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1、发行版本： 修改码：0 文件编码：CXWJ/YTC*-05-2006 页码：28*林*城建*建筑安装工程有限公司程 序 文 件发行版本:修 改 码: 0文件和资料控制程序文件编码:CXWJ/YTC*-01-2006页 码: 11. 目的为了对公司文件和资料进行控制，使公司质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行，确保与一体化管理体系运行有关的所有部门、场所能及时获得和使用文件和资料的有效版本，特制定本程序。2. 适用范围本程序规定了文件和资料的管理职责，文件和资料的分类、编号、标识、发放、保管、借阅、更改、作废、归档等内容和要求。本程序适用于本公司一体化管理体系和工程施工有关文件和资料的控制。
2、3. 术语和定义本程序采用了GB/T190002000标准；GB/T240012004标准；GB/T280012001标准规定的术语和定义。4. 职责4.1 一体化办公室为本程序归口管理部门。负责组织协调一体化管理体系手册和程序文件的编写、发放、更改等项工作，并组织贯彻实施。4.2 公司各部门负责编制、修订、评审、发放本部门技术性、管理性作业文件及环境、职业健康安全技术措施和组织措施。4.3 各工程处，项目部负责本单位的文件和资料管理和控制。5. 工作程序5.1 文件和资料分类5.1.1 一体化管理体系文件包括：一体化管理方针和目标;一体化管理体系手册;程序文件;作业文件和记录表格。5.1.2
3、 技术文件、管理文件、资料是指公司制定的质量、环境、职业健康安全企业方面的标准、规程、检验和试验规范、管理办法、规定。5.1.3 外来文件是指国家、行业、地方政府主管部门和公司上级及相关方印发的技术标准、管理标准、规范、规程及法律、法规、合同、通知、来往函件等。5.2 文件和资料的编写与审批5.2.1 一体化管理体系手册由一体化办公室编写，管理者代表审核，公司总经理批准。5.2.2 程序文件由一体化办公室组织各部门编写，公司主管领导审核，管理者代表批准。5.2.3 技术性文件由工程部编写，部门领导审核，总工程师批准。5.2.4 管理性文件由各有关部门编写，部门领导审核，公司主管领导批准。5.3
4、 文件和资料的形式和编号5.3.1 文件和资料的形式，可以是书面形式和文体，也可以是光盘、磁带、磁盘和照片等。5.3.2 公司编制的各类文件编号按公司“一体化管理体系文件编号规定”执行。5.3.3 外来文件编号，直接采用原文件编号。5.4 文件和资料的发放5.4.1 对公司一体化管理体系运行起重要作用的各个场所，必须使用带有有效控制标识的文件。新文件发放时要明确替代的作废文件。作废文件要及时从所有发放和使用场所撤出，以防误用。5.4.2 一体化管理体系方针、目标、管理手册、程序文件由一体化办公室统一发放。一体化办公室提出发放名单、份数，填写“文件发放审批表”经管理者代表批准。发给公司有关部门、
5、人员及认证机构用的一体化管理体系文件，必须履行登记手续，加盖“受控文件”和分发号。领用人必须在“文件和资料发放收回登记表”上签字。发给顾客或相关方的体系文件，需加盖“非受控文件”印章，做好发放登记，修改时不予通知更换。5.4.3 技术性、管理性文件和资料发放由各部门提出发放名单、份数，填写“文件发放审批表”经公司主管领导批准。下发给公司各部门，各工程处的文件，要加盖“受控文件”印章和分发号。领用人必须在“文件和资料发放收回登记表”上签字。5.4.4 外来文件属于受控文件的，有关部门要及时送给公司主管领导，经领导确认后，加盖“有效版本”印章，分类计入“外来文件受控清单”。仍采用原有文件编号。文件
6、需要转发时，由转发部门编制转发通知并规定受控编号和分发号。5.5文件的评审5.5.1一体化办公室每年按时对体系文件的适用性进行一次评审，也可以在管理评审时进行。5.5.2工程部每年对技术文件和外来文件的有效性进行一次评审。5.6 文件和资料的保管5.6.1 一体化管理体系文件和工程施工有关文件和资料由各部门、各工程处自行保管，领用人要妥善保存，确保文件不丢失，不破损。5.6.2 若有关人员不慎将有关体系文件和技术管理文件丢失，则需要到文件原发放部门办理重新领用手续，说明丢失原因，经公司主管领导批准后予以补发，补发文件使用新的分发号，原分发号作废。5.6.3 若原文件领用人由于某种原因使有关体系
7、文件和技术管理文件严重破损影响使用时，可到原文件发放部门办理换发手续，须交回破损文件，以旧换新，新文件仍用原文件分发号。5.6.4 施工现场使用的工程图纸，环境、职业健康安全法律、法规及其他要求也属文件管理范畴。主管部门要加盖“有效版本”印章，由各项目部施工队保管，并按要求做好发放和接收登记。5.6.5 公司一体化管理体系文件和技术、管理文件原则上不得复印、外传。确需复印时，有关人员提出申请，经管理者代表批准方可复印。否则，一经发现立即将复印文件销毁。5.7 文件的借阅如需借阅公司受控文件和资料，借阅人可到文件和资料保管部门办理借阅手续，填写“文件和资料借阅登记表”，经公司管理者代表批准后借阅
8、，并按借阅期限送还。5.8 文件的更改5.8.1 若文件内容已经不能正确指导施工或不符合国家有关质量、环境、职业健康安全要求时，必须修改更新。申请更改部门填写“文件和资料更改申请表”。体系性文件更改，由一体化办公室受理，管理者代表组织有关部门及人员充分评审现行文件的适宜性、有效性、再作修改。修改后应由授权人再次批准。技术性、管理性文件修改更新，更改部门要提出充分的理论依据，由文件主管部门受理。更改文件应由文件原批准人批准，当原批准文件人变化时，由接替其岗位的人员或者授权人再次批准。5.8.2 文件更改一经批准,文件管理部门立即下发“文件和资料更改通知单”，在文件原发放范围内分发，文件持有人接到
9、“文件和资料更改通知单”后将其放在原文内，以便进行追溯。若文件需换新版本时，收回作废的旧文件，新文件发放按本程序5.4有关规定执行。5.9 文件的作废5.9.1 已作废的文件应由原文件发放部门负责收回，在文件封面和受控清单上加盖“作废”印章，并注明日期，并填写“作废文件和资料明细表”。5.9.2 为法律或积累知识需要，对已作废文件需做资料保存时，使用部门或单位加盖“作废保留”印章，隔离存放，并填写“作废保留文件和资料明细表”。5.9.3 确定无保留价值的文件，经主管领导批准，有关部门文件管理人员在部门领导监控下统一下销毁，做好文件销毁记录，文件管理人员和监控人应在销毁记录上签字，以示负责。5.
10、10 文件的归档一体化办公室和各部门负责本部门文件和资料归档，归档后的借阅，按“公司档案管理办法 ”执行。6. 相关文件程序和记录6.1 相关程序CXWJ/YTC*322006记录控程序6.2 相关文件G/C*012006一体化管理体系文件编号规定G/C*022006公司档案管理办法6.3 相关纪录JL/C*(01)01公司现行有效文件清单JL/C*(01)02外来文件受控清单JL/C*(01)03文件和资料发放审批表JL/C*(01)04文件和资料发放收回登记表JL/C*(01)05文件和资料借阅登记表JL/C*(01)06文件和资料更改申请表JL/C*(01)07文件和资料更改通知单JL/
11、C*(01)08补发文件和资料登记表JL/C*(01)09作废文件和资料明细表JL/C*(01)10作废保留文件和资料明细表JL/C*(01)11作废文件和资料销毁登记表JL/C*(01)12文件和资料归档交接登记表*林*城建*建筑安装工程有限公司程 序 文 件发行版本:修 改 码: 0记 录 控 制 程 序文件编码:CXWJ/YTC*-02-2006页 码: 71. 目的为对公司的记录进行管理和控制，一体化管理体系有效运行及为有可追溯性要求的场合提供证据，满足质量、环境、职业健康安全标准要求，特制定本程序。2. 适用范围本程序规定了记录管理职责、控制范围及对记录的标识、贮存、保护、检索、保存
12、期、处置等方面内容和要求。本程序适用于公司对一体化管理体系运行及与工程施工有关的记录的管理与控制。3. 术语和定义 本程序采用了GB/T190002000标准；GB/T240012004标准；GB/T280012001标准规定的术语和定义。4. 职责4.1 一体化办公室为本程序归口管理部门，负责公司记录备案管理，编写公司记录总清单。并对公司一体化管理体系运行记录进行管理和控制。4.2 各部门、各工程处负责按规定进行与本部门、本单位有关的记录的编制、保管、存档等管理与控制。5. 工作程序5.1 记录的控制范围。5.1.1 一体化管理体系运行记录。5.1.2 与工程施工有关的记录。5.1.3 来自
13、相关方的记录。5.2 记录的编制与备案管理5.2.1 公司记录实行“分级管理，统一编号，集中备案”的管理原则。5.2.2 记录的编制、审核与批准各部门、工程处根据各自的职能范围和需要分别编制本部门或单位的记录，由主管领导审核，报管理者代表批准。各部门、工程处的记录公司各部门编制的记录由管理者代表批准，并应形成“记录清单”。5.2.3 记录的备案管理各部门的记录清单和表样送交一体化办公室备案。一体化办公室编制公司记录总清单。5.2.4 备案后的记录，如需格式更改或要增加或作废，有关部门要填写“公司制备记录申请表”，报一体化办公室经管理者代表、工程处经理批准后方可更改或增加、作废。更改后的表样或增
14、加的表样送一体化办公室备案。作废的表样撤出。5.3 记录的形式、标识和填写要求5.3.1 记录的格式可以是文字表格，图表，报告，也可以是磁盘或者软盘。5.3.2 记录的标识和编号a. 一体化管理体系运行记录，按“公司一体化管理体系文件编号规定”，统一标识。b. 与工程施工有关的记录，如国家、行业、上级部门有统一规定要求的，不重新编号。公司自行编制的记录，按公司规定统一编写标识。c. 来自相关方的记录不予编号标识。5.3.3 记录的填写要求a. 记录填写要求严肃认真、实事求是，数据要准确无误，无漏记。b. 记录必须用兰黑墨水或碳素墨水填写,字迹要清晰，项目内容填写要完整。c. 记录填写要及时，记
15、录人要签字盖章，注明填写日期。d. 记录如需更改，记录人要在误处划两条横线，在横线上方改正，记录人要在更改处盖章。5.4 记录的收集、编目5.4.1 各部门，工程处要按部门或单位“记录清单”，分别收集本部门本单位所有相关记录。5.4.2 各部门、工程处把收集的记录分类，按时间顺序整理编目。5.5 记录的贮存、保管5.5.1 各部门、工程处要指定一名专（兼）职人员，对本部门，本单位所有记录贮存、保管负责。5.5.2 记录应分类存放，标识明确，且要易于检索和查阅。5.5.3 记录要保存在安全、干燥的地方，注意防火，防潮湿、防虫蛀。对于磁盘，软盘中的记录要防压防磁、防晒，并有备份。5.5.4 记录的保存期限a. 一体化管理体系运行记录保存期为三年。b. 与工程施工有关的记录，按国家、行业法律、法规的规定期限保存。c. 来自相关方的记录，由各相关部
