计算书、说明书、审批文件、设计变更等技术文件材料等制造方面文件；（三） 工程合同，施工组织设计，材料合格证、施工监理自检记录、隐蔽工程记录、沉降观察记录、质量事故自理记录、设计变更、材料代用单、合理化建议、分段验收记录，竣工总结、竣工报告、工程计算、交工验收证
13、书等技术文件材料等施工文件。第二十六条 工程过程中产生的基本建设档案可在计划任务书，可行性研究，初步设计、施工设计各阶段结束后两周内归档。如有特殊情况当时不能归档的，应在不迟于工程竣工后一个月内归档。第二十七条 归档要求：所交资料一式两份，要求按照归档范围达到：（一） 齐全：归档的科技文件应一份不缺少地归档；（二） 完整：纸质优良、线条字迹清楚，表面清洁完整无损；（三） 准确：档案与实际相符。第二十八条 对每一项基建项目验收时，要吸收公司资料室参加。第二十九条 设备档案是在设备的设计、制造、安装过程中产生的具有利用价值，并按照归档制度集中管理起来的技术文件（包括图纸，照片、报表及文字材料），它
14、是我公司进行设备管理和设备维护的重要依据和条件。其归档范围为：（一） 设计方面：设计图纸、计算书，说明书等技术文件资料；（二） 制造方面：制造图、合格证、装箱单等技术文件材料；（三） 安装方面：安装图，安装记录、设备调整及试车记录。交工验收等技术文件材料；（四） 维修方面：设备性能表，操作维护工程、检修记录、检修计划总结，技术监定书，重大事故报告等技术文件材料；（五） 年、季检修计划及设备大、中修计划总结；（六） 设备完好率报表、设备事故报表调查报告；（七） 设备管理制度、办法、设备履历档案材料。第三十条 产品技术档案是公司在产品技术质量活动中形成的具有利用价值的，并按照归档制度集中保管起来的
15、技术文件材料包括图纸、照片、报表、文字材料等，产品技术档案归档范围为：（一） 产品技术文件、产品技术标准（包括行业标准，企业标准和技术协议等）产品技术规程，工艺方案、工艺设计规范、技术攻关计划、方案、措施、总结、质量分析（包括定期分析、专题分析）科研技术总结。（包括技术著作、论文、手册）技术服务来往文件、质量异议处理、市场调查等文件资料；（二） 综合技术文件：技术发展规划。技术工作会议文件、技术工作计划、总结、报告、改革成果报告、合理化建议、技术经济指标，出国考察报告，外国专家建议对外技术合作等文件材料。第三十一条 产品技术档案归档要求为：（一） 生产技术部要确定一名科技人员负责技术科材料的积累和立卷工作，每年二月份向档案室归档；（二） 凡是归档的技术文件材料、原稿和打印（复印件）各一份，在移交时填写移交清单一式两份，签字后各保存一份。第三十二条 凡大中修后变更的图纸，修改底图的工作，应该由机动部分管技术人员负责，按照图纸修改制度执行，确保档案的准确性。第三十三条 保管科技档案的库房，门窗要坚固，库内要有通风设备，应保持适当的湿度、温度，要有防盗、防火、防潮、防尘、防晒、防鼠等设备和设施。第三十四条 档案部门每年要对科技档案保管情况进行一次检查核对，对破损、变质的档案要及时修补和复制。第三十五条 提供档
