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1、销售公司管理手册-总经理办公室分册2011年3月目 录第一章 公文运行7第一节 销售企业文本格式7一、总则7二、“工作报告”格式7三、“会议文件”格式8四、“汇报材料”格式8五、“PPT文稿”格式8六、“公司介绍”格式9七、“要情快报”与“特情快报”格式9第二节 呈批件运行管理10一、呈批件类别10二、呈批件的拟制原则10三、呈批件的运行流程10第三节 信息报送管理11一、信息分类11二、信息报送渠道及方式11三、信息报送时间12四、信息报送其它相关要求12第四节 信息交流管理12一、信息交流的目的12二、信息交流的主体13三、下发的信息13四、报送的信息13五、信息交流途径13六、信息交流的
2、时间14七、信息交流工作的要求14第二章 会议组织管理18第一节 销售企业会议组织18一、总则18二、会议分类18三、会议名称18四、会议计划18五、会议标准19六、会议经费19七、例会组织20八、会议准备21九、会议通知22十、会议承办22十一、会议证件22十二、会议材料22十三、会议指南23十四、会议接站27十五、会议组织27十六、会议参观28十七、会 标28十八、会议名签28十九、会议座次30二十、宴会组织30二十一、视频会议组织32二十二、会议的保密和宣传33二十三、会议送站34二十四、会议后续工作34第二节 总经理办公会承办34一、会议筹备34二、会议记录34三、会议记要35四、议定
3、事项督办35第三节 总经理办公室处务会35一、总则35二、处务会程序35三、其它要求35第四节 销售公司机关办公规则36一、总则36二、会议制度36第三章 行政服务及宣传管理46第一节 销售公司督办工作管理46一、总则46二、督办范围46三、督办原则46四、督办程序46第二节 对外宣传管理51一、宣传工作原则与定位51二、宣传领导机制51三、宣传工作平台51四、宣传工作机制51五、宣传队伍建设52六、宣传工作考核机制52第三节 销售企业值班管理52一、值班组织52二、值班人员职责52第四节 对外捐赠管理53一、总则53二、捐赠主体及内容54三、捐赠分类54四、捐赠程序54五、捐赠方式54六、监
4、督管理55第五节 印章使用管理55一、总则55二、印章的使用55第六节 石油大厦用餐管理58一、餐劵领取58二、餐劵管理58第四章 总经理办公室管理组织架构60第一节 组织架构60一、岗位设置60二、处室职责60第二节 岗位职责与业务流程60一、主任60二、副主任（行政）61三、副主任（党务和调研）61四、文秘调研岗62五、文书机要岗职责62六、行政事务岗职责74七、党群事务岗78第一章 公文运行第一节 销售企业文本格式一、总则销售企业文本材料格式应遵守中国石油天然气集团公司关于进一步规范集团公司公文运行管理有关问题的通知（厅发20081号）和本管理手册。本章所指的文本材料格式包括“工作报告”
5、、“会议文件”、“汇报材料”、“PPT文稿”、“公司介绍”、“要情快报”、“特情快报”七类，其它文本材料如“领导讲话”、“工作总结”、“发言材料”等可参照以上七类格式执行。二、“工作报告”格式“工作报告”分为综合性工作报告和专题性工作报告两大类。综合性工作报告一般指为年度工作会、半年工作会上所作的工作总结和安排；专题性工作报告指企业按专门类或系统类所作的工作总结和安排。（一）工作报告的内容与文字要求1.“工作报告”的内容“工作报告”一般应包含以下内容：（1）报告主题。简单表述本报告的主题及目的，并提出审议请求或讨论。（2）阶段性工作总结。主要分项表述各个方面工作完成情况，取得的主要业绩，基本经
6、验或体会总结；工作中存在的问题及分析。（3）下一步工作任务。主要根据上级要求、各类规划计划、经营形势和内部管理等情况，分析形势，明确工作任务，提出工作措施等，要针对存在的问题，提出整改措施。“工作报告”要有连续性，要与上级要求、各类规划计划的内容前后统一，如年度工作总结要与上年工作安排相呼应，半年工作总结要与全年工作安排相呼应，专业系统工作报告要与公司总体工作报告相呼应，不可脱节或“另起炉灶”。2.“工作报告”的文字要求（1）语言凝炼准确，通俗易懂，富有情感。（2）紧扣主题，逻辑严密，结构紧凑，层次清晰。（二）工作报告的版面格式要求（1）“工作报告”不制作封面，页边距为上边距37mm，下边距3
7、5mm，左边距28mm，右边距26mm，汉字、字母及数字均使用半角方式输入。（2）标题以二号方正小标宋简体字居中，标题超过一行时在合适位置提行，提行不能分割完整的词语。标题行距为固定值32磅。可根据需要分别提行添加副标题、领导姓名及日期。副标题以破折号开头，三号方正楷体简体字居中。领导姓名以三号方正楷体简体字居中，如姓名为两个汉字中间应空两个半角空格。报告日期加全角括号，用阿拉伯数字和汉字“年、月、日”标全，以三号方正楷体简体字居中。（3）正文排版规格一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文与标题之间空一行，空行行距为固定值32磅。正文用三号方正仿宋简体字。（4）正文中结构层
8、次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。第一层标题使用三号方正小标宋简体字，第二层标题使用三号方正黑体简体字，第三层标题使用三号方正楷体简体字，第四层标题使用三号方正仿宋简体字（可加粗处理）。第一层标题上下各空一行，空行行距为固定值12磅，文字左右居中。结束段落与正文之间空一行，空行行距为固定值12磅。（5）页码用四号宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘15mm，数码左右各放一条四号一字线。空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印刷时页码居右空1字；双面印刷时在页面设置版式中选择奇偶页不同，单页码居右空1字，双页码居左空1字。（6）根据需要可在版心左上
9、角以四号方正楷体字添加文件注释，如“会议文件之”，宽度不宜超过三分之一版心，一行排不下可提行，行间距为固定值18磅，通过调整字间距使每行宽度相等。（7）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。未作特殊说明，“工作报告”中的图文颜色均为黑色，纸张一律采用国际标准A4型（210mm297mm），一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸，双面印刷。（8）材料应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，
10、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。具体格式见本章附件一。三、“会议文件”格式“会议文件”格式要求与工作报告版面相同。四、“汇报材料”格式（一）“汇报材料”的主要内容（1）序词。即简要欢迎词，本次汇报的主题和侧重点，也可以简要叙述企业历史或历史沿革。（2）阶段性经营成果。根据领导要求和会议主题，主要汇报以下内容：业绩指标列举、同比、环比等增长率；对标管理指标或考核管理指标列举。（3）所作的主要工作或突出成绩。主要描述本单位所作的主要工作，根据会议要求有所侧重。（4）存在的问题和不足。（5）下一步的工作重点和主要措施。（6）需要上级解决的问题和对上
11、级部门的意见、建议。（二）汇报材料的主要格式汇报材料的格式要求同工作报告。要求文字朴实，语言精炼，表达中恳，内容真实，数据准确，前后统一。五、“PPT文稿”格式（1）“PPT文稿”的底色统一为白色，以一条黑色横线分成上下两个部分。横线的左上角置文稿的一级标题，右上角置中国石油彩色司标（宝石花图案加文字）。（2）“PPT文稿”封面包括一级标题中国石油销售公司或中国石油销售公司、文稿标题、文稿制作单位名称和成稿时间。其中：一级标题采用28号方正黑体简体字，文稿标题采用40号方正黑体简体字，文稿制作单位名称和成稿时间采用28号方正黑体简体字。（3）正文部分首页一般为文稿目录页（或提纲页）。其中“目录
12、页”（或提纲页）字样标注在黑色横线以上的一级标题位置，采用28号方正黑体简体字；黑色横线以下的部分为目录（或提纲）的具体内容，采用28号方正黑体简体字。（4）目录页（或提纲页）以后部分为文稿的主要内容。其版面设置如下：一级标题采用28号方正黑体简体字，二级标题采用24号方正黑体简体字，二级标题以下正文采用20号方正黑体简体字，三级标题采用20号方正黑体简体字，三级标题以下正文采用18号方正黑体简体字。正文行距根据实际情况灵活掌握。“PPT文稿”的具体格式见本章附件二。六、“公司介绍”格式（1）“公司介绍”的格式可根据各销售企业的实际情况灵活掌握，主要内容应包括：公司的历史沿革及主要职能。公司的
13、规模，包括人员、机构、资产规模等。公司生产经营的历史记录。公司的主要荣誉和社会贡献。公司的发展目标、企业愿景和企业文化。（2）“公司介绍”的文字，要语言朴实、文字简练、数据准确、事实客观、亲近公众。七、“要情快报”与“特情快报”格式（一）“要情快报”和“特情快报”的总体要求“要情快报”和“特情快报”应在规定的时间内上报，快速及时，不可拖报。报告要准确反映事件发生的原因、事实和趋势，文字表述更要准确，尤其是涉及到数据的要认真核实，以免产生矛盾，对人与财产损失的描述要先人后物，体现“以人为本”，同时要避免使用“公文禁用词”和“慎用词”。要根据“要请”“特情”动态连续上报、持续反映事态发展的客观事实
14、。“要情快报”和“特情快报”的主要内容应包括：事件发生的事实描述。事件造成的现实人员、财产损失，企业目前的应对措施和效果。事件的原因简析。事件的背景。政府支持情况。媒体反应。由此引发的地方秩序情况。（二）“要情快报”和“特情快报”的格式（1）“要情快报”和“特情快报”均采用A4页面，页边距为上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，汉字、字母及数字均使用半角方式输入。（2）“要情快报”标识由要情快报组成，据版心上缘80mm，用68号红色方正小标宋简体加粗字体。在标识32mm之下印制红色反线，线粗2.5磅，线长156mm。发文期数置于标识文头下空7mm并居中排列，用三号方正小标宋简体字。发文单位居左空一字，签发人应为公司领导，签发人名称居右空一字，均为三号方正仿宋简体字，与红色反线距离4mm。“特情快报”格式参照“要情快报”格式，下同。（3）正文置于红色反线下空一行，空行段落为固定值12磅，高度4mm，正文采用三号方正仿宋简体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文不加标题，抬头先写主送单位，全角冒号换行，再写报送内容，如有多个主送单位，用“，”号隔开，结尾在成文日期上加盖印章。（4）正文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。第一层标题使用
