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1、编号（1）档号的编制。由全宗号年度号类别号保管期限-件号组成.在编制档号时，注意五点：全宗号是指区档案馆给各单位的代号。年度号是指归档文件形成的年度。类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”.编制方法:在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的,件号都是从“1”开始。也就是说,同一年度、同一保管期限、同一类别(或问题）的，从“1”开始编一个
2、流水号;同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的,从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。档号举例：如“0132009W01Y001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“0132009W0130-001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“0132009W0110001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。（2）、页数的编制：页数指每件文件的总页数(包括处理签、发文稿纸、底稿等),在每件文件首页的右上角
3、，用铅笔编写。(3)归档章的编制归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写,不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样规格：1645mm(全宗号）(年度）(室编件号）(机构或问题）（保管期限）（馆编件号）8mm8mm15mm15mm15mm归档章填写式样如下：0132009001W0130“013”为全宗号；“2009”为年度号；“001”为室编件号，不同保管期限的文件，不允许混编一个流水件号;“W01”为机构（问题)代号;30为保管期限；填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编，待进馆时
4、，由国家档案馆编制.其他编写方法与档号的编写一样。 (4）袋号章的编制袋号章由档案部门监制，印在斜口袋上，项目包括档号、页数.统一用碳素墨水或中性笔填写。袋号章规范式样档号页数共 页袋号章填写式样如下：档号013-2007W01Y001页数共10页“档号栏”填写每件文件的文件级档号，全宗号、年度号、机构或问题代号、保管期限代号、件号等项目必须齐全完整，档号的编写方法与前边的一致。“页数栏”填写每件文件的总页数，空白页不计页数，即见字为一页，收文含收文处理签、正式文件;发文含正式文件、发文签、定稿。6、编目即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）.归档文件目录的项目：档号
5、(编在目录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。归档文件目录编制式样如下:归档文件目录 档号:013-2009-W01Y件号责任者文号题名日期页数备注“档号:与前边介绍的档号编写方法有点不一致,不编件号。“件号”:盒内文件的排列顺序号（小流水号）。“责任者：文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写.如咸安政办发(2008）8号。“题名：即文件标题,没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“ ”区别。如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号
6、“ 单独标识。如标题只是“通知”或“批复的,要自拟标题，外加方括号“ ”.“日期”：即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如19990810。“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应“备注”：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。7、装盒(1）盒内材料:按归档文件目录归档文件备考表顺序存放。（2）装盒步骤第一步:在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下,可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号中区分。第二步：填写档案盒封面，只填写单位名称。第三步：填写档案盒脊背各栏目。“全宗号：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写;
7、“年度”：填写盒内文件形成的年度,用阿拉伯数字填写；“保管期限：填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示;“机构（或问题）”:填写分类方案中相应机构(或问题)名称或代号；“起止件号”:起止件号分为室编栏和馆编栏。机关档案室只填写室编栏,馆编栏由档案馆填写。用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“连接。如“1218”表示盒内第12件到第18件文件。如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，室编起止件号顺编。如第一盒为“124”，第二盒为“2538”“盒号”：按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。盒号用铅笔填写(如固定好的,可用中性笔写），其他
8、栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类,不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同.即“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和利用。一、 基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）和海南省归档文件整理规则实施细则。 二、基本概念： （一）归档文件:立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为文书档
9、案保存的纸质文件材料.（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章(编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体,设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文.一般来说,一个立档单位的全部档案就是一全宗. (四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号. 三、整理方法： (一)收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不
10、能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况.因此,收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1。立档单位要建立健全收发文登记制度,有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2。检查本单位在年度工作中产生的“白头文件材料是否收集归档.如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料:会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议)等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员
11、、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同. 以上收集到的“红头文件和“白头文件材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料. （二）归档判断:立档单位将收集到的材料，依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围,剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：重份文件.指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本
12、机关办理的文件材料,任免、奖励非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。 (三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件装订，便于保管利用。 1.整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装
13、订方式,一个自然本（册）为一件,未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合,可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件,未装订成套的会议材料各为一件,正文与文件处理单为一件。 2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前,定稿在后；正文在前，附件在后;原件在前,复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前,来复在后；汉文在前，少数民族文字在后;不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后;有文件处理的，文件处理单在前,正文在后。 3.装订的部位与对齐方式及注意事项:文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用.装订时,应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈
14、钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾)。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。 （四)分类： 归档文件采用年度保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定. 1。区分年度 年度以落款日期为准。如2009年形成的2008年工作总结应归入2009年. 跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的2009-2010年工作规划应归入2008年度； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年. 几分文件作为一件,“件的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以
15、复文为准等. 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。 文件没有标注日期时，需要分析该文件内容,制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 2。区分保管期限 将每年的归档文件按永久、定期分开,定期一般分为30年、10年。 永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？规定第七条列出了八款，文书档案保管管理期限表中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面： 反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。 反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议
