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1、公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同拟写时也有一些需要特别注意的问题公文的拟写通常按以下步骤进行一、明确发文主旨任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的因此在动笔之前首先要弄清楚发文的主旨即公文的主题和发文的目的包括以下几项内容：1 、文件的中心内容比如布置工作提出主要抓些问题主要成绩及存在问题下一步的打算；再如请求事项拟请上级机关答复或解决什么问题等2 、根据文件内容准备采用什么文种比如汇报工作情况是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题是写一个指示或复函还是写一个带有规定性质的通知等3 、明确文件发
2、送范围和阅读对象比如是向上级领导机关汇报还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读还是向全体干部或人民群众进行传达等4 、明确发文的具体要求例如是要求对方机关了解还是要求对方机关答复是要求各收文机关贯彻执行还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等总之发文必须明确采取什么方式主要阐述些问题具体要达到什么目的只有首先对这些问题做到心中有数才能够落笔起草文件二、收集有关材料进行调查研究发文的目的和主题明确以后就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究当然这也要根据具体情况并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作例如拟写一个简短的命令、通知写一封内容比较简单的公函呈报
3、一项请示等一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作在明确发文主旨之后稍加考虑就可以提笔写作了但是对于问题比较复杂或虽有领导人对问题处理的原则意见但还没有形成具体有观点和材料还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件拟定工作计划、进行工作总结起草规章、条例拟写工作指示和领导人讲话等往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作因为概念的形成过程判断的形成过程推理的过程就是调查和研究的过程就是思维的过程人脑是能够反映客观世界的但是要反映得正确很不容易要经过反复的考察才能反映得比较正确比较接近客观实际写出的文件要符合实际也必须经过这样一个过程怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢一是收集和阅读有
4、关的文字材料；二是到实际当中收集活材料例如要草拟本部门的年度工作计划首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神上级机关布置的任务本部门去年的工作计划和工作总结以及参考兄弟单位的有关工作计划等还要认真研究本部门今年面临的形势今年的中心任务上级要求；本部门当前的工作状况存在的有利条件和不利因素有什么潜力；研究针对实际情况应当提出些具体指标需要采取什么保证措施等再如拟写一个全面的工作总结需要查阅原订的工作计划上级机关颁发的主要的领导性文件这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件有关的重要会议文件本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会了解各部门的工作情况和工作体会召集有关人员
5、酝酿讨论总结提纲等在全面调查和收集了有关材料的基础上分析研究主要进行几项工作取得的主要成绩及其原因工作中的主要经验教训等1234总之收集材料和调查研究是一个充分酝酿的过程是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃从感性认识上升到理性认识三、拟出提纲安排结构在收集材料调查研究的基础上草拟出一个写作提纲提纲是所要拟写文件的内容要点把它的主要框架勾画出来以便正式动笔之前对全篇做到通盘安排、胸有成竹使写作进展顺利尽量避免半途返工提纲的详略可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定篇幅不长的文件可以大致安排一下文件的结构先写什么问题、依次再写什么问题主
6、要分作几层意思等篇幅较长的比较重要的文件往往需要拟出比较详细的提纲包括文件共分几个部分每一部分又分作几个问题各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等提纲的文字不需要很多也不需要在文字上推敲当然需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了拟写提纲是一个很重要的构思过程文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改使提纲益臻完善由两人以上分工合写的文件更需要共同研究写作提纲以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象四、落笔起草拟写正文结构安排好后要按照提纲所列顺序开宗明义紧扣主题拟写正文写作中要注意两点1 、要观点鲜明、用材得当也就是说要用观点统帅材料使材料为观点服务运用材料要能说明问
7、题做到材料与观点一致行文当中要注意明确观点用语不能含糊不清模棱两可或词不达意似是而非如果观点不明令人不知所云无所适从或者容易产生误解造成歧义便会贻误工作和造成不应有的损失有些文件只讲观点没有实际材料就会使人感到抽象空洞缺乏根据不易信服而只罗列材料没有鲜明的观点则会使人弄不清楚要说明什么问题不了解发文的意图特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件需要既有观点又有材料观点和材料的关系如同骨头和肉的关系一样有骨有肉才显得丰满、生动、有力例如阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向指明怎样去做会有什么好处指明不应当怎样做做了容易产生什么后果会有什
8、么不利等总之要向对方晓以利害使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理再如写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍都要选用一定的典型事例和典型人物的材料以达到交流情况具体反映问题或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的这样写的文件有理有据才能使人感到生动乐于信服我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的使用材料时必须经过选择与剪裁使材料能够说明观点并具有典型性也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫选材要恰当要为表达发文的意图服务运用材料紧密围绕观点这就是我们所说的用观点统帅材料材料用得不当不说明问题就会出现材料与主题脱节的现象这样的文件会显得结构松散
9、而杂乱是缺乏说明力的因此不能说明问题的材料宁可不用不可滥用材料堆砌、生搬硬套都是要不得的(1)(2)(3)(4)拟写文件要保持严肃性要求用材料说明观点用观点统帅材料是说观点必要有实际材料加以说明运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框然后去拼凑材料没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”这样来写文件是违背实事求是的根本原则是决不容许的必须严加禁止还需要说明的是拟写文件要有观点和材料也并不是说任何文件都必须具有这两个方面例如一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等一般都不需要引用什么材料来阐
10、明观点而主要是说明具体意见、要求和规定交代有关事项和做法等2 、要文句简练、交代清楚拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺又要注意交代问题清楚明了如果为了说清楚问题就写得啰嗦冗长是不可取的；而为了简便省事交代不清使人莫名其妙也是不符合要求的正确的写法应该是宜简则简宜详则详详略得当叙述的文字力求简练；需交代的重点如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称简称必须是人所共知的并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解不得随意乱用简称如将“XX省委组织部、宣传部”简作“X省组宣”会使人看不用代称“沪”、“渝”县以下不为人们熟知的地名前面应冠上所属的省名、地区名、县名等某些事物的全称很
11、长可以使用已为人们所熟悉的省略叫法如“两个文明”、“实现四化等不得随意创造使人难以理解的叫法文中引用的有关论述应注明出处引用其它文件时应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句应加引号标明文中提及的人名如果不为对方所熟悉在第一次出现时应当写明他的职务、身份和全名以下可以简称文中遇有特别生僻的词语应加以注释总之不能认为自己清楚的事对方也必然会了解要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确一般来说拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等为使文件的主题鲜明、眉目清楚除了简短的文件外一般均应开宗明义首先交代全文的目的或结论作为导语然后再分几层意思说明在全篇的结尾部分还可以对全篇的要旨作一个适当的概括并表明对收文机关的要求例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达什么时间开始执行请示答复或仅是上报备案等五、反复检查认真修改初稿写出后要认真进行修改写文章须要下功夫自古以来好文章都要经过反复修改的写文件也同样尤其是重要的文件往往要经过几稿才能成熟拟写文件时自己起草以后一定要反复阅读几遍仔细地逐字逐句斟酌修改连标点符号也不要放
