Lotus信息系统建设策略办公系统模块功能

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1、Lotus 信息系统建设策略 -办公系统模块功能知识经济的本质特点之一是网络化经济。面向猛烈的市场竞争， 企业采纳以网络为中心的信息技术，提供“通讯(Communication)、协作(collaboration)、和谐(Coordination)”的手段，开发面向企业日常关键业 务流程的应用，满足企业内部知识治理的需要，实现企业与客户、合作伙 伴之间的电子商务，成为企业信息技术进展的热点和必定趋势。然而，企业信息系统建设的目标并非能够一蹴(cu)而就。那些成功 企业的体会告诉我们，企业的信息系统建设是持续改进和提升的过程，而 那个过程必须依靠坚实可信的的信息技术基础。该基础不仅能够满足企业

2、目前的迫切需要，而且具备足够的适应能力和强壮性，能够快速地延伸和 集成，满足企业以后的需要。上述企业信息系统建设的指导思想能够简单概括为“简单起步， 迅速进展(start simple and grow fast)”。例如，企业部署和实施电子邮件 系统后，专门快就会发觉实施以协同工作、工作流自动化为特点的群件应 用的必要性，而随着群件应用的进一步深入运用，必定要求与企业的数据 系统如大型关系数据库或治理信息系统、 ERP 系统等发生联系。又如，企 业建立了对外公布信息的 Web站点，专门快就会发觉建立更强大的、能够 支持企业与客户合作伙伴的直截了当联系的需要，最终必定导致电子贸 易的需要，现在

3、企业外部的用户在安全性操纵之下，直截了当访咨询和利 用企业内部的信息资源和各种业务应用，从而使企业In tra net系统与In ternet 相融合，构成 Extranet。实践证明，在一个统一的应用开发与实施部署的平台上模块化地 集成各种业务应用的途径是实现企业信息系统目标的最佳选择。相比之下， 如果采纳互相分离的、互相冗余的基础架构，各个应用系统的集成难度与 费用将大大增加。Lotus Domino/Notes 满足企业信息系统建设目标、指导思想与建 设策略。 Lotus Domino/Notes 提供单一基础架构的、可伸缩的、模块化的、 集成式的软件平台，能够快速高效地开发和实施部署满

4、足业务需要的、增 值的应用系统。相比之下， Microsoft 并不提供能够相提并论的基础架构级 解决方案。IIS作为Web服务器，缺少电子邮件与日程日历功能，必须和 E xchange相集成。Exchange要紧定位是邮件系统，对工作流的支持是附加的， 在产品架构设计中并不考虑。用户即使要实现简单的工作流自动化应用也 要做大量的应用开发，同时使用复杂的附加产品或技术。不管是工作流应 用依旧Web应用所要求的企业数据集成只能通过 ODBC的方法，而且只能 连接关系数据库。关于高价值的群件应用、电子贸易应用，还要求集成 Ba ckOffice中的其他产品或第三方产品，如 Site Server、

5、北方电讯的Entrust （用作安全性治理）等才能提供最差不多的功能。如此的产品策略，将集 成的工作和成本推向用户，由用户承担开发与集成的代价和风险。下图显示了典型的企业信息系统建设步骤。企业遵循由简单应用 到复杂系统集成的进展方向，逐步提供更高价值的信息服务。企业往往先 建立通讯基础设施，沟通企业内部以及与外部的电子邮件联系，其中集成 式的日程日历功能也是必要的功能。第二步，企业建立信息服务体系，不 仅服务内部用户，同时也服务企业外部的客户和合作伙伴，其内容是动态 更新的。此外，企业还建立论坛或新闻组讨论库，供内部用户以及企业外 部用户交流信息、激发创意、服务客户、反馈意见等。第三步，企业建

6、立 业务集成系统，如工作流自动化应用（国内企业机关单位常用的综合办公 自动化系统是典型的工作流自动化应用）与治理信息系统等。这些业务集 成系统通过 Web技术能够对企业外部开放，而且工作流自动化的过程也包 括了企业外部的用户。业务集成系统需要用户的紧密参与合作，需要与企 业各种数据源集成，安全性操纵也是首要考虑的因素。由于业务集成系统 与用户日常工作紧密有关，因此是高价值的应用。企业信息系统的下一步 建设目标确实是电子贸易（Commerce，区不于意义更广泛的电子商务 eBus in ess）,在这一时期，企业通过In ter net实现与客户、合作伙伴更为紧密的 合作，典型的应用包括网上交易

7、、在线服务等。工也血应用号杭心船命帝统的逹楼+悟息机布 *恤宦/讨论平會+ Em a ilLotus Domino/Notes比起竞争产品的最大的优势之一确实是提供单一的、集成的平台或基础设施，不必引入新的平台或基础设施就能够实 现上述建设步骤。客户能够从其中的任何一步入手，同时进展或者向下向 上进展。Domi no具有完整、丰富的功能，包括电子邮件、动态 Web公布、 支持工作流以及企业数据集成、安全性操纵等等，这些功能保证了快速应 用开发与实施部署，从而提升了企业投资信息技术的回报率、降低了总体 拥有成本。Microsoft无法在企业信息系统建设循序渐进的过程中向上或向下 进展，因此它无法

8、提供准确详细的企业信息系统进展策略，而是使用模糊 的概念或描述。为了吸引用户的视线以及与 Lotus的竞争，Microsoft声称E xchange能够作为通讯基础设施，而其他业务应用能够建立在Excha nge之上。实际上，由于Exchange的功能全然无法满足企业业务应用的需求，Microsoft同时要求用户集成其它平台产品或技术（可能是第三方的），或者要 求用户自己开发所需要的功能。如此的解决方案由于所使用技术或所使用 平台软件部件之间缺乏集成性，使得用户最终只能降低需求，或者花费更 大的集成代价。从任何角度衡量， Microsoft 解决方案比较 Lotus 的解决方案都成 本更高、耗

9、费时刻更长、更复杂。独立调查机构 Business Research Group(BRG)的关于Intranet的调查结果也证明了这一点。BRG调查了超过10 0家要紧公司的Intranet解决方案(包括文档公布、电子邮件、数据库访咨 询、讨论库、工作流以及事务处理等功能) ，使用 Lotus 的解决方案总成本 低于Microsoft或Netscape方案40%;在最初构造Intranet时Lotus方案的 初始成本低于其他方案 58%。办公系统模块列表一、办公治理1 公文治理 由电子行文方式代替手工行文方式，实现公文处理的自动化，实现公文处理单自动打印，实现公文电子储备，提升公文的可利用性。

10、2 收发文登记 对收文和发文进行登记和爱护，并提供查询，能够进行归档操作。3 签报治理 实现内部签报电子化，使系统内部签报的起草、处理、存档均可通过内部签报流程实现，减少公文处理过程所需时刻，加快公文流转速度。4 会议治理会议资源统一治理、网络预定;会议通知自动化; 会议纪要治理 电子化通过会议治理系统，可实现会议治理自动化。5 小型会议治理实现安排会议、发出会议通知、查询会议状况、生成会议纪要6 档案治理 档案治理实现对机构或系统的各种档案和资料进行分类治理、归档储 存，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计 等治理功能，能够大大减轻档案室、档案馆的工作量。7 电子文件

11、柜 系统提供公共文档库和个人文档库，用户能够将属于本人的各种文档 分类存放。8 处室信息 用户能够利用“处室信息” ，新建、公布、观看、搜索处室信息。9 人事治理 治理和爱护单位的人事信息，并对后备人力资源进行治理。10 考勤治理 实现考勤治理，可进行考勤信息的记录、汇总，可定义每月工作时刻 和工作日；可进行考勤汇总和随机汇总，可查询任意部门或人员任意时刻 段的考勤情形。11 网上培训 通过网上培训，能够实现：将培训资料放到资料库中，职员通过系统 进行网上培训。治理员能够发起培训，提交、查看各种关于培训方面的信 息，老师能够利用此系统出题考核、批卷阅分，职员可进行自学、讨论、 考核等功能。12

12、 工作治理工作治理系统是用户对各种任务执行（进展）全过程进行监控和治理 的辅助工具。13 重大事件跟踪 对工作执行过程中所经历的重大、重要事件进行跟踪、操纵和治理。14 资源治理 通用资源借用、调度治理系统。资源治理系统具有专门大的灵活性和 适应能力，可通过资源类不的选择自动调整资源特点。可实现企业内部如： 办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的差不多信息治理 和借用、占用及调度治理，同时还能够实现简单的资源使用费用核算功能。15 图书治理 对通用图书资源进行治理的系统。图书资料的差不多信息治理和借阅 治理。16 车辆治理 对车辆资源的借用、调度进行治理的。可实现车辆借用、占用及调

13、度 的统一安排。同时还能够实现简单的车辆资源使用费用核算功能。17 设备治理 对通用公用设备的借用、调度进行治理。可实现企业公用设备差不多 信息治理和借用、占用及调度治理，同时还能够实现简单的费用核算功能。18 消耗品治理对消耗品进行统一治理，并可对各消耗品领用单位进行费用核算。19 固定资产治理要紧对各种固定资产进行治理，将有关信息放入固定资产库中，客户 通过该系统全面了解本单位固定资产的各种情形。20 信访治理在信访治理中， 将登记信访内容， 储存信访档案， 并自动形成转办单 能够对信访情形进行简要的统计分析，为编写信访情形反映预备内容。 信访情形反映也要进行储备，并在网上发送到各有关部门

14、传阅。21 客户治理 客户治理系统与项目治理系统有关联，能够查询业务地区划分，任命 或撤销地区主管或地区调查人，客户信息爱护和查询，人员调度记录查询， 调查工作跟踪记录查询，调查报告查询22 项目治理 协助用户治理自己的项目。项目治理系统能够登记项目的详细信息， 从不同的角度对项目进行统计，监控项目的进度，对项目进行爱护，安排 项目的人员调度。23 值班治理 通过值班人员对值班期间所发生的情况的记录，给办公室的查询、统 计提供了极大的方便。24 工作人员动态 工作人员动态能够用于查看工作人员的日程安排，能够安排工作任务 和查看有关人员的日程。、个人工具1 电子邮件 电子邮件是办公自动化系统中最

15、差不多的功能， 通过该功能可实现 各类信息（信件、文档、报表等）在系统内各分支机构、各部门及职员之 间快速、高效的传递。 能够实现与外界 NOTES 及非 NOTES 邮件系统进 行通讯。 能够支持部门成员协同工作。2 电子传真 以“无纸”方式透亮地发送和接收传真，从而将邮件群件系统的使用 延伸到尚未互连的单位和部门。3 名片簿 实现了名片治理的电子化。操作包括增加、修改、删除、查询、打印 输出、简单分类和统计。4 日程治理 日程治理能够用于个人时刻治理。能够进行约会、会议安排、工作托 付。能够通过台历式的图形界面，轻松地查看安排好的各种约会。5 综合查询 综合查询系统可对信息系统中所有信息进

16、行信息导航和全文检索。三、公共信息1 公告板 公告板系统为用户建立一个电子公告栏。使用户能够通过公告板公布 通知、通告和消息；所有用户都可随时扫瞄公告板，并可将感爱好的内容 下载到个人文档库中；公告版内容可定期存档。2 热点话题 热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。每一名职员 能够利用热点话题，提出自己的咨询题或发表自己的意见。参加者不必在 同一时刻同一地点来共享信息。3 咨询题与建议 咨询题与建议系统为领导和群众提供了一个相互交流的纽带。所有用 户可在此向有关领导、部门或人员提出合理化建议和个人意见。有关人员 可针对这些建议和意见进行答复。4 办事指南 办事指南系统为职员提供一个日常办公向导，职员可方便地扫瞄或通 过全文检索得到有效的关心。治理的办事指南信息包括法律法规、规章