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1、物资采购管理办法1物资采购管理办法-2012版(试行）32物资采购管理办法36物资采购管理办法为规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保所采购的产品符合规定要求，特制定物资采购管理办法。附件：集中采购（原材料、设备）设备列表采购流程图江苏八达园林建设股份有限公司物资采购管理办法第一章 总 则第二章 职责及权限第三章 采购管理申请程序、内容及计划第四章 供应商管理制度第五章 验收与验证，以及索赔第六章 采购合同第七章 招标采购制度第八章 责任与奖罚第九章 附 则第十章 表格流程总则为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，堵塞采购环节中的漏洞，防止国有资产流失，抵制不正之风，对采购产品
2、及其供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求，特制定本办法。本规定适用于总公司、各下级、二级分公司、项目部对公司生产经营活动所需各类物资、设备采购行为的控制。职责及权限采购部职责及权限（一）负责收集采购物资、设备的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，建立统一、高效的物资采购管理体系、采购标准和信息系统。（二）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备的供方考察、评价和采购工作。（三）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备配件的统一采购和供应工作。（四）负责公司单次采购价值 万元（含）以上的大宗材料、单件价值 元（含）以上的原材料、设备工具的统一采购和供应工作。（五）负责具备
3、招标采购条件的原材料和设备的招标、评标及采购工作。（六）协助总公司、各下级、二级分公司、项目部对供方的考察和评价工作，对其采购工作进行指导。（七）负责对总公司、各下级、二级分公司、项目部采购物资的价格、质量、数量的监督。总公司、各下级、二级分公司、项目部采购部门职责及权限负责建立健全所属公司物资设备采购管理制度，统计物资、设备采购信息，向总公司物资采购部或者本部上报有关报表。负责原材料、使用设备的供方考察、评价和采购管理工作，协助总公司采购部对主要重点项目施工原材料、大型设备的供方进行考察和评价。负责工程项目物资供方的考察、评价和持续监督工作，确保采购物资质优价廉。负责工程常用物资及单件价值小
4、于 元的物资采购和供应管理工作。施工项目部的采购实行严格控制，月采购金额低于 万元由各级公司公司部门负责人审批， 万元至 万由总公司物资采购部上报总经理办公室审批， 万元以上必须报董事会审批。负责收集并上报采购物资的质量、价格信息。采购管理申请程序、内容及计划采购申请程序旨在所有生产性物料、设备、样件、小批量试制用物料的管理要求，旨在规范公司执行采购申请的具体工作，提高采购效率，防范采购申请过程中的潜在经济风险。公司物资采购部应当根据公司管理制度要求，结合公司实际采购管理条件制定采购申请管理制度。采购申请管理制度应当对公司采购申请表格的制定、各部门填制采购申请的具体内容、授权审批、紧急采购申请
5、的批准、监督检查等各项工作予以明确的规定。公司财务部应当对各部门执行采购申请制度的情况进行监督检查，发现问题立即提出整改意见并限期更改。行政部应当和采购部一起，共同组织各部门管理人员和有关业务人员进行采购申请管理制度的培训。采购分类申请必须明确。项目施工当前产品所需的物料，由采购部按项目部汇报的施工需求计划制订采购计划，并且填写物料的采购申请单。为开发新的苗木品种产品所需要物料，由需求部门提出采购申请。机器设备、辅料等由具体实施部门提出采购申请。办公用大型固定资产由公司行政部或具体使用部门提出采购申请；日常办公用品由使用部门提出申请，行政部负责采购。施工现场紧急需用物资由该项目负责部门提出采购
6、申请。采购申请单的准备采购申请单必须由请购部门、请购人书写清楚。采购申请单一式四联，空白请购单可从采购部门得到。如有特殊需要时，请购人要在递交申请单时附上说明或者由于紧急采购未填写单据者，应事后及时补齐。请购人应清楚、完整地填写申请单的内容，包括：产品名称、型号规格、单位、数量、要求到货日期；请购人采购物流部门日期；库存量。若申请紧急采购，则请购人需注明加急、加急原因，并由请购部门经理签字确认。紧急采购时请购人可在申请单上配合附件备忘录形式推荐供应商，但这并非决定采购部门必须选择该供应商。采购申请单的发放经物资采购部门核准后一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务
7、部。申请单在采购部的处理过程请购人将填写清楚、完整的并得到批准的申请单送交物资采购部，如果是采购固定资产，可直接交采购部办理采购，如果是其他物料，则送交采购部编制采购计划，再由采购部将经批准的采购计划交采购员办理采购。由采购部采购员评审申请单的完整性并记下接单日期，不完整的、字迹潦草看不清楚的或没有签字批准的请购单可退给请购人重填，以确保采购时能符合所有的规定要求。采购物流部采购员应将申请单的信息在采购申请跟踪表上记录下来以便跟踪。根据采购部内部分工，由采购部经理指定某采购员负责实施该请购单的采购。采购申请单的取消不论由于什么原因需要取消请购时，应填写取消请购通知单，由原请购人签字后将通知分发
8、到所有已接到原申请单的部门，取消请购通知单上需注明原请购单编码。取消请购通知单须由各部门人员签字并在采购申请跟踪表上注明。取消请购通知单以及至此已接到的报价资料应与原申请单一起存档。如果在通知取消之前采购员已签订采购合同，则采购员必须尽快与供应商联系，通知其停止生产或发货。若由于取消请购的时间太迟导致货物已移交购货人的，应由请购人和采购员在取消请购通知单上注明处理对策，并经原请购部门的经理及采购部经理签字确认。采购物资过程中应填写采购申请跟踪表。所有传递到采购部的采购申请应由采购员在采购申请跟踪表上进行登记，下达采购订单后，应在该跟踪表上登记采购订单起止日期。申请单格式建议使用无碳复写纸，并预
9、先编号，一式四份，每份注明留存部门。工作流程：项目原材料、机器设备采购流程见附件十八、十九图1、2；此流程作为项目物资及设备采购工作程序的指导，物资管理部门及采购员应熟悉并完善物资设备采购程序，采购各环节严格控制，确保采购工作规范有序进行。采购计划的编制物资采购部门根据公司经营活动需要编制物资、设备购置申请及采购计划，并负责实施。总公司、下级、二级分公司、项目部或采购员根据项目合同、实际应用所需物资填写表单单，或其他信息编制原材料、物资设备追加购置单、采购申请单，根据审批情况实施。物资采购部门或采购员在编制物资采购计划时，要充分考虑现有库存、供货周期、和预期的市场价格趋势等因素。采购计划必须由
10、单位负责人批准后方可实施。公司采购物流部应当根据公司管理制度，结合本公司项目建设实际、仓储等具体情况，制定公司采购计划管理制度。采购计划管理制度应当对计划编制的人员、计划内容、计划复核审批、计划执行和反馈检查等具体工作予以明确的规定。采购计划制度应当经过采购部、财务部、项目部等有关部门提出意见后，由采购部提交明细表给公司总经理，报总经理办公会议批准后执行。公司采购计划管理制度应当报董事会、公司采购物流部和财务部备案。采购部负责编制公司采购计划。为此，采购物流部应当指定专人负责编制采购计划。财务部、项目部、经营部、仓储部等部门有关业务人员应当对物资采购部予以必要的支持。对于供应商开设现场临时提供
11、服务的，公司在编制采购计划时，应当将供应商已到货、但尚未办理检验入库的货物，即：尚未记录到公司存货账上的存货，纳入采购计划中，防止重复采购。行政部和物资采购部应当组织相关部门的相关业务人员定期或者不定期参加采购计划管理培训。编制采购、租用计划时应注意到编制采购计划的范围（所有生产性物料、施工组件、种苗等园林种植小批量试制用品种、单件金额在 元以上的办公用品、其他），编制计划内容和依据（项目计划和项目材料使用预测、项目进度计划和中途增加材料使用计划、库存量、紧急采购申请单和追加购置单、采购物品的规格、型号、数量、单位、价格、预计物资到货时间、配送现场日期和种苗成活概率、其他）。采购计划调整时应填
12、写取消采购申请单、如已经同供货方签订采购合同应向供货方递交采购合同的更改与取消申请表，其调整重大变化包括：客户发生变化、项目进度变化、物资需求变化等。第四章供应商管理制度供应商考察及评价（一）释义：合格供应商名单：通过了供应商评审、选择、开发制度的一系列过程、现可为公司正常批量供货的所有供应商名单的汇总。合格供应商名单是一个受控文件，应形成记录，经过适当的批准并及时更新。评审小组：由物资采购部、财务部、项目部等多个功能部门的人员组成的横向协调小组，它对供应商的评审、选择和开发中的一系列重要问题进行讨论。黑名单：由物资采购部和有关部门联合制定，公司不得采购已列入黑名单的供应商提供的产品。采购检验
13、小组：对于采购物资的检验根据不同的采购对象由不同的部门负责检验。例如办公用品由行政部检验。本制度中涉及的采购检验小组以下统称为对应检验小组。（二）物资采购部和各下级、二级分公司、施工目部物资采购部门分别对其所购置原材料、设备（对最终工程质量有直接和间接影响的物资；对环境和安全有较大影响的物资）的供货方进行考察，并且制定供应商管理制度。公司物资采购部应当根据本公司具体情况，制定符合公司实际条件的供应商管理制度。公司供应商管理制度应当对供应商的业务主管部门、对供应商的资格评审、供应商供货质量的监控、供应商损失索赔、供应商黑名单管理、执行供应商管理制度的检查等具体业务予以明确。供应商管理制度经过采购
14、委员会讨论，报总经理办公会议批准后执行。物资采购部是供应商管理的业务主管部门，其他涉及或相关部门协助物资采购部执行供应商管理制度。 （三）所遇问题的反馈及解决5步骤法确定问题当物资采购部接到各部门反馈的问题后，首先由相关采购员和相关部门针对具体问题进行考察、核实，保证确实是由于供应商的原因造成的问题，当确定问题后，由物资采购部视问题的严重程度向供应商反馈。对于较严重的问题，应填写问题反馈与解决单。若为轻微、偶尔发生的问题，则可不发问题反馈与解决单，而以方便的方式与供应商联系解决。填写问题反馈与解决单时应在问题描述一栏中对发现的问题进行清晰的描述，包括：是什么问题？在哪里发现这个问题？何时发现？
15、有哪些影响等。应急措施和初步整改计划供应商接到公司反馈的问题后，必须在48小时内给公司做出书面答复，说明应急措施和初步整改计划，填在问题反馈与解决单的供方解决意见一栏中，如果供应商未能如期作出答复，则由采购部做好记录，作为供应商供货业绩考评。问题的根本原因分析对问题反馈与解决单中的问题，供应商必须确定造成该问题的根本原因。纠正措施供应商应针对问题的根源采取相应的纠正措施，防止问题的再次发生，并在 天内就纠正措施实施过程做出书面答复，传真、邮件等回复公司采购部。效果验证由对应检验小组经理对反馈问题的解决情况进行跟踪、验证，问题得到解决后，将问题反馈与解决单存档。若问题仍未解决，则继续监督促进供应商改进，直至问题解决。（四）供方考察应收集的市场及供方信息：营业执照（有效期）产品生产许可证（有效期）质量体系认证证书产品质量状况和质量保证能力生产能力和服务水平本公司或同类企业对其产品实际应用效果供方价格水平与供货能力、市场同类产品的价格水平和质量状况质量管理水平供应商供货业绩考评根据采购部、仓储部提供的供应商交货期信息、对应检验小组提供的一次交验合格
