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1、档 案 管 理 细 则（意见征求稿） 为了加强服务中心档案管理工作，根据国家、市档案局及公司有关档案管理规定，制订本制度。一、 文件资料的形成与分类1 资料的形成（1）子/分公司、服务中心各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料根据公司文书立卷归档管理办法向档案室归档。（2）文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专（兼）职档案人员岗位中予以明确。（3）公司档案室要对各子/分公司、服务中心文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。2 资料的分类 文件资料的归档分类一、基础管理1、房屋及配套设施设备使用资料（1）建设用地规划许可证（2）建设工程规划许可证（3）规划总平面图（
2、4）用地红线图2、承接查验手续、承接查验协议（1）物业服务企业查验记录及问题处理情况（2）小区竣工总平面图（3）单体建筑、结构、设备竣工图（4）配套设施、地下管网工程竣工图（5）共用设施设备清单（6）有关设施设备安装、使用和维护保养等技术资料（7）各单项工程竣工验收证明材料（土建竣工验收书、消防竣工验收证明、水电竣工验收书、通信系统竣工验收证明等）（8）物业质量保修文件和物业使用说明文件（9）业主名册（10）公共配套设施的产权及收益归属清单（11）消防、供水、供暖的试压报告3、物业服务企业资料（1）企业资料（营业执照、资质证书、服务项目分承包合同或协议，承包方的企业营业执照、资质证明）（2）与
3、建设单位签订的前期物业服务合同（3）临时管理公约（4）与业委会签订的物业服务合同（5）物业管理各项制度（6）争创优秀规划和具体实施方案，并经业委会签字盖章（7）物业管理职业资格证书（8）各类专业人员的专业上岗证书（9）员工资料（10）计算机应用情况和智能化（对讲、监控等）设备的使用情况（11）物业服务费用、经营性收支财务报表（12）物业服务费用、经营性收支公开有关记录、照片4、物业维修基金使用资料申请专项维修基金的维修项目预算额、施工单位，使用后公布具体情况等相关记录5、业主委员会资料（1）成立业委会的申请（2）业主大会议事规则（3）业委会备案证明（4）业主大会、业委会会议决定和会议记录（5）
4、物业企业与业委会往来文件6、业主资料（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知书、入伙手续书、前期物业服务协议、管理规定、物业服务费收缴协议、共建安全文明小区协议书、交付使用住户验收表、领用钥匙登记表、催交费用通知书（2）住户明细表（现住人口登记表）（3） 装修档案一次或二次装修申请表、装修协议书施工企业资质证明复印件、施工人员上岗证书复印件室内装修设计平面图（4）维修装修资料房管维修保养任务单、修理通知回访记录公共设施设备巡检记录 违章装修记录 限期整改通知单7、记录（1）执行值班制度情况（值班表、值班记录）（2）来电、来访、接待记录和处理记录（3）问题处理后有回访记录（4）维修服务的派工单和
5、统计表（及时率、返修率）（5）业主建议征询单（6）对征询单的满意率统计表（7）业主的意见建议整改措施及落实情况记录。二、房屋、共用部位、共用设施管理与维修养护（1）企业对违反规划私搭乱建、擅自改变房屋、公共设施用途现象书面劝阻、报告文件（2）室外广告牌、霓虹灯安装报主管部门审批手续（3）装修协议、装修申请、审核、监管、验收等记录（4）对违规装修的劝阻、制止证明材料及书面报告相关主管部门的证明材料三、共用设备管理与维护保养1、综合要求（1）设备运行记录（2）操作人员岗位责任制（3）设备定期检查记录、定期维护记录、定期保养记录（4）专业技术人员（岗位证书、职称证明）2、供电系统（1）限电、停电有关
6、通知及记录（2）限电、停电审批资料（3）临时用电管理措施（4）停电应急处理预案（5）执行临时用电及停电应急预案情况记录（6）备用应急发电机、UPS的维修保养计划与记录（7）备用应急发电机、UPS的试运行记录3、弱电系统（1）弱电系统分项巡视记录（2）弱电系统维修记录（3）楼宇智能控制系统、可视对讲系统、闭路监控系统等智能化设施设备运行正常，有记录并按规定期限保存4、消防系统（1）消防管理制度与消防责任制（2）消防责任区域与防火责任人名单（3）消防安全责任书（4）消防控制室值班情况（排班表、值班记录）（5）消防和销控运行记录、维修记录、保养记录、定期巡检记录、测试记录（6）消防管理人员培训计划、
7、培训记录（7）消防设备故障处理记录（8）消防宣传资料及宣传活动记录（9）消防演习（练）方案、记录、照片等（10）火灾预案、火灾隐患的整改情况以及防范措施的落实情况（11）消防设备分布图、消防报警点位对照图 5、电梯系统（1）电梯准用证（安全许可证）（2）电梯年检证明（在有效期内）（3）电梯维修保养合同（4）电梯保养、检修记录（5）维保人员上岗证书（6）维保方的企业营业执照、资质证书（7）电梯故障或险情应急处理预案、措施（8）故障维修或险情排查记录6、给排水系统（1）小区节水计划、措施（2）给排水系统设备日常巡检记录（3）二次供水水箱清洗单位出具的卫生许可证及其资质证明（4）水质化验单（5）水箱
8、清洗人员健康证（6）水箱间卫生检查记录（7）现场水箱间清洁，水箱封闭加锁（8）供水设备管理措施落实情况记录（9）限水、停水通知 （10）停水的临时供水预案（11）排水系统清淘记录（12）地下室、车库等排水设施设备的检查记录7、避雷系统（1）接地电阻测试记录（2）日常保养记录四、公共秩序维护及车辆管理（1）外来人员、物品进出登记记录（2）秩序维护员名单、排班及岗位分工（3）秩序维护员培训及考核记录（4）巡视线路图及巡视记录（包括电子巡更记录）（5）各岗位的值班及交班记录（6）监控值班记录（7）监控岗值班及交接班记录（8）异常情况处理预案（9）车场岗的值班及交接班记录（10）固定车辆出入证发放记录
9、（11）固定车辆登记表（12）车辆出入记录（13）其他记录五、环境管理卫生（1）消杀计划书及定期消杀记录（2）岗位责任制（保洁分工及巡查记录）（3）保洁员名单和保洁责任区域（4）其他记录六、绿化养护服务绿化养护相关记录七、社区文化与精神文明建设（1）业主代表或业主委员会介绍（2）小区内设宣传栏等设施（3）各类宣传资料及宣传栏内容（4）举办各类活动的计划、记录、照片等（5）社区文化活动建设的介绍及记录（6）小区内的公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件的当地派出所证明八、管理效益（1）财务报表（包括员工工资报表）（2）物业服务费收缴情况表（3）多种经营项目（4）提供服务的相关记录九、室内空气质量管理
10、（1）管理制度、控烟监督员（2）禁烟、吸烟区与非吸烟区标识十、安全生产及灾害预防（1）安全生产规章制度和操作规程（2）安全使用知识培训记录（3）灾害性天气或安全生产事故应急预案与落实情况（4）必要的抢险物资十一、行政文件资料（1）服务中心文件（2）政府主管部门文件（3）金都物业公司文件（4）金都房产集团公司有关文件（5）内部台账记录（包含各级各类人员的考核记录） 归档要求 归档的文件资料必须字迹工整、纸张及文件、格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑水笔等书写材料。 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。 基建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等必须有档案部门参加，凡文件资料
11、（含有关图纸等）不完整、不准确、不系统的不能进行验收。 归档的文件必须是原件。 保持归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。 文件材料的归档必须办理移交手续。 归档时间 财务档案在会计年度后，由财务部门保管一年，一年后由财务部门编制清单，移交本单位档案部门；文书及管理资料在次年第一季度前经由各职能部门负责人审定按归档要求整理后向档案部门归档。 基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档。 新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时采购员必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连
12、同调试记录等文件材料整理立卷、归档。 工程设备运行资料必须在次年一季度前整理和归档。 质量记录表单应每半年进行一次归档。 公派学习、出国人员获得的文件在出差和出国回单位后一个月内及时归档。 归档份数各类文件材料归档一式一份，主要的和利用频繁的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。二、档案的保管1 收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。2 存入档案必须有专用柜架，在排列上架时，应该照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。3 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改补充情况。底图存放以平放为宜。4每年底进行一次为库藏档案的清理、核对和
13、保管质量检查工作，做到财物相符。清除保存期限已到的档案，对破损或褪色的档案进行及时修补或复制。5档案室严格做到“八防”（防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等），要重视消防，严禁吸烟和使用明火。6，档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。7档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。三、档案借阅1 子/分公司、服务中心员工都应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。2 文书档案只阅不借。科技档案借出后15天归还；书籍30日内归还；如需长期使用者，须归还后办理续借手续。借阅档案者应
14、爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。服从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只在档案室查阅，保密档案不供查阅。在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。3 借出和归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。4 档案如丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。5调离子/分公司、服务中心人员必须清理移交、归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。6外单位人员查阅本子/分公司、服务中心档案须持所在单位介绍信和借阅人的有效证件，经子/分公司、服务中心主任批准，办理有关查阅手续后方可在档案室内阅读。其抄摘内容也须子/分公司、服务中心主任同意且审核后方能带出。7非子/分公司、服务中心财务人员查阅财务档案须经财务部门主管并子/分公司、子/分公司、服务中心主任批准，子/分公司、服务中心财务人员因工作需查借阅的须经财务部门主管批准。四、档案鉴定和销毁1 档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导、档案员和有关业务管理人员组成。日常的档案鉴定工作由档案员负责。2 鉴定小组的任务（1） 负责制订、修订本公司档案保管期限表。（2） 对到期档案提出明确的存、毁意见。（3） 确定保管期限原则 对本子/分公司、服务中心有长
